EvenementOrganiseren.nl

Hoe overleef ik een congres? En hoe kan een locatie jou daarbij helpen?

Door Kameryck V.O.F.
Je kent het allemaal wel, je moet in je eentje naar een congres. Je wilt absoluut gaan want het programma is fantastisch, maar... je moet wel alleen. Vol goede moed en met je beste gedrag ben je zoals altijd te vroeg. Een half uur maar liefst, want je weet het maar nooit hè met die files.  


Op de uitnodiging staat dat het ontvangst vanaf 9:00 uur is en dat het congres om 09.30 uur start. Om 08.30 uur draai jij je auto al het parkeerterrein op. Nog even blijven zitten? (Dat staat ook zo raar...). Toch maar uitstappen dan? Je hebt al je moed bij elkaar geraapt en je loopt richting de entree om jezelf aan te melden en je badge te halen. Je wordt zoals altijd vriendelijk ontvangen en na jouw aarzelende; 'Sorry ik ben een beetje vroeg', word je richting de bar gestuurd voor een lekker kopje koffie. Er zijn altijd nog een handjevol mensen met jou die te vroeg zijn om “maar niet in de file te hoeven staan”. De eerste ronde verplicht netwerken is begonnen, gelukkig heb je een gezamenlijk onderwerp om over te praten. 

______________________________________________________________________________


De bijdrage van de locatie tijdens een congres 


Als we bovenstaande stuk lezen zijn er een hoop punten waar de locatie aan bij kan dragen.  
1. Het ontvangst moet zo zijn dat jij je welkom voelt. Te vroeg of niet, geen enkel probleem! Laat daarbij weten dat het veel vaker voorkomt en ze echt niet de enige zijn.
2. Zorg dat de gast netjes begeleid wordt naar de plek waar je een kop koffie (of iets anders) kan halen. Mochten er nog meer gasten zijn, zorg dat je ze koppelt aan elkaar. 

______________________________________________________________________________

In het volgende uur stroomt de ontvangstruimte vol. Geen enkele bekende te zien…. En je moet nog 8 uur. Hoe kom je je tijd door? Netwerker of geen netwerker, tijdens een congres zijn er meer dan genoeg momenten om met mensen in contact te komen en te netwerken.  
 
Het is altijd handig om direct aan het begin in contact te komen met mensen, je zal merken dat je deze mensen nog vaak genoeg tegenkomt en dat is prettig en makkelijk om de draad weer op te pakken. Daarnaast moet je maar zo denken,;de meeste mensen zijn deze dag alleen en kennen bijna niemand. Als je de drempel eenmaal over bent, is het allemaal niet zo lastig meer. Uiteindelijk ben je daar allemaal met hetzelfde doel en dat verbindt jullie toch. 
 
Een locatie kan hier zeker bij helpen. We weten allemaal, eten & drinken verbindt. Op het moment dat mensen eten zijn ze meer ontspannen. Als mensen ontspannen zijn is het makkelijker om contact te leggen en te netwerken. Ook belangrijk is de opstelling van de ruimte en het soort eten dat er geserveerd wordt. Dit moet uiteraard passen bij de doelgroep en het event. 

 

Netwerktips van de expert

Je moet het natuurlijk ook zelf doen.  Hieronder een aantal van mijn (netwerk)tips, om het congres te overleven:
1. Wees voorbereid en besluit van tevoren wat jouw doel is van die dag (behalve het halen van kennis).  
2. Staat de gastenlijst toevallig online? Scroll er eens doorheen zodat je weet wie je die dag kan verwachten.
3. Indien je het lastig vindt om te netwerken, spreek met jezelf een aantal personen af die je die dag echt wil spreken. Daag jezelf een beetje uit.  (Maar zorg wel dat je de juiste mensen te spreken krijgt).
4. Hoe moeilijk het ook lijkt, zorg dat je tijdens elk pauze moment met iemand anders aan de praat raakt. Uiteindelijk is dat ook fijn voor de borrel aan het einde van het congres. 
 
Uiteraard zijn er nog veel meer tips te vinden die nog veel dieper ingaan op dit onderwerp. Belangrijk is dat jij die dag goed doorkomt, alle kennis in je opneemt, geïnspireerd bent én naar huis gaat met een aantal goede contacten!

Dit congres heb je weer overleeft, hop naar de volgende!

Birgit van der Woning van Kameryck 

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x