Om maar even een open deur in te trappen: jouw cateraar is niet alleen de leverancier van F&B, maar is ook expertisepartner. Vraag aan de hand van de doelgroep en het concept van het evenement wat zij inschatten dat er wordt verbruikt. Maak ook heldere afspraken voor wat te doen en hoe om te gaan met een te grote hoeveelheid ingekochte catering. Toch durft EvenementOrganiseren.nl met een aantal experts het wel aan om een goede inschatting te geven. Dit verbruikt jouw gast gemiddeld tijdens een evenement:

VUISTREGELS DRANKVERBRUIK OP JOUW EVENEMENT

• Ontvangst met koffie of thee

Gemiddeld: 1 tot 1,5 kopje koffie per persoon
Opmerking: inlooptijd, sfeer en doelgroep
Is er ruim de tijd genomen, reken dan op anderhalf kopje gemiddeld per persoon. In andere gevallen kan van een kopje gemiddeld per persoon worden uitgegaan.

Koekjes, krentenbrood, gebak bij de koffie
Opmerking: er zal bij koud weer meer van worden genomen dan bij warm weer. Bestel niet te weinig (koekjes 100%, krentenbrood 80% en gebak 75%) en mocht er wat overblijven, laat dit dan in de theepauze serveren.
 

• Theepauze
  Gemiddeld: een kopje/glas/flesje per persoon
  Opmerking: meestal is de tijd voor de theepauze kort gehouden, ongeveer 20 minuten. Een te lange pauze kan storend zijn, maar ook hier heb je de regie in handen.
  
   
• Aperitief
  Gemiddeld: 3 drankjes per uur per persoon 
  Opmerking: in de zomer zal meer licht alcoholisch worden gedronken dan in de winter. Houd bij de samenstelling van het assortiment rekening met de trend naar alcoholvrije drankjes bijvoorbeeld alcoholvrij bier, vruchtensappen, limonades en mineraalwater.

Let op: hierbij geldt helemaal dat het aantal sterk doelgroep en sfeer afhankelijk is. Vraag advies aan jouw cateraar, drankleverancier.
 

• Bittergarnituur
  Gemiddeld: 6 hapjes per persoon per uur is redelijk te noemen, afhankelijk van de grootte van de hapjes.
  Opmerking: Geef vlak voor een diner alleen wat zoute koekjes en nootjes, of beperk de keuze tot een of twee verfijnde hapjes (ook wel amuses guelles genoemd).
   
• Diner
  Is er weinig tijd of weinig budget: drie gangen (voorgerecht, hoofdgerecht, dessert) en sluit het diner af met koffie. Let erop dat de prijs van koffie vaak niet in het menu is opgenomen. Een uitgebreider menu kan vier, vijf, zes of zeven gangen bevatten. Aan u de keuze. Uitgebreider hoeft echter niet te betekenen dat het menu zwaar is. Veelal zijn de porties klein gehouden en zeer verfijnd van samenstelling en presentatie.
  
   
• Wijnen en waters bij het diner
  Gemiddeld: 1 glas wijn per gang
  Laat altijd zorgen voor een kan fris water (of mineraalwater) en waterglazen aan tafel. Daarnaast kiest u wijnen die harmoniëren met de gerechten uit het diner. U kunt u hierover laten adviseren door iemand die de wijn- en spijskaart door en door kent. Reken op gemiddeld een glas wijn bij elk gerecht. Bij het hoofdgerecht kan gerekend worden op gemiddeld anderhalf à twee glazen wijn. Vuistregel is dat er uit één fles wijn zes glazen worden geschonken.
   
• Er is al enige tijd een duidelijke hang naar alcoholvrij. Kom zeker bij het diner van de 'Bob's' en uw gasten die liever geen alcohol nuttigen met verrassende alternatieven. En voor zowel wijn als alcoholvrij geldt: vertel het verhaal van het eten en drinken en hoe dat past bij het live moment. Storytelling!
   
• Buffet
  Bespreek met de cateraar de buffetopstelling. Kijk hoeveel personen er tegelijkertijd van één uitgiftepunt gebruik moeten maken (afhankelijk van de ruimte en de ‘loop’ tussen de 30 en de 50 gasten). Zorg voor voldoende uitgiftepunten (per 50 personen een uitgiftepunt), bijvoorbeeld door identieke gerechten vanaf twee kanten van een buffettafel neer te zetten, spiegelen.
   
• Kies voor een zittend begin van het buffet. Bijvoorbeeld door een soep of bouillon of een klein voorgerechtje te laten serveren. Dat voorkomt dat de gasten met een rammelende maag in de rij moeten staan voor de buffetten of zich - zoals helaas maar al te vaak gebeurt - en masse op de gerechten storten en voor de wat bescheidener gasten een puinhoop achterlaten die met de beste wil van de wereld door de cateraar niet te restaureren is.
   
• Nodig de gasten per tafel uit om een keuze uit de gerechten te maken. Laat de cateraar voldoende voorraad achter de hand houden om ook de latere gasten van gerechten te voorzien.

 Spreek voor de aantallen van diners en buffetten bij kleine gezelschappen altijd het juiste aantal af: komen er 20 gasten, bestel dan ook 20 couverts. Verwacht je 1.000 gasten, bestel dan 15% minder couverts indien je werkt met van tevoren opgegeven aantallen. Doe dit enkele dagen tevoren zodat men met de bereiding van de gerechten hiermee rekening kan houden. In principe kun je het beste aantallen naar beneden afronden, tenzij je een vrijblijvende uitnodiging hebt verstuurd zonder te vragen aan de genodigden of zij je van hun aanwezigheid op de hoogte willen stellen. In dat geval is er geen peil te trekken op het aantal aanwezigen en dus sterk af te raden, hou de regie.

Er zijn bedrijven die de catering voor hun gasten veel te krap berekenen, uit budgettaire overwegingen. Dan is er helaas sprake van een tekort aantal couverts. Dat mag je niemand aandoen. Sterker nog daar zul je keihard op worden afgerekend. Nog twee tips:

• Ontstaan er toch rijen en kunt u er qua logistiek of flexibiliteit niet veel meer aan doen, zorg dan voor ontspanning/entertainment in de rij. Even een kort gesprekje van de directie of een kleine act, werkt vaak goed.
   
• Inventariseer eventuele wensen, diëten en allergieen, zodat jouw chefs of cateraar niet voor verrassingen komt te staan.