Een sterk deelnemersbedankje na een evenement is geen formaliteit, maar een verlengstuk van je eventstrategie. Door slim gebruik te maken van timing, personalisatie en waardevolle content, vergroot je de impact van je event en versterk je de band met je doelgroep. Of je nu een congres organiseert in Amsterdam, een netwerkbijeenkomst in Brussel of een bedrijfsevent in Rotterdam: een goed doordachte follow-up zorgt ervoor dat je event niet eindigt bij de uitgang, maar doorwerkt in herinnering en relatie.
Waarom een sterk deelnemersbedankje essentieel is
Een goed deelnemersbedankje is meer dan beleefdheid. Het is een krachtig instrument binnen je eventmarketing en relatiebeheer. Zeker bij zakelijke evenementen, congressen en netwerkbijeenkomsten in grote steden, waar concurrentie groot is, maakt een sterke follow-up het verschil. Met een doordachte bedankmail of bedankactie:
- Versterk je de herinnering aan het event
- Vergroot je de kans op herhaalbezoek
- Stimuleer je interactie op social media
- Verzamel je waardevolle feedback
- Bouw je verder aan je community
Stap 1: Verstuur je bedankje op het juiste moment
Timing is cruciaal. Verstuur je deelnemersbedankje bij voorkeur binnen 24 tot 48 uur na afloop van het evenement. De beleving zit dan nog vers in het geheugen. Bij meerdaagse congressen of festivals kun je zelfs werken met een eerste korte bedankmail direct na afloop en een uitgebreidere follow-up enkele dagen later, inclusief aftermovie of presentaties.
Stap 2: Maak het persoonlijk en relevant
Een standaardmail voelt afstandelijk. Personalisatie verhoogt de betrokkenheid aanzienlijk. Denk aan:
- De naam van de deelnemer in de aanhef
- Verwijzing naar de specifieke sessie of track die iemand volgde
- Gepersonaliseerde content of downloads
- Relevante vervolgevents
Voor zakelijke events werkt segmentatie goed. Sprekers, sponsors, VIP-gasten en reguliere deelnemers vragen ieder om een andere toon en inhoud.
Stap 3: Voeg waarde toe in plaats van alleen ‘bedankt’
Een krachtig deelnemersbedankje biedt meer dan een bedankzin. Voeg bijvoorbeeld toe:
- Een link naar presentaties of whitepapers
- Een aftermovie of fotogalerij
- Een exclusieve korting voor een volgende editie
- Toegang tot een online community
- Extra content die tijdens het event is besproken
Zo verleng je de levensduur van je evenement en vergroot je de impact.
Stap 4: Activeer je deelnemers
Wil je meer uit je event halen? Gebruik je follow-up om deelnemers te activeren. Vraag om:
- Feedback via een korte enquête
- Reviews of testimonials
- Het delen van ervaringen op LinkedIn of Instagram
- Inschrijving voor een nieuwsbrief of volgende editie
Voor evenementen in Nederland en België blijkt dat korte, mobiele enquêtes het beste werken. Houd het laagdrempelig en kort.
Stap 5: Denk ook offline
Een deelnemersbedankje hoeft niet altijd digitaal te zijn. Bij exclusieve events of kleinere bijeenkomsten kan een fysieke kaart, een gepersonaliseerd geschenk of een handgeschreven bedankje enorm veel indruk maken. Zeker bij high-end zakelijke events of relatie-evenementen kan dit nét dat verschil maken in relatiebeheer.
Veelgemaakte fouten bij deelnemersbedankjes
Let op deze valkuilen:
- Te laat versturen
- Te algemeen en onpersoonlijk
- Alleen gericht op verkoop
- Geen duidelijke vervolgstap bieden
Een deelnemersbedankje draait om waardering, niet om directe conversie. Commerciële opvolging mag, maar subtiel.
Op zoek naar meer inspiratie voor jouw event? Kijk dan snel hier.
