Foto: evenementenfotografie Clickshots 

Actie! Met een activiteit

Met stip op nummer 1; de activiteit. Zorg ervoor dat groepen eventgasten met elkaar aan de slag gaan. Dit zorgt direct voor verbinding tussen jouw gasten. Zij maken op informele wijze kennis met elkaar. Dit hoeft niet meteen een teambuildingsactiviteit te zijn waarbij er op Expeditie Robinson – achtige wijze een vlot gebouwd moet worden, dit kan ook een kort spelelement zijn, het oplossen van een vraagstuk of een activiteit die op de locatie aanwezig is. Ga voor jezelf eens na wat voor jou zal werken op een evenement.

Live lead-generatie

Geef de eventgasten bij binnenkomst een zoek-kaartje en een tafelnummer. Op dit zoekkaartje vullen zij in waar zij naar op zoek zijn. Kunnen zij hulp gebruiken bij het verbeteren van hun website? Zijn zij op zoek naar een sparringpartner voor een nieuw concept? Geef iedereen de tijd om hier over na te denken. Verzoek, na een korte introductie, iedereen om plaats te nemen aan de diverse tafels. In groepen van 4 of 5 personen. Iedereen stelt zich kort voor; wie zijn zij, wat is hun vakgebied en minstens 1 persoonlijk weetje. Vervolgens legt iedereen om en om zijn/haar zoekvraag voor. De bedoeling is, is dat aan tafel gezocht wordt naar verbindingen. Ken jij toevallig iemand die perfect is in het optimaliseren van de website? Geef deze naam of dit bedrijf door, zo helpen de tafelgenoten elkaar verder. De zoekvraag is bedoeld om het gesprek op te starten zonder dat het om een ‘verkoop-praatje’ gaat.

Standaard speeddaten

Wij zetten erbij standaard omdat het 1 van de meest voorkomende vormen van het faciliteren van netwerken is. Deze voor de hand liggende methode werkt echter wel heel goed. 1 op 1 kan, maar groepen van 4 personen zorgt voor een andere dynamiek. Vergeet niet om aan de gasten mee te geven dat ze in de introductie ook iets persoonlijks vertellen. Bijvoorbeeld een hobby of een wens. Een handige manier om de groepen te verdelen? Geef elke aanwezige een nummer, horend bij een tafel. Tijdens het gesprek van 15 minuten haal jij de nummers bij de tafelgasten op. Verdeel vervolgens de nummers onder de aanwezigen. Zo weet iedereen naar welke tafel hij/zij moet voor de volgende ronde. 

Discussietafels

Gaat het evenement over risico’s op de werkvloer? Licht dan een paar risico’s uit en verbind hier een stelling aan, bijvoorbeeld: ‘Aan het begin en eind van elke dienst moet een checklist afgelopen worden’. Laat vervolgens elke tafel 15 minuten discussiëren. Geef hen een stift om op een A1 vel de bevindingen te schrijven. Belangrijk: laat aan het begin van elke discussie, de tafelgenoten zich aan elkaar voorstellen.

Netwerken via een app

Event-managers zetten NetworkTables in om dat te faciliteren voor bestaande event-elementen zoals roundtables, diners, lunches, breakouts, workshops en speeddate sessies. Als bezoeker krijg je vooraf online inzicht in wie, waar en wanneer 'seated' is en kan je zelf online kiezen 'seaten' waar je zit en wie je wel/niet wilt ontmoeten. Op die manier bespaart een evenement-manager tijd, verhogen zij de kwaliteit van ontmoetingen en show-up rate.

Geschikt voor elk evenement:  ‘De Verbinder’

Bij binnenkomst staat deze collega, die deze dag de taak gekregen heeft ‘verbinder’ te zijn. Leg bij registratie uit dat deze persoon vandaag de rol heeft om jou in contact te brengen met andere eventgasten. Spot hij iemand die alleen staat? Dan heeft deze collega de taak om te zorgen dat deze eventgast aansluiting kan vinden bij een andere eventgast. Zorg dat de eventgasten ook weten dat een 'verbinder' rondloopt op het evenement. Zij kunnen hem/haar aanschieten als zij op zoek zijn naar nieuwe contacten of specifiek op zoek zijn naar een bepaald persoon.