EvenementOrganiseren.nl

Hoe bereik je met een meerdaags congres jouw doel? (deel 1)

Door Flint Theater Evenementen en Congressen
Hoe houdt je zo een congres interessant en hoe zorg je ervoor dat de bezoekers de aandacht er bij kunnen houden? Twee of meer dagen vol met kennis en inspiratie is immers best intensief. Aan de hand van een case van het Flint theater nemen wij u mee. Tijdens IIA, een meerdaags congres kwamen internal auditors kennis vergaren en netwerken tijdens een inspirerend programma.

Foto: IIA Congres 

De visie vanuit de opdrachtgever, dat is waar het om draait tijdens zo een congres. Annemiek van Raalten is eventmanager bij Instutuut voor Internal Auditors (IIA) Waarom kozen zij voor een meerdaags congres?
‘IIA organiseert dit 2-daagse congres al 20 jaar, inmiddels is het een traditie door 2 dagen kunnen ze meer onderwerpen behandelen en meer de diepte in gaan gemiddeld 700 bezoekers per dag’ aldus van Raalten.

Wat hoopten zij binnen deze 2 dagen te bereiken?
‘Het doel is om bezoekers te inspireren in hun vak, netwerken en nieuwe  ideeën op te doen
bezoekers spreken oud-collega’s, oud-studiegenoten er werden ook kleinere workshops gegeven, meer tijd om samen te werken en waarbij deelnemers ook actief aan de slag konden.’

Hoe geef je invulling aan het programma? 
Het programma waar ze tijdens het IIA voor hebben gekozen is een programma met een plenair programma en break-out sessies in de middag. Vervolgens sloten zij de dag wederom af met een plenair programma.  Het programma stond voordevol content, kennis, inspirerende lezingen. Op het podium stonden tijdens de plenaire sessies onder andere de volgende sprekers:
Gijs van Wulfun – spreker en trainer over innovatie en design thinking
Ben Tiggelaar – bestsellerauteur en gedragswetenschapper
Joris Luyendijk – Nederlandse journalist en antropoloog
Paul Smit – filosoof en cabaretier
Peter Hinssen - internationaal gerenommeerd technologie-ondernemer en auteur
Richard van Hooijdonk - trendwatcher en futurist 

Hoe hebben zij de balans kunnen bereiken tussen leisure en het zakelijk aanbod?
De balans tussen leisure en het zakelijk aanbod is tijdens zo een evenement erg belangrijk. Eerste dag sloten zij af met een feestavond met live muziek. Ook zorgden zij voor lekker eten en vermaak in de vorm van een karikatuur tekenaar en bijvoorbeeld een masseur. Dit bleek voor veel bezoekers waardevol aangezien 2/3 van de bezoekers bleef hangen. 

Hoe zorg je ervoor dat de informatie beklijft?
Een 7-tal lezingen en meerdere break-out sessies, plus het netwerken vormen samen een intensief programma. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat men de kennis ergens terug kan vinden. Tijdens dit congres hebben zij ervoor gezorgd om direct een compilatiefilmpje online te zetten na de eerste congresdag. Tevens hebben zij ervoor gezorgd dat er voorafgaande aan het evenement al teasers geplaatst werden door de keynote speakers. Daarmee hebben zij een zaadje gepland, om vervolgens tijdens het congres op in te haken. De video's en updates worden vervolgens in de nieuwsbrieven gedeeld.

Samenwerking met de locatie
Van Raalten spreekt van een hele fijne en goede samenwerking bij de Flint. Het eerste gesprek was met de afdelingen Evenementen en Congressen, Horeca en techniek. Dit is echt een pluspunt, je merkt dat er tijd voor je wordt genomen en er wordt van alle kanten meegedacht. Daarnaast wordt er creatief en innovaties meegedacht.

Voorbeeld: last minute was er workshop spreker die allemaal posters aan de muur wilde hangen. Er mocht niet op de muren worden geplakt, dus een optie was om (dure) schermen in te huren. Gelukkig dacht Flint mee met dit probleem en uiteindelijk werd er over de hele ruimte  een touw gespannen waar met knijpers posters aan gehangen konden worden.