Een goed georganiseerde voorfase bepaalt in grote mate het succes van het evenement zelf. Door je doelgroep actief te betrekken vóórdat de deuren openen, creëer je niet alleen meer aanmeldingen, maar ook een warme, betrokken community die zich écht verbonden voelt met je merk of organisatie. Kortom: betrokkenheid begint niet bij binnenkomst, maar bij het eerste contactmoment.
Bouw een community vóórdat de deuren openen
De meest succesvolle evenementen hebben één ding gemeen: ze voelen als een community. Begin daarom al vroeg met het creëren van verbinding tussen deelnemers, sprekers en partners. Start bijvoorbeeld een besloten LinkedIn-groep of een online platform waar deelnemers ideeën kunnen delen, vragen kunnen stellen of alvast kennismaken. Zo ontstaat er een gevoel van saamhorigheid, waardoor de drempel om actief deel te nemen op de dag zelf lager wordt. Bovendien vergroot het de kans dat deelnemers het event actief promoten binnen hun eigen netwerk – gratis mond-tot-mondreclame dus.
Vertel verhalen, geen alleenstaande feiten
Mensen verbinden zich niet met data of programma’s, maar met verhalen. Gebruik storytelling in je communicatie: deel inspirerende quotes van sprekers, behind-the-scenes beelden van de voorbereidingen of een terugblik op eerdere edities. Storytelling zorgt ervoor dat je doelgroep zich emotioneel verbonden voelt met je event - en dat vergroot de kans dat ze aanwezig willen zijn. Denk aan een video waarin de organisator uitlegt waarom dit event belangrijk is, of een persoonlijk bericht van een spreker die alvast een tipje van de sluier oplicht.
Zet social media slim in
Social media zijn perfect om buzz te creëren vóór je evenement. Gebruik een herkenbare eventhashtag, plan een countdown en deel regelmatig updates over nieuwe sprekers, partners of activiteiten. Een effectieve strategie is om interactie te stimuleren: stel vragen, start polls of organiseer kleine winacties zoals ‘tag een collega die hier ook bij moet zijn’. Zo laat je je doelgroep niet alleen kijken, maar ook meedoen - en dat zorgt voor een veel hogere betrokkenheid.
Gebruik gepersonaliseerde communicatie
Een standaard uitnodiging in de inbox verdwijnt snel tussen alle andere mails. Door te segmenteren op functie, interesse of eerdere deelname kun je veel persoonlijker communiceren. Stuur bijvoorbeeld een inspiratiemail met content die aansluit bij iemands vakgebied of uitdaging. Gepersonaliseerde e-mails laten zien dat je je doelgroep écht begrijpt, wat de kans vergroot dat ze zich betrokken voelen nog vóór ze zich hebben aangemeld.
Betrek partners en sprekers bij de voorpret
Sprekers, sponsors en partners zijn vaak je beste ambassadeurs. Moedig hen aan om het evenement te delen via hun eigen kanalen. Geef ze kant-en-klare visuals, tekstsnippets of video’s die ze makkelijk kunnen posten. Door hun bereik in te zetten, vergroot je niet alleen je zichtbaarheid, maar creëer je ook meer geloofwaardigheid - want mensen vertrouwen eerder de aanbeveling van een bekend gezicht dan een advertentie.
Geef een voorproefje van de ervaring
Een sneak peek werkt altijd goed. Denk aan een korte video van de locatie, een mini-interview met een spreker, of een exclusieve blik op het programma. Dit wekt nieuwsgierigheid en maakt het makkelijker voor mensen om zich een beeld te vormen van wat ze kunnen verwachten. Mensen willen graag onderdeel zijn van iets bijzonders. Door hen alvast een glimp van de ervaring te geven, vergroot je de kans dat ze zich aanmelden én enthousiast blijven tot de dag zelf.
Meer inspiratie, tips en tricks nodig? Die vind je hier.
