Onduidelijke of incomplete informatie
Het klinkt vanzelfsprekend dat je duidelijke en complete informatie op je uitnodiging moet zetten, maar helaas gaat het maar als te vaak mis. Om dat te voorkomen, moet je in ieder geval voor zorgen dat de 5 W’s en H altijd beantwoord zijn: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Wees daarbij specifiek. ‘Volgende week zaterdag’ is niet goed genoeg, noem een datum. Vergeet aanvullende praktische informatie ook iets, zoals parkeermogelijkheden, dresscode, eventuele kosten of cadeautips. Zo zorg je er ook voor dat mensen goed voorbereid zijn.
Te laat versturen
Vaak wordt er tot het laatste moment gewacht met het versturen van uitnodigingen, met als gevolg dat er potentiële gasten afvallen omdat ze geen tijd meer hebben om hun agenda aan te passen. Bijvoorbeeld omdat het toch langer duurt voordat de uitnodiging af is of er problemen zijn met het printen ervan. Voorkom wat dat laatste betreft dat je zonder inkt komt te zitten op het moment suprême. Je kunt nu alvast online snel en gemakkelijk inktcartridges bestellen. Let op: vooral in drukke periodes zoals rond de feestdagen of in de zomer is het extra belangrijk om vroeg te zijn met het versturen van je uitnodigingen.
Geen duidelijke RSVP-vraag
Het kan fijn zijn om te weten wie er komt, zodat je weet waar je aan toe bent. Maar dan moeten mensen wel weten dat er van ze verwacht wordt dat ze een reactie sturen. Daar moet je dan dus expliciet om vragen, anders kun je het ze niet kwalijk nemen als ze dat niet doen. Vermeld langs welke weg mensen geacht worden reageren en stel er een duidelijke deadline aan, anders ben je alsnog last minute mensen aan het najagen.
Een rommelige of onduidelijke opmaak
Natuurlijk moet alle benodigde informatie op de uitnodiging komen te staan. Maar dat moet dan wel allemaal in een nette opmaak gegoten worden. Dat is dan ook waar de hobbyisten zich vaak onderscheiden van de professionals, want die eersten komen maar al te vaak met een uitnodiging die visueel chaotisch is of moeilijk te lezen is door kleine letters of rare kleurencombinaties. Dat kan ervoor zorgen dat mensen het verwarrend vinden of niet serieus nemen. Gebruik daarom liever rustige kleuren, laat voldoende witruimte en zorg voor overzicht in je opmaak.
Te veel tekst
Aansluitend bij het vorige is het zaak om zo veel mogelijk in te dikken. Je hoeft niet allemaal volzinnen te schrijven. Daarmee gaat het overzicht vaak verloren. Mensen scannen graag om de informatie te vinden die ze zoeken. Een lap tekst schrikt dan af en creëert onduidelijkheid. Wees summier en maak het voor mensen makkelijk om te vinden wat ze moeten weten.
Geen rekening houden met mobiel gebruik
Een uitnodiging hoeft natuurlijk niet altijd fysiek verstuurd te worden. In deze tijd is het steeds gebruikelijker om dat elektronisch te doen. Als je daarvoor kiest, houd daar dan ook rekening mee bij het ontwerpen van de uitnodiging. Wat werk op papier, werkt vaak minder goed op een scherm. Zeker als dat een klein scherm van een smartphone is, en het is zeer denkbaar dat veel mensen je elektronische uitnodiging daarop openen. Zorg dat de belangrijke tekst goed leesbaar is en dat alles goed schaalt.
Er zijn dus wel een aantal valkuilen om te vermijden. Het inschakelen van professionals kan die helpen te voorkomen, maar dat kost in sommige gevallen wellicht te veel geld. Ga op zoek naar een goed voorbeeld om als richtlijn aan te houden, zodat je houvast hebt om zelf tot een goed opgestelde en vormgegeven uitnodiging te komen.
