Hoe kom ik tot een heldere doelstelling voor mijn evenement? Door DeFabrique Wil je een impactvol evenement organiseren? Top! Ga dan eerst een stap terug en bepaal de aanleiding van je evenement. Dit is allesbepalend voor het complete traject, concept en de strategische keuzes. Als je dit vast hebt staan, ga je verder naar de doelstelling: wat wil je bereiken met het evenement? Wat moet het evenement opleveren? Steeds meer worden evenementen georganiseerd van Z tot A, waar Z het beoogde effect is. Alle stappen daarvoor moeten altijd toegevoegde waarde hebben voor het bereiken van dat effect. Maar om tot de optimale impact te komen is het van groot belang om de aanleiding en het doel kraakhelder te hebben. Vervolgens kun je het complete stappenplan om een uniek evenement te organiseren, volgen: 'De eerste stap voor het organiseren van een evenement is het vaststellen van de aanleiding en het doel. Je evenement kan pas iets opleveren als jij duidelijk hebt wat dat moet zijn.' Esther Veenendaal, evenementenlocatie DeFabrique, Utrecht Er is een duidelijk verschil tussen de aanleiding en het doel van een evenement. De aanleiding is de reden waarom je het evenement organiseert en het doel is wat je met het evenement wilt bereiken. De Aanleiding De meest logische volgorde: zet een stap terug. Wat is de echte aanleiding voor het evenement? Een jubileum? Productintroductie? Verhuizing naar nieuw bedrijfspand? Maar de aanleiding kan ook een probleem(stelling) zijn, of een uitdaging binnen het bedrijf. Een product dat niet goed verkoopt, een tekort aan kennis, of een vertroebelde sfeer... Daarbij moet je ook altijd nog de afweging maken of een evenement de juiste oplossing is voor de aanleiding of het probleem. Zo ja, zet dan stap twee: De Doelstelling Nu ga je verder met de doelstelling. Wat wil je precies bereiken met je evenement? De meest voorkomende doelstellingen hebben één van de volgende elementen in zich: Verkoop verhogen Imago verbeteren Naamsbekendheid vergroten Verbeteren van in- en/of externe relaties Overdragen van kennis en/of informatie Onderling delen van informatie Stimuleren, motiveren en belonen Tip: overleg met collega’s. Het bepalen van de aanleiding en de doelstelling doe je niet alleen. Het optimaal formuleren van een doelstelling Dé manier om jouw evenement-doelstelling te formuleren is volgens het SMART-principe. Peter Drucker gebruikt deze manier om effectiviteit vast te stellen. SMART staat voor: Specifiek: Is het doel of resultaat dat ik wil bereiken concreet en duidelijk genoeg? Meetbaar: Hoe weet ik precies wanneer ik het doel heb gehaald? Acceptabel: Is het doel voor mijzelf (en voor anderen) verantwoord en acceptabel? Realistisch: Is het doel realistisch? Kan het wel? Tijdsgebonden: Wanneer wil ik het doel gehaald hebben? Met het SMART-principe is de doelstelling duidelijk en begrijpelijk voor iedereen en dat biedt houvast in het complete organisatietraject. Hieronder het SMART-formulier. Vul het in en maak een plannetje waarin je beschrijft hoe je de doelstelling(en) gaat behalen: 'Ik hoop dat je hiermee vooruit kunt. Je kunt me altijd een mailtje sturen voor meer uitleg. Vraag het gratis stappenplan aan en ik leg je uit hoe je jouw evenement-doelgroep vaststelt', Esther Veenendaal, DeFabrique Utrecht. Ontvang een gratis stappenplan De kwalitatieve industriële evenementenlocatie DeFabrique heeft een bijzondere service voor u: stuur een mailtje en u krijgt in 5 etappes een gratis stappenplan om een uniek evenement te organiseren. >> Gratis stappenplan: Hoe organiseer ik een uniek event? Bron: Drucker, P. F. (2007). Management challenges for the twenty-first century. Routledge.