Voordat je iemand kunt trainen, moet je precies weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Maak een overzicht van alle taken: van bezoekersregistratie en crowd control tot catering en technische ondersteuning. Door iedereen een duidelijke rol te geven, voorkom je chaos op de dag zelf.
Start de training met een gezamenlijke bijeenkomst. Dit is een moment om de missie en verwachtingen van het evenement te delen, het team te motiveren en iedereen aan elkaar voor te stellen. Geef een korte presentatie over de belangrijkste taken en doelen van de dag.
Niemand onthoudt een 20-pagina’s tellend handboek uit z'n hoofd. Zorg dus voor een interactieve training. Laat je team oefenen met realistische scenario’s:
- Hoe ga je om met een ontevreden bezoeker?
- Wat doe je bij een medische noodsituatie?
- Hoe communiceer je snel en effectief met de rest van het team?
Een goed evenement valt of staat met heldere communicatie. Zorg ervoor dat iedereen weet hoe en via welke kanalen gecommuniceerd wordt. Gebruik portofoons, een WhatsApp-groep of een event-app zodat niemand voor verrassingen komt te staan.
Als je de kans hebt, organiseer dan een rondleiding op de eventlocatie. Laat je team kennismaken met de plattegrond, nooduitgangen en belangrijke faciliteiten. Hoe beter ze de locatie kennen, hoe sneller ze kunnen handelen in onverwachte situaties.
Geef je team een beknopt document met de belangrijkste informatie: contactpersonen, een tijdschema, plattegrond en de meest voorkomende Q&A’s. Dit voorkomt paniekmomentjes op de dag zelf.
Op de dag van het evenement is een korte laatste briefing essentieel. Loop nog eens door de belangrijkste punten en geef je team de kans om vragen te stellen. Dit helpt iedereen om met vertrouwen aan de dag te beginnen.
Een goede training stopt niet na het evenement. Plan een evaluatiemoment om te bespreken wat goed ging en wat beter kan. Dit helpt je om toekomstige events nog strakker te organiseren.
