Alles staat. De locatie is gekozen, samen met het evenementenbureau ben je tot een perfect concept gekomen. Met de toeleveranciers is alles geregeld, de juiste sprekers zijn geboekt. Dit is de dag om de uitnodiging de deur uit te doen. Weet de gast welke kleding wordt verwacht? Een houvast is wel zo prettig en kan verrassingen voorkomen. Maar kies je voor een kledingadvies of een kledingvoorschrift?

• Evenement organiseren? Raadpleeg dan deze ultieme checklist!

Kledingadvies

Geef je de gast een advies om een bepaald soort kleding aan te trekken, of mee te nemen, veelal gekoppeld aan de activiteiten of situatie waar het evenement zich af gaat spelen? Gebruik bij voorkeur het begrip 'kledingadvies'. Dat staat vriendelijker dan een 'kledingvoorschrift'.  

De belangrijkste stelregel bij het hanteren van een kledingadvies is dat je verwacht dat de gasten in uiteenlopende kledingstijlen aankomen en je hen voor teveel afwijken van het gemiddelde wilt behoeden en/of om ze voor te bereiden op bepaalde activeiten of (weers)omstandigheden.

Kledingvoorschrift

Een kledingvoorschrift is een beduidend minder vrijblijvend verzoek voor gasten om in bepaalde gepaste kleding te komen. Bij dergelijke voorschriften horen veelal bepaalde definities en voorschriften van wat wel en niet mag. Spreek je over een kledingvoorschrift dan klinkt en is dat dwingend.

Stelregel nummer 1 bij het hanteren van een kledingvoorschrift voor een evenement is altijd: vaardig alleen dan een kledingvoorschrift uit als je zeer beslist eisen stelt aan de kleding van je gasten. Bijvoorbeeld bij een awardgala of awarduitreiking van een formele prijs aan een lid van de directie of bij een feestelijk diner ter gelegenheid van een jubileum evenement of in militaire kringen.

Informele kleding

Je zou onderscheid kunnen maken tussen kledingadviezen bij formele en informele gelegenheden. Want als je een sportief of actief evenement voor relaties organiseert, dan kun je de gasten maar beter adviseren sportieve of vrijetijdskleding te dragen. Ook kun je ervoor kiezen om de gasten in een bepaalde kleur kleding uit te nodigen of in een bepaalde stijl zoals in fifties-look of zwoele Caribische kleding.

Kledingdilemma

Voordat je jouw gasten een bepaald kledinggedrag oplegt, dien je zeker te zijn dat de gasten zich thuis zullen voelen in de kleding die je van hen verlangt. Stel je eens voor: iemand die aan de lopende band staat doe je geen plezier met de vraag of hij in smoking wil verschijnen. Realiseer je dat je je gasten met een kledingvoorschrift voor een dilemma stelt, en dat terwijl je het hen juist naar de zin wilt maken.

• In de praktijk zien we dat er soms door een kledingvoorschrift hele groepen mensen wegblijven of dat de opkomst in z’n algemeen achterblijft bij de verwachtingen. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven waar verkleedpartijen heel gewoon zijn en er zijn bedrijven waar de medewerkers erg aan zo’n idee moeten wennen. Anticipeer hierop door vooraf je oor in de organisatie te luister te leggen.
   
• De andere kant van de medaille: gasten vinden het heel prettig om een advies of voorschrift te krijgen. Zeker bij evenementen die voor de gast niet alledaagse business zijn. Zorg er dan wel voor dat het advies of voorschrift niet alleen een term of een vage omschrijving is, maar help de gast door wat extra uitleg. Dus 'casual', wordt pas prettig voor gasten als er bij wordt vermeld dat een gast bijvoorbeeld: in kleding mag komen waar hij of zij zich prettig invoelt en dat op dit evenement iedereen aan mag trekken wat hij/zij zelf wil.

Financiën

Buiten het aspect van onwennigheid spelen ook financiën een rol. NIet iedere medewerker heeft waarschijnlijk een smoking in de kast hangen en moet er een huren. Als ook zijn partner iets nieuws moet kopen of huren, dan jaag je je gasten op hoge kosten.

• Leuk idee, voor het evenement waar gala het meest perfecte kledingvoorschrift is? Faciliteer dan als organisator van het evenement. Een bedrijf dat bijvoorbeeld een deal sluit met een kostuumverhuur, zodat alle gasten, collega's in een smoking of galajurk kunnen komen, bouwt niet alleen een boel sympathie op, maar creeert ook een aardig voortraject.

Verwoording in de uitnodiging

Bij de uitnodiging voor uw evenement wordt aangegeven of er een kledingcode van kracht is. Traditioneel gebeurt dit door de code onderaan de uitnodiging als een soort post scriptum te vermelden.

Steeds vaker kiezen organisaties er voor om een kledingadvies te omschrijven. Dit staat minder dwingend en je kunt beter zeggen wat je bedoelt. Want zeg nu eerlijk, wat is duidelijker bij een uitnodiging voor een jubileumfeest voor personeel, de mededeling ‘tenue de ville’ of de omschrijving: ‘Als jarigen stellen we tijdens deze avond feestelijke kleding op prijs. Dat betekent beslist geen avondtoilet, maar ook geen vrijetijdskleding’.

Wees soms ook gewoon praktisch. Lopen de gasten bijvoorbeeld de kans om nat te worden tijdens een zeiltocht, adviseer hen dan om extra droge kleding, een warme trui en een windjack mee te nemen. Geef in gevallen waarvan je denkt dat de gasten zich niet goed weten te kleden altijd goede tekst en uitleg.

Bijvoorbeeld zo: Kledingadvies voor deelnemers aan een sportief programma in de bergen:

Voor alle deelnemers geldt:

• er zal een warm jack klaarliggen;
• neem een zonnebril mee;
• bevestig voor alle zekerheid touwtjes aan (zonne)bril;
• draag dunne lagen kleding: liever bijvoorbeeld T-shirt/flanellen overhemd/dunne trui dan één dikke trui.

Voor de deelnemers die meegaan met het heteluchtballonvaren, geldt het volgende advies:
- wanten/handschoenen;
- muts of hoofdband;
- warme broek;
- warme sokken;
- warme, zo mogelijk halfhoge schoenen.

Zij die deelnemen aan de afdaling per mountainbike
- smalgesneden broek (geen wijde trainingsbroek);
- sokken;
- berg- of sportschoenen met goed profiel;
- eventueel fietshandschoenen.
NB: Een helm wordt verstrekt.
 

• Contactpersoon voor extra uitleg
  Er zijn altijd mensen die niet weten wat een bepaalde kledingcode precies inhoudt of onzeker zijn over hun eigen interpretatie. Vermeld daarom altijd in de uitnodiging een contactpersoon met telefoonnummer. Zorg er natuurlijk wel voor dat de contactpersoon precies weet wat je met de kledingcode bedoelt. Vertel eventueel ook anderen (leidinggevenden) binnen het bedrijf hoe je de gasten het liefst gekleed ziet gaan. Want meerdere interpretaties wekken alleen maar verwarring. Ook leuk en effectief: maak een (komisch) video waarin het kledingvoorschrift met enkele voorbeelden duidelijk wordt uitgelegd.

Welke kleding?

Welke kleding bij welke gelegenheid? In de loop der jaren durft EvenementOrganiseren.nl wel een soort gemiddelde kleding per soort evenement bloot te leggen:

• Personeelsfeest: tenue de ville of business casual;
• Jubileumfeest voor personeel of relaties: tenue de ville of black tie;
• Galafeest: black tie of white tie;
• Receptie: business, tenue de ville of black tie;
• Congres: vrijetijdskleding, business, business casual of tenue de ville;
• Zakelijke bijeenkomst: business, business casual of tenue de ville.

Voorbeelden van bovenstaande kledingvoorschriften?

Tenue de ville

Heren
- donkerblauw of donkergrijs pak, geen combinatie;
- stropdas in stemmige kleur(en);
- crèmekleurig of wit shirt, met eventueel een fijn werkje of streepje;
- donkere sokken;
- donkere geklede schoenen.

Dames
- mantel- of broekpak met geklede (zijden) blouse of;
- geklede jurk met een jasje;
- bijpassende panty’s;
- geklede schoenen.

Black tie

Heren
- klassieke zwarte smoking;
- wit smokinghemd;
- zwart vlinderstrikje;
- zwarte cummerband;
- zwarte sokken;
- gladde zwarte schoenen, zo mogelijk hoog opgesneden en zonder veters.

Steeds meer zien we variaties in kleur op de smoking. Zo zijn blauwe smokings en vrolijk gekleurde vlinderdasjes geen uitzondering meer.

Dames
- feestelijke (cocktail)jurk of;
- feestelijk mantelpakje met (zijden) blouse;
- bijpassende sieraden, panty’s, schoenen en (avond)tas.

White tie

Heren
- zwarte pantalon;
- zwarte jas met zijden revers en lange panden achter;
- wit shirt;
- witte das;
- wit vest;
- wit pochet;
- zwarte sokken;
- zwarte gladleren of lakschoenen.

Dames
- lange avondjurk met veel bloot van boven of;
- korte (zwarte) cocktailjurk;
- zijden sjaal of stola;
- bijpassende sieraden, panty’s, schoenen en avondtas