5 Tips om de opkomst te verhogen voor jouw RELATIE event Door Nationaal Militair Museum Als je wilt kunnen je relaties bijna elke week wel naar ander relatie event. Wat maakt dat het ene event ontzettend druk bezocht is en het ander event geschrapt moet worden door een te lage opkomst? Door onderstaande tips toe te passen, kun je zorgen dat jouw event een jaarlijks succes wordt. De meeste tips zijn voor de hand liggend, maar worden nog zo vaak vergeten. 1. Zorg voor een juiste balans tussen vrije tijd en werktijd die het event in beslag neemt Netwerken is voor de meesten mensen geen prio, maar iets wat we naast onze dagelijkse werkzaamheden af en toe doen of eigenlijk meer zouden moeten doen. Kortom zorg voor een geschikt tijdstip van aanvang en duur van je event. Een hele werkdag opofferen voor een netwerkevent gaat veel mensen namelijk echt niet lukken of hebben ze er simpelweg niet voor over. Sommige relaties beseffen dit bij voorbaat en melden zich al niet aan. De mindere planners onder ons, melden zich last minute af of nog erger, zorgen voor een hoog No show percentage. Het hele event na werktijd is ook geen optie, want vrije tijd is ook spaarzaam. Een druk gezins- of sociaal leven zorgt ervoor, dat we ook geen zin meer hebben om veel vrije tijd of te offeren. Dus laat het nog wel aanvangen onder werktijd, maar laat het niet avondvullend zijn. Simpel gezegd start in de namiddag rond een uur of drie/ vier en laat het event niet tot later duren dan half acht/ acht uur. 2. ‘Voeder’ je gasten en doe dit goed Uiteraard ontkom je er niet aan met de tijden die we net aangaven om een maaltijd aan te bieden. Maar zorg daarbij dat je gasten ook echt goed en genoeg gegeten hebben als ze thuis komen. ‘What else is new’, zul je denken? Maar toch gebeurd het niet altijd. Als ze een programma zien inclusief maaltijd, zullen je gasten dit mee nemen in de overweging om toch wel te komen: ‘OK ook al ben ik wat later thuis, ik heb dan wel al lekker gegeten. Hij of zij kan direct daarna nog even gaan sporten of bijvoorbeeld de kids naar bed doen, een grote pré voor jouw doelgroep die weinig vrije tijd heeft. OK, maar hoe vul je die maaltijd dan in? Bij voorbaat uiteraard een luxere maaltijd dan thuis. Afhankelijk van de doelgroep of het onderwerp van de meeting kun je eventueel ook wat leuke, innovatieve trends op het gebied van food laten zien. Kijk bij de keuze van het food, goed naar je doelgroep. Komen er veel mannen of vrouwen? Welke leeftijdsgroep nodig je uit? Zijn ze wat conservatief of juist jong en hip? Al culinair verwend of heeft herkenbaar en vertrouwd voor jouw gasten de voorkeur? Als je er even over na denkt, kun je dit prima invullen voor je gasten. Een walking dinner blijft het nog steeds altijd goed doen, dat netwerkt lekker tijdens de maaltijd. Zorg wel dat er ook altijd punten zijn, waar de hongerige gast zelf actief food kan halen. Een extra live cooking punt of foodtruck bijvoorbeeld, dan kan niemand wat te kort komen. En laat aan het begin alle gerechten in sneltreinvaart doorkomen. In het begin is iedereen namelijk hongerig en kan het niet snel genoeg gaan, daarna kan de keuken wat gas terug nemen. Zorg bijvoorbeeld dus voor een aantal koude gerechten, die achter elkaar kunnen worden uitgelopen door de bediening. Ook kleine soepjes zijn altijd snel te verdelen. Bijkomend voordeel is dat de gast die voor het einde zich al naar huis haast, ook de kans heeft gehad om voldoende te eten. En onderschat het niet, mensen die goed gegeten hebben, vonden het hoe dan ook een geslaagd event. Was het of leek het te weinig, dan heeft dit grote invloed ook op de beoordeling van de rest van het event. 3. Wat bied je je gasten: entertainment value, nieuws of vakinhoud? Bied ze vernieuwing op welk gebied dan ook!! Inhoud óf entertainment, of nog beter beide. Maar ze komen voor die ene spreker, het nieuws uit de branche of de kennis en het netwerk van de andere gasten. Stuur dus van tevoren ook de gastenlijst of huidige inschrijvingen door, om andere nog net te triggeren ook te komen. Namelijk ‘de concurrenten en interessante partners komen ook’, dus dan moet ik er ook zijn. Trends en interessante ontwikkelingen wil je ook niet missen, dus geef van tevoren op meerdere manieren iets weg van het programma. Dan heb je tevens direct een contactmoment met je potentiele gast en blijft het event top of mind. Netwerken doe je op een minder geforceerde manier, wanneer je je lekker voelt en jezelf kunt zijn. Hoe kan dat beter, tijdens een verbindende of ludieke activiteit? Zorg dat de gasten tijdens de activiteit ook met elkaar kunnen praten of zelfs moeten praten. Naar een optreden/ cabaretier kijken heeft bijvoorbeeld entertainmentwaarde, maar zorgt niet voor een netwerkmoment. Het allerbeste werkt het om de gasten in teams te verdelen. Zorg daarbij dat je gasten van hetzelfde bedrijf uit elkaar trekt, dan moeten ze wel gaan verbinden met anderen. De meeste gasten hebben net even dat duwtje nodig en komen dan tot echte verbinding met anderen. Achteraf zijn ze je dankbaar! 4. Zoek een originele locatie Een originele locatie is altijd leuk! Zorg wel dat deze locatie een meerwaarde biedt en dat je ook iets met de locatie doet. Een trigger is al genoeg. Denk bijvoorbeeld aan een link met het thema of de manier waarop je de uitnodiging vorm geeft. En zorg dat ze niet de hele dag in een saaie plenaire zaal moeten verblijven. Blijf ze verrassen met nieuwe, hippe en aansprekende locaties elk event opnieuw. Het kan mensen net over de streep trekken, omdat ze daar nog nooit geweest zijn en het interessant vinden. 5. Plan voldoende tijd in om te netwerken Als je dan allemaal interessante gasten en relaties binnen hebt en er is niet voldoende tijd in het programma geboden om elkaar te spreken, is dit natuurlijk zonde. Biedt ze dan ook de tijd om elkaar en jou te spreken! Klinkt simpel, maar het programma wordt nog wel eens te vol gemaakt met enkel sprekers en inhoud. Pauzes of borrels zijn dé belangrijkste momenten in een netwerkprogramma, dus kort die juist nooit in. Bovendien is de spanningsboog van de gemiddelde gast, om echt naar een spreker te luisteren erg kort. Dus biedt je sprekers beperkt de tijd en zorg daarmee dat de belangrijkste boodschappen echt binnenkomen. Breng alle 5 de punten van hierboven in de juiste balans, tot wat past bij jouw bedrijf en wat je wil uitstralen tijdens jouw netwerkevent. Dan heb je de sleutel tot een succesvolle opkomst in handen. Geef soms net iets meer uit, om het helemaal af te maken, dan ga je je beoogde doel zeker bereiken. Want ook bij het organiseren van een netwerk event geldt: als je het doet, doe het dan goed!