Brancheorganisatie IDEA, met tientallen evenementenbureaus als lid, heeft een factsheet samengesteld over de werkkostenregeling. Een regeling die iedere organisator van een bedrijfsuitje, bedrijfsfeest of evenement met een hoog fun gehalte, kortom ieder zakelijk evenement dat gezien zou kunnen worden als verkapt loon, van binnen en buiten zou moeten kennen. Hierbij alvast de basis.

• Gaat u bezig met een 'fun' evenement duik dan de diepte en voorbeeldcases in met het dossier WKR en EVENTS van EventBranche.nl. Hierbij eerst de basis: 

Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe regeling voor vergoedingen en verstrekkingen van werkgever naar werknemer met als doel vermindering van administratieve lasten. Met de WKR is het mogelijk maximaal 1,2% (de vrije ruimte) van het totale fiscale loon te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Dit betreft de zogenaamde gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit geldt ook voor zogenaamde nihilwaarderingen. 

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Er zijn gerichte vrijstellingen voor onder meer studie- en opleidingskosten, reis- en verblijfskosten en vakliteratuur. Ook nihilwaarderingen gaan niet ten kosten van de vrije ruimte. Alleen voorzieningen op de werkplek mogen op nihil gewaardeerd worden. Dit geldt onder meer voor arbovoorzieningen, ter beschikking gestelde werkkleding en mobiele telefoons.

Vrije ruimte
Werkgevers kunnen maximaal 1,2% van het fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemer, indien deze wordt overschreden is loonbelasting verschuldigd in de vorm van een eindheffing van 80% (over dit bedrag is de werkgever overigens geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomens-afhankelijke bijdrage Zvw verschuldigd). Bij een modaal inkomen (ongeveer € 34.500) bedraagt dit ongeveer € 400 per werknemer (dit bedrag is derhalve indicatief en kan afhankelijk van de totale fiscale loonsom naar boven of naar beneden afwijken). Aangezien niet per werknemer geadministreerd hoeft niet te worden kan alleen gerekend worden met de totale fiscale loonsom.

Vergoedingen en verstrekkingen
Het betreft alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren (o.a. de bedrijfsfiets en bedrijfsfitness). Feestelijke evenementen voor medewerkers worden als beloning gezien en vallen daarmee dus ook onder de WKR (zoals een personeelsfeest, jubileumfeest, bedrijfsuitje etc.). Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten kosten van de vrije ruimte (zoals kleine attenties/geschenken).

Welke events vallen er niet onder de WKR?
Evenementen voor medewerkers met een zakelijk, inhoudelijk en/of trainingsdoeleinde én een verplicht karakter vallen buiten de WKR. Evenals feestelijke evenementen vanuit een personeelsvereniging. Ook evenementen die ‘in huis’ (bedrijfspand/bedrijfsterrein) worden georganiseerd, vallen niet onder de regeling. Let op; de letterlijke definitie én interpretatie van deze uitzonderingen laat ruimte voor onduidelijkheid en discussie.

>> BESTEL HET DOSSIER WKR EN EVENTS

1. Is het karakter van de activiteit in overwegende mate als zakelijk te kwalificeren, dan zijn de hieraan verbonden reis-, verblijf- en studiekosten volledig gericht vrijgesteld. Een eventueel ondergeschikt consumptief element op de dag brengt daar geen wijziging in.
2. Is het karakter van de activiteit in overwegende mate consumptief te noemen dan zijn de reis- en verblijfkosten niet gericht vrijgesteld. De werkgever kan er natuurlijk wel voor kiezen om deze kosten aan te wijzen als eindheffingsloon. Een ondergeschikt zakelijk element in de dag betekent niet dat alsnog een deel van de kosten gericht vrijgesteld zijn. In het geval van een teamuitje waarbij slechts programmaonderdelen zijn opgenomen die tot plezier strekken is duidelijk sprake van een consumptief karakter. Het enkele feit dat het teamuitje vanuit het werk is georganiseerd en dat er wellicht een zekere druk bestaat als werknemer om mee te gaan op zo’n dag ontneemt de dag niet zijn consumptieve karakter.
3. De staatssecretaris heeft in de Tweede Kamer aangegeven dat een sociaal en maatschappelijk uitje beschouwd kan worden als overwegend zakelijk waarbij dus sprake is van gericht vrijgestelde reis- en verblijfkosten.
4. Als tijdens de externe activiteit duidelijk sprake is van diverse activiteiten met een wisselend overwegend zakelijk danwel overwegend consumptief karakter dan is fiscale splitsing mogelijk waarbij de werkgever per activiteit de afweging maakt of wel of geen sprake is van gericht vrijgestelde reis- en verblijfkosten.