Een persmoment of mediabriefing is geen bijzaak, maar een essentieel onderdeel van een eventstrategie die mikt op publieke en media-impact. Met een goede voorbereiding, strakke uitvoering en gerichte follow-up maak je van een gewoon event een mediageniek succes.In deze blog leer je stap voor stap hoe je een succesvol persmoment of mediabriefing organiseert tijdens je event.
1. Bepaal het doel
Begin altijd met de waarom.
- Wat wil je bereiken met dit mediagebeuren?
- Wil je een nieuwe dienst of product lanceren?
- Zoek je investeerders of maatschappelijke erkenning?
- Wil je een onderwerp agenderen of opinie beïnvloeden?
Een duidelijk doel bepaalt de toon, locatie, timing en inhoud van je persmoment.
2. Kies het juiste moment
Timing is alles. Plaats het persmoment strategisch in het eventprogramma:
- Begin van het event – wanneer je nieuws de toon van de dag moet zetten.
- Halverwege – als je wil dat journalisten ook andere onderdelen meepakken.
- Einde – ideaal voor reflectie, interviews of samenvattende statements.
Zorg ervoor dat het niet concurreert met andere belangrijke onderdelen van het programma.
3. Selecteer de juiste media
Maak een gerichte mediabenadering op basis van jouw doelgroep:
- Stel een perslijst op van relevante vakmedia, dagbladen, radio/tv en online platforms.
- Verstuur een professionele en beknopte persuitnodiging, idealiter 2 à 3 weken vooraf.
- Volg de uitnodiging na een paar dagen op via e-mail of telefoon.
- Extra tip: geef journalisten een VIP-ervaring met aparte ontvangst, badges en toegang.
4. Voorbereiding van de persmap of perskit
Een goede persmap bevat alles wat journalisten nodig hebben om accuraat en snel te publiceren:
- Persbericht met de kernboodschap
- Biografieën van sprekers
- Foto- en videomateriaal (of links naar mediabank)
- Feiten, cijfers en achtergrondinformatie
- Contactgegevens van de woordvoerder
Lever dit digitaal aan én geprint indien gewenst.
5. Zorg voor een sterke woordvoerder
Kies een goed voorbereide, mediagetrainde woordvoerder. Deze persoon moet:
- Duidelijk en kernachtig kunnen spreken
- Sleutelboodschappen herhalen zonder saai te zijn
- Vragen kunnen pareren, ook kritische
- Voor grote events is het slim om ook een back-upwoordvoerder te voorzien.
6. Creëer een geschikte setting
De setting moet professioneel, visueel aantrekkelijk en functioneel zijn:
- Goede akoestiek en geluidsversterking
- Aparte persruimte of afgebakende zone
- Fotomomenten en banners op de achtergrond
- Wifi, stroom en werkplekken voor snelle verslaggeving
- Zorg voor fotogenieke momenten en korte one-on-one interviewmogelijkheden.
7. Follow-up en media monitoring
Na het event is de follow-up essentieel:
- Verstuur het persbericht opnieuw aan afwezigen
- Stuur dankberichten aan aanwezige media
- Volg publicaties op via Google Alerts of monitoringtools
- Archiveer en analyseer de media-impact
Een goede follow-up verhoogt je kans op langdurige persrelaties en zichtbaarheid
