EvenementOrganiseren.nl

Hoe bereik je met een meerdaags congres jouw doel? (deel 1)

Door Flint Theater Evenementen en Congressen
Hoe houdt je zo een congres interessant en hoe zorg je ervoor dat de bezoekers de aandacht er bij kunnen houden? Twee of meer dagen vol met kennis en inspiratie is immers best intensief. Aan de hand van een case van het Flint theater nemen wij u mee. Tijdens IIA, een meerdaags congres kwamen internal auditors kennis vergaren en netwerken tijdens een inspirerend programma.

Foto: IIA Congres (Fotograaf Diederik Faber)

De visie vanuit de opdrachtgever, dat is waar het om draait tijdens zo een congres. Annemiek van Raalten is eventmanager bij het Instituut voor Internal Auditors (IIA). Waarom kiezen zij voor een meerdaags congres?
‘IIA organiseert dit 2-daagse congres al 20 jaar, inmiddels is het een traditie. Door 2 dagen kunnen we meer onderwerpen behandelen en meer de diepte in gaan met 700 congresbezoekers’ aldus van Raalten.

Wat hopen jullie binnen deze 2 dagen te bereiken?
‘Het doel is om bezoekers te inspireren in hun vak; daarbij te netwerken en nieuwe  ideeën op te doen en oud-collega’s en oud-studiegenoten te spreken. Er zijn ook kleinere workshops gegeven, meer tijd om samen te werken, waarbij deelnemers ook actief aan de slag konden gaan.’

Hoe geef je invulling aan het programma? 
Het programma waar wij voor hebben gekozen  bestaat uit een plenair gedeelte met break-out sessies in de middag. Vervolgens sluiten we de dag af met een plenair programma.We hebben fantastische keynotes geregeld, namelijkGijs van Wulfen – spreker en trainer over innovatie en design thinking
Ben Tiggelaar – bestsellerauteur en gedragswetenschapper
Joris Luyendijk – Nederlandse journalist en antropoloog
Paul Smit – filosoof en cabaretier
Peter Hinssen - internationaal gerenommeerd technologie-ondernemer en auteur
Richard van Hooijdonk - trendwatcher en futurist 

Hoe hebben jullie de balans kunnen bereiken tussen leisure en het zakelijk aanbod?
De balans tussen inhoud en het sociale aspect is tijdens zo een evenement erg belangrijk. Eerste dag sluiten we af met een feestavond met live muziek. Ook zorgen we voor goede catering  en entertainment in de vorm van een live muziek, karikatuur tekenaar en bijvoorbeeld een masseur. Dit  is voor veel bezoekers waardevol aangezien 2/3 van de bezoekers bleef hangen. 

Hoe zorg je ervoor dat de informatie beklijft?
Een 7-tal lezingen en meerdere break-out sessies, plus het netwerken vormen samen een intensief programma. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers de kennis ergens terug kan vinden. Tijdens dit congres  zorgen we ervoor om direct een compilatiefilmpje online te zetten na de eerste congresdag. Tevens plaatsen we in de aanloop van het congres al filmpjes om de keynote sprekers voor te stellen. Daarmee hebben we een zaadje gepland, om vervolgens tijdens het congres op in te haken. De video's en updates worden vervolgens in onze nieuwsbrieven gedeeld.

 

Samenwerking met de locatie
 Ik kijk terug op een hele fijne en goede samenwerking bij de Flint. Het eerste gesprek was met de afdelingen Evenementen en Congressen, horeca en techniek. Dit is echt een pluspunt, je merkt dat er tijd voor je wordt genomen en er wordt van alle kanten meegedacht. Daarnaast wordt er creatief en innovatief meegedacht.

Voorbeeld: last minute was er een workshop spreker die ruim 20posters aan de muur wilde ophangen. Er magocht niet op de muren worden geplakt, dus een optie was om (dure) schermen in te huren. Gelukkig dacht Flint mee met dit probleem en uiteindelijk hebben we over de hele ruimte een touw gespannen waar met knijpers posters aan gehangen konden worden.