EvenementOrganiseren.nl

Hoe bepaal je het budget van je evenement?

Door Safari Meeting Centre midden in Burger's Zoo
Het organiseren van een evenement levert je als het goed is veel op, nadat je er zowel tijd als geld in hebt geïnvesteerd. Een budget opstellen is dus noodzakelijk. Hoe zorg je voor voldoende financiële middelen? Waarvoor heb je eigenlijk kosten te maken? Voorkom dat negatieve cijfers onderaan de streep jou na afloop verrassen. We hebben een aantal tips voor het bepalen van het budget voor je, handig bij kleine en grote evenementen.

Starten met een goed idee
Een idee voor een zakelijk evenement is vaak snel geboren. Er zijn genoeg collega’s die willen helpen organiseren. En belangrijk; je leidinggevende geeft groen licht. Al gauw zit je om tafel te brainstormen en de eerste lijstjes met benodigdheden en acties ontstaan. Over de financiën wordt niet direct gesproken, maar dat is wel onze eerste tip.

 

Zet financiën in je draaiboek
Zodra de eerste invulling van je evenement duidelijk wordt, kun je er al niet meer omheen. Het beschikken over budget en het bewaken van de uitgaven zijn als organisator jouw verantwoordelijkheid. Zet het onderdeel financiën daarom in het draaiboek van het evenement. Zo blijft het in beeld en kun je er concrete acties aan koppelen, zoals het opstellen van een begroting, offertes opvragen, facturen versturen en een eindafrekening opmaken.

 

Welke uitgangspunten heb je nodig?
Organiseren kun je als de beste, maar financiële zaken zijn misschien niet direct jouw ding. Zet toch gelijk de euro’s op een rij zodra jouw plan op hoofdlijnen helder is. Dat geeft inzicht in wat er aan budget nodig is en of dit realistisch is. Je moet hiervoor een aantal zaken weten:

- Wie zijn je deelnemers en hoeveel verwacht je er?
- Wie komen spreken of optreden?
- Welke andere activiteiten bied je?
- Waar houd je het evenement?
- Wanneer vindt het evenement plaats?

Deze punten hoeven nog niet tot in detail helder te zijn. Een plan op hoofdlijnen is voldoende om een aanzet voor een begroting te kunnen maken.

Hoe maak je een begroting?
Voor het maken van een begroting hoef je zeker geen accountant te zijn. Het begint bij logisch nadenken en eindigt bij het optellen van getallen. Zo simpel is het eigenlijk. Pak een leeg vel papier of neem een blanco Excelsheet. Som alle onderdelen van je evenement die geld kosten of geld opleveren onder elkaar op. Maak daarachter 2 kolommen met uitgaven en inkomsten. Schat de bedragen per onderdeel reëel in - de kosten liever iets hoger en de inkomsten wat lager - en vraag waar mogelijk offertes aan. Bereken dan de uitkomst. Zo zie je snel of je voldoende inkomsten hebt om de kosten te kunnen betalen.

Vaste kosten om rekening mee te houden
Voor de kostenposten is het handig om te bedenken of het om vaste kosten gaat of variabele kosten. Kosten die vast zijn hangen niet af van het aantal bezoekers, zoals:

- Technische voorzieningen als geluidinstallatie, beamer, wifi, social wall
- Communicatie incl. ontwerpkosten, drukwerk, website, advertenties, eventapp
- Vergoedingen voor sprekers, artiesten en tolk
- Verzekeringen
- Vergunningen
- Bewegwijzering
- Inzet EHBO
- Beveiliging
- Afval

Kostenposten die afhangen van de opkomst
Variabele kosten hangen af van de opkomst op je evenement. Je moet hiervoor inschatten hoeveel gasten je verwacht. Kostenposten zijn:

- Huur van de locatie met alle benodigde ruimtes
- Inrichting en aankleding van locatie en terrein
- Parkeergelegenheid
- Garderobe
- Vervoer
- Huur van meubilair
- Catering inclusief serviesgoed en glaswerk
- Schoonmaak
- Goodiebags en attenties voor sprekers/artiesten en vrijwilligers

Als het nog onzeker is hoeveel  mensen er komen, kun je met een aantal scenario’s werken. Dan houd je tijdens de verdere organisatie inzichtelijk wat je in welk scenario nodig hebt aan inkomsten.
 

Kosten verlagen of inkomsten verhogen

De grote voordelen van een begroting zijn inzicht in en daarmee het kunnen bijsturen van je evenement of de financiën. Te veel uitgaven betekent niet per se minder kunnen aanbieden. Je kunt bekijken of er goedkopere alternatieven mogelijk zijn en of je extra inkomsten kunt genereren.

Sponsoring en fondswerving
Bij evenementen zonder commercieel oogpunt, maar met bijvoorbeeld een cultureel of maatschappelijk doel is fondswerving heel goed mogelijk. Ook lokale ondernemers zijn vaak bereid om te investeren in dit soort evenementen. Zeker als ze daar publiciteit, bijvoorbeeld een vermelding in een programmaboekje, op de website of via de sociale media, voor terugkrijgen.

Samenwerken met ondernemers
Een andere manier om met minder kosten de organisatie rond te krijgen is samenwerken. Bekijk eens waar je kunt samenwerken en hoe je als organisaties elkaar kunt versterken. Denk aan lokale ondernemers die hun producten kunnen promoten of een workshop kunnen geven. Symbiose; wij schreven hier al eens een blog over, geïnspireerd op voorbeelden uit het dierenrijk.  

Begroot ook de post onvoorzien
Je hebt aan alles gedacht, offertes opgevraagd en andere kosten zo goed mogelijk ingeschat. Toch kun je tegenvallers verwachten. De stroom valt uit en je moet aggregaten huren, een van de artiesten meldt zich ziek en je moet iemand anders tegen een hoger tarief inzetten, er is een omleidingsroute in de stad en je hebt meer verkeersregelaars nodig. Onvoorziene kosten zul je altijd tegenkomen. Houd daar rekening mee en begroot hiervoor 10% van je totale kosten. Dan zit je altijd goed.

Alle tips op een rij
Een begroting maken voorkomt vervelende verrassingen tijdens of na je evenement. Het biedt kansen om voor de grote dag meer te kunnen doen met minder kosten of meer inkomsten. Met deze checklist is het minder ingewikkeld dan het lijkt. Alles nog even op een rij:

1.Neem de financiën op in je draaiboek
2. Bepaal de uitgangspunten van je evenement
3.Maak een begroting met een inschatting van uitgaven en inkomsten
4.Som de vaste kosten en de variabele kosten op
5.Schat de kosten reëel in en vraag waar mogelijk offertes op
6. Bekijk waar je kunt samenwerken met andere organisaties
7. Overweeg sponsoring of fondswerving
8.Neem 10% onvoorziene kosten op

Voorkom een gat in je budget en stel altijd een begroting op. Succes!
 

Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre. Bron foto’s: CaseWare Nederland.