Hoe stel je een EHBO- en calamiteitenplan op voor een evenement?

Een goed EHBO- en calamiteitenplan vergroot de veiligheid van bezoekers én de organisatie. Door risico's vooraf in kaart te brengen, verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen en medewerkers goed voor te bereiden, kun je snel en professioneel handelen wanneer dat nodig is. Zo voldoe je niet alleen aan de verwachtingen van gemeenten en hulpdiensten, maar draag je vooral bij aan een veilig en succesvol evenement.

Begin met een risicoanalyse

Een goed calamiteitenplan start met een inventarisatie van de risico's. Kijk daarbij naar:

• Het verwachte aantal bezoekers.
• De locatie (binnen of buiten).
• De doelgroep.
• Weersomstandigheden.
• Activiteiten met verhoogd risico, zoals podia, vuurwerk of attracties.

Op basis van deze risicoanalyse bepaal je hoeveel EHBO'ers nodig zijn en welke aanvullende veiligheidsmaatregelen noodzakelijk zijn.

Stel een duidelijk EHBO-plan op

Het EHBO-plan beschrijft hoe medische hulp tijdens het evenement is georganiseerd. Neem hierin onder andere op:

• Het aantal en de locatie van EHBO-posten.
• De inzet van gecertificeerde EHBO'ers of medische professionals.
• Beschikbare hulpmiddelen, zoals AED's en verbandmaterialen.
• De bereikbaarheid voor ambulances en hulpdiensten.
• Contactgegevens van verantwoordelijke personen.

Zorg ervoor dat alle medewerkers weten waar de EHBO-post zich bevindt en hoe zij een incident kunnen melden.

Werk verschillende calamiteitenscenario's uit

Een calamiteitenplan beschrijft hoe je handelt bij onverwachte situaties. Denk bijvoorbeeld aan:

• Brand.
• Extreem weer.
• Stroomuitval.
• Ontruiming.
• Vermissing van personen.
• Medische noodsituaties.
• Dreiging of ordeverstoringen.

Beschrijf per scenario wie welke verantwoordelijkheid heeft, hoe bezoekers worden geïnformeerd en wanneer externe hulpdiensten worden ingeschakeld.

Leg verantwoordelijkheden vast

Een calamiteitenplan werkt alleen als iedereen weet wat zijn of haar rol is. Benoem daarom:

• De evenementenleider.
• Het hoofd BHV of veiligheid.
• EHBO-coördinatoren.
• Communicatieverantwoordelijken.
• Contactpersonen voor politie, brandweer en ambulance.

Maak ook een duidelijke telefoon- en contactlijst die tijdens het evenement eenvoudig beschikbaar is.

Zorg voor goede communicatie

Heldere communicatie voorkomt verwarring tijdens een incident. Spreek vooraf af:

• Welke communicatiemiddelen worden gebruikt (portofoons of mobiele telefoons).
• Welke meldcodes gelden.
• Wie bezoekers informeert.
• Hoe contact met hulpdiensten verloopt.

Controleer vooraf of alle communicatiemiddelen goed functioneren.

Oefen het calamiteitenplan

Een plan op papier is niet voldoende. Bespreek vooraf met alle betrokkenen de procedures en loop verschillende scenario's door. Bij grotere evenementen is een korte calamiteitenoefening aan te raden. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht wanneer zich daadwerkelijk een noodsituatie voordoet.

Foto: Claudio Schwarz