EvenementOrganiseren.nl

Let op: scan uw eventlocatie op deze zaken

In uw zoektocht naar de ideale locatie moet u vooral deze 10 punten even meenemen. Zo zie je niets over het hoofd ziet bij de locatie-inspectie. Want wat is er nou vervelender dan op de dag zelf ontdekken dat het internet niet werkt, dat je voor kleine extra's moet bijbetalen. Voorkom verassingen en overleg en check goed.

1. Check reviews
Kijk goed naar negatieve en 'lauwe' reviews en probeer de betrouwbaarheid van de positieve reviews in te schatten of zelfs te controleren. Maak van het online onderzoek een routine, maar laat het niet uw enige bron zijn. Slechts 1,5 procent laat gemiddeld een review achter, een heel klein aantal dus, waarbij het vaak ook nog eens de extreem positieve of negatieve reacties zijn. En wat te denken van alle 20 medewerkers van de locatie die ook een review achter laten. Zoek naar de goed onderbouwde reacties. Kijk ook goed wat er op social media over de locatie gezegd wordt en gebruik voor je peers en groepen met eventprofs.

2. First impressions
Vaar op uw eerste ervaring met de locatie. In heel veel gevallen zegt het eerste contact alles over hoe de locatie in uw evenemententraject een rol zal gaan spelen. Dus een locatie waar het dagen duurt voordat u een reactie krijgt? Dat kon wel eens de verkeerde zijn...Nog een tip: de eventmanager die goed naar u luistert, is in veel gevallen een betere partner dan de locatieman- of vrouw die alleen maar over de locatie ratelt.

3. Check referenties
Zorg altijd voor een aantal referenties om echt vertrouwen te kunnen krijgen in de potentiele locatie voor uw evenement. Vraagt u bij de locatie om contactgegevens van voorgaande klanten en ze houden de boot af, dan zou u zich af kunnen vragen of zij wel bij u passen. Het moet een standaard service zijn om u in contact te brengen met voorgangers om zo betrouwbare referenties te krijgen in
plaats van uit de mond van de locatie zelf. Vindt u zelf een voorganger is dat nog betrouwbaarder, omdat de locatie vanzelfsprekend de happy klant doorgeeft.

4. Observeer ter plekke
Observeer goed: kijk naar achterstallig onderhoud, want ook dat is een teken aan de wand...Vragen naar de schoonmaakroutines, een kijkje in de keuken, etc etc het geeft een goede steekproef van wat uw gast uiteindelijk te wachten zal staan. En misschien wel het allerbelangrijkst: gaat u gebruik maken van meubels en decor van de locatie zelf, kijk daar op voorhand goed naar. Is het niet verouderd? Zit het comfortabel? Voldoet het aan wat u wilt creëren? Kortom, kom niet voor negatieve verrassingen te staan door goed te observeren.

5. Test de flexibiliteit
Kijk goed naar de policies, voorwaarden, mogelijkheden en hun manier van interactie met uw wensen om zo in te schatten hoe hoog hun mate van flexibiliteit is. Natuurlijk moeten er voorschriften en policies zijn, maar zonder flexibiliteit komt u er niet. Dus bespreek en bespeur de mogelijkheden op dat vlak.

6. Niet accuraat, niet in staat
Blijf uit de buurt van een locatie die niet accuraat reageert of u niet meteen voorzien van antwoorden en service. Langer dan 24 uur wachten op een reactie? Kortaf reacties zonder meerwaarde? Het is een teken van te grote drukte of gebrek aan service, allebei een slecht teken.

7. Check partners
Onderzoek en doorgraaf preferred partnerships van een locatie voordat u vast zit aan een contract. Als de locatie onderdelen van uw evenement niet zelf kan invullen, verzorgen is er vaak een lijst van preferred partners per locatie. Vraag hier naar. Er is niets mis mee om te werken met locatie-experts, maar verbindt u niet aan partners waar u wellicht geschiktere kandidaten voor in gedachten had. Moet u uitkopen als u met een andere partij komt? Is er transparantie in de prijzen? Locaties die hier open en eerlijk met u meekijken zijn de locaties die u moet hebben, bij de locaties die hier geheimzinnig of niet open over communiceren, moeten uw voelsprieten recht overeind gaan staan...

8. Ervaar de locatieroute
Centraal gelegen, het staat op de website van bijna iedere locatie, maar ervaar zelf de route naar de locatie. Met OV, met auto, klopt het verhaal bij uw ervaring. Ligt de locatie aantrekkelijk of hebben de bedrijven er om heen enorme stankoverlast...het klinkt ietwat kinderachtig, maar ervaar het, want dat is wat uw gasten ook gaan ervaren. Het zal uw gasten enorm teleurstellen en ze een totaal verkeerde binnenkomst geven.

9. Test zelf het internet 
Test het internet: WiFi, 4G, is het afdoende, makkelijk toegankelijk, etc. Het is inmiddels een basisvoorwaarde dus controleer het goed, zorg dat u weet wat u nodig heeft voor uw evenement en check of dat aanwezig is. 

10. Niets mag te veel zijn
Overspannen reacties op veranderingen of speciale verzoekjes: geen goed teken. Heeft u bijzondere ideeën of verzoeken en u merkt aan alles dat dit eigenlijk allemaal veel te veel is: wegwezen!  Meedenken, helpen en service bieden, dat is waar u recht op heeft.

CONCLUSIE:
Let op, deze waarschuwingslijst is voor de locaties waar u niet moet wezen. Gelukkig beschikt ons land over een enorm aantal prachtige en kwalitatief zeer goede evenementenlocaties. Dus bovenstaande scenario’s zult u niet veel tegenkomen, maar wees gewaarschuwd als u ze wel ondervindt. En realiseert u zich het simpele feit: locaties moeten zichzelf verkopen en zullen hun plussen aan u presenteren, onderzoek zelf wat de minnen zijn en maak dan uw balans op. 

Op zoek naar een geschikte evenementenlocatie, kijk dan eens bij het aanbod: