EvenementOrganiseren.nl

Het registratietraject; waar moet u aan denken?

Door deRegistratiebalie
Een registratietraject kan volledig ondersteund worden door een registratiepartij. Zij hebben de expertise en de tijd om te zorgen voor de perfecte uitnodiging en een soepel traject. DeRegistratiebalie geeft u een aantal waardevolle tips, waar moet u aan denken?

Tip 1: Geef het publiek een stem 

Betrek je publiek bij het bepalen van de inhoud van je evenement. De verwachting is hoger en er is meer commitment.

Tip 2: Plan en meet op tijd 

De Planning rond bezoekersregistratie blijkt ook in de workshop vele discussies op te roepen. Betrek de registratiepartner al in een vroeg stadium bij het evenement. De website en het registratietraject moeten de geïnteresseerde verleiden zich te registeren. Ook kunnen in het registratieproces meetpunten worden ingebouwd die achteraf gebruikt kunnen worden voor de ROI berekening.

Tip 3: Wie nodigt u uit? 
Zorg voor een goed (volledig) bestand met genodigden. Rommel IN is Rommel UIT. Let op de GDPR wetgeving. Zorg dat u gegevens goed, vertrouwd en volledig vastlegt. Geen opt-out!

(uitleg: Bij het opt-outsysteem worden ontvangers automatisch ingeschreven voor een e-mailnieuwsbrief, waarna zij de mogelijkheid hebben zich hiervoor uit te schrijven)

Leg de opt-in vast zodat je dit kunt aantonen. De opt-in mag geen onderdeel zijn van de algemene voorwaarden. Bij elk inschrijfformulier moet naar het privacystatement op de website worden verwezen.

(uitleg: Bij opt-in heeft de eigenaar van een e-mailadres expliciet en aantoonbaar toestemming gegeven voor het ontvangen van e-mail van een bepaalde mailinglist. De e-mailberichten zijn gewenst, in tegenstelling tot spam.

Tip 4: Wanneer? 
Elk evenement is anders en het registratietraject dus ook. Een gemiddelde stelregel is dat je ongeveer 3 maanden voor het evenement begint met je communicatie (save-the-date). Denk daarbij ook aan de communicatie naar de bezoekers die al hebben geregistreerd (zie tip1). Communiceer bij registratie wanneer men het toegangsbewijs/e-ticket krijgt opgestuurd en stuur dat niet gelijk. Dit heeft met de volgende twee redenen te maken: 

1] men raakt het toegangsbewijs “kwijt” in de mailbox
2] het is weer een mooi contactmoment net voor het evenement.

Tip 5: Maar 1 kans voor een 1e indruk
Het gestroomlijnd uitnodigen – registeren en ontvangen van bezoekers is de eerste indruk die de bezoeker heeft. Doe er je voordeel mee!

Tijdens het evenement The Next Event stelde DeRegistratiebalie een overzicht samen van de trends en ontwikkelingen op het gebied van het registreren van bezoekers: 

  • Maak je registratietraject GDPR-proef; GDPR staat voor General Data Protection Regulation
  • App’s met meerwaarde gekoppeld aan de registratie. Een App met alleen een programmaboekje is duur en wordt niet gebruikt. Zoek naar de “what is in it for me”. Hierbij is het personaliseren van de app vanuit registratie een  must.
  • App’s waarmee standbemanning de badge van een bezoeker kan scannen ipv visitekaartjes uitwisselen.
  • Aan de registratie gekoppelde Informatiezuilen (zie TheNextEvent) om bezoekers snel en doeltreffend (digitaal!) informatie te geven. En het scheelt nog bomen ook!
  • Geef bezoekers inzicht in het proces naar het evenement dat verhoogt de commitment om te komen. (lagere no-show)