4 simpele tips voor een duurzamer evenement

Budgetten worden kleiner, standaarden van uw bezoekers steeds hoger, er is veel concurrentie op de markt, een klein foutje en uw evenement heeft een hoge no-show en dat allemaal in combinatie met duurzaamheid. Een utopie? Het kan. Het kan zelfs zonder dat het veel tijd en geld kost. Sterker nog: gaat u als organisator van een evenement duurzaam met uw event om dan levert dat zelfs tijd en geld op.

Één Google zoekopdracht levert zoveel informatie op, dat de moed je bijna in de schoenen zakt. Er kan zó veel duurzamer in onze branche! Gelukkig is iedere stap naar verduurzaming belangrijk, ook kleine stapjes, zelfs als het er maar één is… zet hem. Duurzaamheid is niet alleen kiezen voor biologische catering, het gaat over alle aspecten van je evenement. Je kunt het zo gek niet bedenken of het kan duurzamer. En, belangrijker dat hoeft echt niet altijd veel budget te kosten.

Bij Amplify EventMarketing zetten we zelf iedere mogelijke stap richting verduurzaming. Zo zijn we partner van MVO Nederland en maken we dit handvest een leidraad voor onze dagelijkse werkzaamheden. Hele kleine stapjes, die makkelijk te zetten zijn naar een duurzamere bedrijfsvoering die wij hebben gezet zijn bijvoorbeeld;

• Banieren bij een duurzame bank. Wij hebben gekozen voor ASN Bank om net dat beetje verschil te maken
• Ook steunen we regelmatig grote en kleine, lokale en nationale goede doelen. Zo dragen we direct bij aan een betere wereld. We steunen regelmatig projecten via de 1% club.
• No printing. Natuurlijk moeten we weleens iets printen. Maar we gaan daar heel erg bewust mee om en door onze automatisering en ICT structuur is het bijna ook niet meer nodig. Al onze documenten staan netjes in de Cloud, zijn altijd bereikbaar en real time up to date.

Natuurlijk is het niet haalbaar om ALLES te veranderen rondom het duurzamer maken van evenementen, daarom zet ik hieronder mijn vier favorieten op een rij. Zie het als een stappenplan waarvan elke stap er één in de goede richting is!

1. No show

Een doorn in het oog van elke eventorganisator. Hoe beperk je dit? Dat begint bij je communicatie. Wees bijvoorbeeld duidelijk over aanmeld- en afmelddata, stuur herinneringen en experimenteer eens met een verspilbijdrage bij te late afmelding. In je communicatie in aanloop naar het evenement valt ook veel te halen: denk strategisch na over de marketing zodat gasten eerder betrokken raken bij het event en minder snel afhaken.

Verdiep je vooraf in de wensen van je gasten zodat je een programma neer kunt zetten dat ze simpelweg niet willen missen! Resultaat: meer deelnemers. Wees ook niet bang om een no-show fee te rekenen, deelnemers begrijpen dit best zeker als je dit doneert aan een goed doel.

2. Catering

Daag je cateraar uit om met lokale en biologische producten te werken. Je zult zien dat dit de creativiteit ten goede komt! Zo ben je verantwoord bezig, heb je geen standaard f&b aanbod en verras je je gasten. Ook kun je denken aan het gebruik van biologisch afbreekbare disposables, cateraars staan hier bijna altijd voor open en het scheelt in de (personeels)kosten. Koop ook niet in voor het aantal gasten, maar hou hier al rekening met no show van mensen. En heb je toch wat over, bedenk vantevoren of dat gedoneerd kan worden. Vaak zijn er opvang centra die hartstikke blij zijn met wat extra’s. Bottom line: Als je minder verspilt, heb je minder hoge kosten.

3. Drukwerk

Banners, tassen, folders, flyers… we drukken wat af. Door een opgedrukte eventdatum niet te hergebruiken. Of door een wisselende locatie niet meer passend. Om nog maar te zwijgen over de kosten van opslag en of het daar wel netjes uitkomt.

Overweeg bij al je drukwerk of het echt nodig is en op welke wijze het vaker gebruikt kan worden. Er zijn anno 2017 ontzettend veel alternatieven voor drukwerk. Denk bijvoorbeeld aan een app waarin het programma te vinden of het gebruik van digitale bebording. Daarin kun je gelijk locaties koppelen en informatie over sprekers en onderwerpen. Tegenwoordig vindt bijna iedereen digitaal veel prettiger dan al dat papierwerk en het scheelt natuurlijk drukkosten. Is een app te kostbaar om te ontwikkelen, stuur een dag voor aanvang een pdfje met alle informatie per email. Iedereen kan dat tegenwoordig op zijn smartphone openen en je hebt alles overzichtelijk bij de hand.

Toch wat drukken, kijk goed naar bijvoorbeeld het fsc keurmerk op papier en de werkelijke aantallen die je echt nodig hebt. Druk wederom niet voor alle gasten een flyer, maar voor iets minder lang niet iedereen neemt papieren flyers of gidsen meer mee.

4. Goodie bag

Wie kent ze niet, alle wegwerpgoodies en talloze folders in de goodiebag. Veel gasten nemen de goodiebag niet eens meer mee. Ze scannen de inhoud en pakken er alleen de mooie of bruikbare zaken uit. Terwijl je als je alle kosten bij elkaar optelt toch op een groot bedrag uitkomt. Wil je je gasten toch iets meegeven? Wij adviseren vaak de dopper. Een soort bidon die we het liefst al aan het begin van het event uitdelen, dan kun je deze ook gelijk de hele dag gebruiken als waterflesje. Maak je meteen een duurzaam statement. Laat in elk geval het (plastic) tasje achterwege, het onnodige