Het woord spreekt eigenlijk wel voor zich, maar wat is dat nou eigenlijk een bedrijfsopening of openingsevenement?

Laten we beginnen met het feit dat het woord bedrijfsopening wat ruimer genomen moet worden. Het kan gaan over de start van een nieuw bedrijf, een nieuw kantoorpand, de heropening of misschien wel het samenvoegen van een bedrijf of bedrijven in één pand of onder één naam, het valt allemaal onder het openingsevenement. Op zoek naar een definitie is de bedrijfsopening of het openingsevenement in de basis een feestelijk event. Je viert de afronding van de bouw, de herbouw of de transitie, maar meer nog dan dat: het is het startschot van de (nieuwe) toekomst. Bij een dergelijke opening hoort een evenement passend bij de doelgroep(en), het verhaal van het bedrijf, het DNA en het momentum.

EvenementOrganiseren.nl ging om tafel met de experts van XSAGA – The Experience Company - die al vele award winnende bedrijfsopeningen op hun naam hebben staan. Uiteindelijk kwamen we tot een aantal tips, do’s en don’ts verpakt in een checklist:

Een bedrijfsopening organiseren checklist:

Wat is de doelstelling van een bedrijfsopening organiseren?

Pieter van XSAGA laat meteen weten dat alles draait om maatwerk en een uniek en eigen creatief concept, maar toch legt hij 4 hoofddoelstellingen en bijhorende stakeholders bloot, die bijna altijd in meer of mindere mate terugkomen:

1. PR, mediawaarde en aandacht. TIP: denk bij deze doelstelling aan welke foto de voorpagina kan halen

2. Momentum creëren om je netwerk en relaties te binden. De bedrijfsopening is bij uitstek het moment om je netwerk en relaties te binden, door ze mee te nemen in verhaal naar de opening toe en de toekomst in.

3. Medewerkers meenemen en binden aan elkaar. Belangrijk is om hen zeker niet te vergeten, want juist voor medewerkers is dit het startpunt van een nieuwe periode.

4. De relatie met de buurt verstevigen. Nodig de buurt uit, laat weten wat er binnen die muren is gebeurd en gaat gebeuren.

Ga je voor alle doelgroepen op 1 moment of verspreid je het event over meerdere dagen?

Bij XSAGA zijn ze inmiddels gespecialiseerd in het bedienen van de verschillende doelgroepen in één concept. “Het is de kunst om in de basis voor één concept te kiezen en toch alle doelgroepen en stakeholders te bedienen. Van de buren tot de hooggeplaatste stakeholders en van de collega’s tot partners en toeleveranciers. In veel gevallen adviseren wij om bij grotere aantallen en diverse stakeholders bijvoorbeeld voor meerdere dagen of momenten te gaan. Maar ook een concept waarbij alle stakeholders op één moment samen komen, is mogelijk.

• TIP: durf voor meerdere dagen te kiezen
  Ga niet forceren om alle doelgroepen in één dag op één moment de opening van het bedrijf te laten beleven, maar durf voor meerdere dagen te kiezen. In veel gevallen en in verhouding gaat dit niet heel veel extra kosten, maar het draagt wel bij aan een grotere impact per doelgroep.

Waar begint een geslaagde bedrijfsopening?

“Natuurlijk bij het blootleggen van de doelstelling en de bijhorende doelgroepen, maar zeker ook een echte research naar het DNA van het bedrijf. Wat maakt het gebouw bijzonder? Wat is het verhaal van de onderneming of organisatie? Hoe sluiten de doelgroepen daarop aan? Waar je nog wel eens ziet dat een openingsevenement er even ‘tussengedrukt’ wordt, omdat de hele organisatie immers enorm druk is met de transitie, zit de impact in het zoeken naar een dieper laag”

Zo geeft XSAGA een voorbeeld, dat wellicht niet meteen voor de hand ligt, maar volledig paste bij deze hotelketen. “Leonardo Hotels opende een nieuw hotel in Amsterdam. Door met de opdrachtgever samen de verdieping te zoeken tijdens de creatiefase, werd al snel blootgelegd dat de opening geen standaard ‘praatje / plaatje’ hoefde te worden. Het moest een echte beleving voor de bezoekers worden die al veel dergelijke openingen hebben meegemaakt. Het hotel positioneerde zich als jong, verrassend en een tikkie stout. Op basis van de gesprekken creëerden wij een experience door het hotel waarbij de gasten op diverse momenten werden verrast in bijzondere decor settings, kleine optredens en met als hoogtepunt presentatrice Katja Schuurman die niet alleen de officiële opening verrichtte maar later ook de gasten uitnodigden om met een glas bubbels bij haar ‘in bed’ op de foto te gaan.

Wat gaat er vaak mis bij een bedrijfsopening?

De bedrijfsopening of überhaupt het organiseren van een openingsevenement, komt altijd aan het eind van een intensief traject. In heel veel gevallen komt het event ook echt pas aan het eind op tafel. Daar zit toch wel de meest gemaakte ‘fout’.

“Het wordt vaak te laat opgestart. Terwijl het tijdige in de hand nemen van een extern bureau eigenlijk een must is. Een openingsevenement zonder bureau slokt veel tijd en energie van medewerkers op, die vaak al vol in de operatie zitten. Een bureau zorgt dan, zoals we bij XSAGA het altijd noemen, voor comfort om de opdrachtgever te ontzorgen en te ontlasten. Waarbij de echte meerwaarde zit in het goed uitdenken van het traject rondom het event. Een slim voortraject, tijdig begin van de productie, focus op de ambitie en doelstelling van het event, het vertalen van het DNA in het concept, tijdig aanhaken van toeleveranciers en mee kunnen bewegen in bijvoorbeeld uitgelopen of veranderende planning van de bouw; het zijn allemaal voordelen van een tijdige en intensieve samenwerking met een bureau.”

Tips voor de beleving van jouw openingsevenement

Om maar met de deur in huis te vallen: een lintje door knippen is geen openingsevenement. “De bedrijfsopening of het openingsevenement is hét moment om je verhaal te vertellen. Storytelling binnen een belevenis die jouw bezoekers onthouden. Het energieke gevoel dat hoort bij dit moment waar de nieuwe toekomst begint. Het openingsevenement is het startpunt van een nieuwe periode en dat moet centraal staan in je concept en beleving.”

• TIP: gebruik bij een bedrijfsopening het voor- en natraject
  In het voortraject van een openingsevenement is de insteek vaak: als we maar zorgen dat de juiste mensen er zijn. Maar zonder dat doel los te laten, biedt het voortraject juist de mogelijkheid om ze multimediaal al mee te nemen in jouw verhaal. In het natraject is het goud waard om de beleving, dat moment of misschien wel dat iconische beeld te laten resoneren en terug te laten komen, zowel in de media als intern.

Fotobijschrift:
Tijdens het 'opening' feest van gro-up werd gevierd dat enkele tientallen losse bedrijven werden samengevoegd tot 1 bedrijf met 1 nieuwe bedrijfsnaam. Het feest was een kickstarter om de nieuwe identiteit met de collega’s te delen en samen de nieuwe naam te vieren

Wat als de deadline van de afronding verschuift?

Het is eerder regel dan uitzondering: de bouw loopt uit. “Dat spanningsveld is er altijd. Dat betekent bij de organisatie van de bedrijfsopening: zorg dat het evenement flexibel mee kan bewegen. Eigenlijk is dat ook weer een lans voor een goed bureau: wij snappen de lijnen binnen een bedrijf, binnen zo’n bouwtraject en zijn gewend om met deadlines te werken én dat deze verschoven kunnen worden.”

Tot slot nog een opsomming van tips, do’s en don’ts:

• Een lintje doorknippen als hoogtepunt van je bedrijfsopening: niet doen
• Houd rekening met het verschillende DNA van de verschillende doelgroepen/ stakeholders
• Vergeet de eigen collega’s en de buurt niet. Sterker nog: zet je collega’s centraal. Juist in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt
• Pas op met de speech van de CEO: tien minuten zenden doet afbreuk aan de beleving. Kies voor variatie en korte krachtige boodschap die echt beleefd worden
• Durf ook ‘anderen’ jouw verhaal te vertellen: collega’s, klanten, relaties etc

Fotobijschrift:
De opening van het Vattenfall windpark Hollandse Kust Zuid was een bijzonder project. Want hoe vier je de opening van windmolens die 10 kilometer op zee staan met het projectteam, de omgeving en genodigden op CEO-niveau uit heel Europa?

In een aantal stappen deelt XSAGA de keuzes die ze samen met de klant hebben gemaakt:

• We openen een windpark en we ‘eren’ het element van de natuur windt en dus gaan we naar het strand voor de opening
• We vieren de opening in 3 delen; voor de buurt, het projectteam en met de belangrijke stakeholders
• Middels een tijdelijke tent construct werd een ruimte gecreëerd om de bijeenkomsten te organiseren. Doordat de tent meerdere dagen voor meerdere doelgroepen werd gebruikt was de investering betaalbaar
• Door de medewerkers ook te betrekken bij het officiële openingsmoment in aanwezigheid van Koning Willem Alexander was enerzijds een nauwe betrokkenheid vanuit de organisatie en leverde het anderzijds een sympathieke uitstraling op richting de stakeholders en media tijdens de officiële openingshandeling
• Een openingsmoment waarbij elke doelgroep om maat is bedient en de foto diverse media heeft bereikt