EvenementOrganiseren.nl

Deelnemersregistratie op evenementen: voor elke wens is er een oplossing

Door Easydus
De tijd van bezoekers uitnodigen met een wel of niet mooi opgemaakt mailtje ligt ver achter ons. Evenementen organiseren en de eisen aan de bezoekersregistratie worden steeds complexer en bezoekers stellen steeds meer eisen aan evenementen. Voor alle speciale wensen biedt Easydus software een oplossing voor de registratie van jouw bezoekers. Herken je de volgende situaties?
  • Wil je bij de aanmelding van uw bezoekers een limiet stellen aan aantal bezoekers en melding geven als het evenement vol is?
  • Heb je speciale wensen voor de bezoekers ten aanzien van dieet, overnachtingen, parkeerplaatsen en wil je de mogelijkheid hebben om bijv. betaalde of gratis parkeertickets mee te sturen?
  • Zijn jouw bezoekers gesegmenteerd en heb je speciale wensen ten aanzien van prijzen, kortingen of BTW verrekening per segment?
  • Wil je een bepaald type bezoeker alleen toegang geven tot bepaalde workshops, of een beperking in het aantal workshops per deelnemer?
  • Wil je na aanmelding op automatische wijze bepaalde bezoekers bepaalde informatie of specifieke documenten opsturen?
  • Wil je jouw landingspagina, badge, parkeerkaarten, uitnodiging en QR ticket geheel in eigen stijl opmaken?
  • Wil je de landingspagina van het evenement of de bijeenkomst geheel integreren in jouw eigen website?
  • Wil je een eigen printer voor het drukken van de badges gebruiken? En wil je daarbij een oplossing voor het automatisch printen van de badge na het scannen van het toegangsticket?
  • Heb je behoefte aan software die bruikbaar is voor exposanten of standhouders?

De evenement registratie software van Easydus biedt voor al de bovenstaande zaken een oplossing. Met behulp van webformulieren, e-mails, conditionele acties, facturatie, QR ticketing kan elke denkbare evenementregistratie georganiseerd worden.  Hiermee kun je als evenement organisator nog meer voldoen aan uw klantwensen.  

bezoekersregistratie

Het belang van professionele eventregistratie

De meeste eventbureaus zakelijke events organiseren voor bedrijven gebruiken inmiddels professionele registratie-bedrijven of eigen systemen met aanmeldsites of pagina’s voor hun deelnemersregistratie. Datzelfde geldt voor de (interne) corporate eventmanagers, zij gaan over op  AVG-proof werkende organisaties en systemen. Ondanks dat vele software bedrijven claimen dat hun software  AVG compliant is, bieden ze bijvoorbeeld nog steeds geen verwerkersovereenkomst aan met de gebruiker. Dit is volgens de nieuwe privacy regels wel verplicht.  

Dat is allemaal niet zonder reden. De al eerder genoemde AVG-wetgeving die vanaf 25 mei 2018 de privacy waarborgt van ieder individu heeft de organisator van allerlei soorten evenementen zoals meetings, congressen, personeelsfeesten, dealerdagen, open dagen en relatie- en netwerkevenementen ertoe gedwongen complete aanmeld-systemen te hanteren voor hun data.

 

Dat heeft voor en nadelen. Kosten besparen door efficiëntie is een bekend voordeel. Een simpel voorbeeld daarvan: als je weet hoeveel mensen er daadwerkelijk op je evenement komen omdat alle mensen geregistreerd zijn en omdat ze zich ook eenvoudig af kunnen melden levert direct een besparing op m.b.t. de catering én het in te zetten personeel. Ook het eenvoudig versturen van een herinnering (no-show mail) vanuit de voor de deelnemers bekende omgeving/adres levert een direct actueel inzicht in het te verwachten aantal deelnemers aan het te organiseren event.
 

 

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x