Bij Jaarbeurs begeleiden we dagelijks zowel trainers, teamleiders en officemanagers als marketeers en eventmanagers in hun zoektocht naar de juiste setting. Wat we daarvan leren, delen we graag met je. Want of je nu een compacte vergadering organiseert of een congres met meerdere sessies, je merkt het verschil als alles klopt.
1. Wat is het doel van jouw bijeenkomst?
Een ruimte is nooit neutraal. Ze versterkt (of verzwakt) de sfeer, de energie en de focus. Begin dus niet met de vraag ‘wat is beschikbaar?’, maar met: Wat wil ik dat deze bijeenkomst oplevert?
Wil je dat ze iets leren, beslissen, brainstormen of juist geïnspireerd raken? Afhankelijk van dat doel heb je een andere setting nodig. Denk aan:
• Een plenaire opstelling voor kennisoverdracht
• Een informele omgeving voor creatieve uitwisseling
• Een compacte ruimte voor verdiepende gesprekken
Laat de vorm volgen uit de functie. Het doel bepaalt het type ruimte dat je nodig hebt.
2. Hoe groot is je groep en wat voor dynamiek verwacht je?
Het aantal deelnemers is belangrijk, maar het gaat ook om de manier waarop je met elkaar werkt. Te weinig ruimte geeft onrust. Te veel ruimte zorgt voor afstand en verlies van energie. Is er veel interactie? Blijft iedereen zitten of wordt er veel gewisseld? Heb je subgroepen of breakout-sessies?
Let op:
• Past de groep fysiek in de ruimte zonder dat het krap voelt?
• Is er daglicht, goede ventilatie, prettige akoestiek, ook achterin de zaal?
• Kun je de ruimte makkelijk herinrichten of op delen?
Jaarbeurs biedt zalen in allerlei groottes en stijlen, van vergaderruimtes voor 6 personen tot congreszalen voor 400 of wel 1500 deelnemers. Altijd met aandacht voor rust, routing en techniek.
3. Welke opstelling ondersteunt je doelstelling?
De opstelling bepaalt hoe mensen zich gedragen. Een theateropstelling vraagt om luisteren. Een kring nodigt uit tot gesprek. Tafels in groepjes stimuleren samenwerking. En een lange tafel straalt gelijkwaardigheid en gezamenlijkheid uit.
Vraag jezelf af:
• Wil ik éénrichtingsverkeer of juist interactie?
• Is samenwerking belangrijk, of overzicht en rust?
• Moeten mensen makkelijk kunnen bewegen?
Laat je adviseren over wat past. Flexibiliteit in de zalen geeft je ruimte om te schakelen tijdens de dag. Zeker bij grotere events is het slim om plenair en breakout-opstellingen op elkaar af te stemmen.
4. Wat wil je dat de ruimte uitstraalt?
De sfeer van een zaal wordt bepaald door licht, kleur, inrichting, akoestiek en temperatuur. En dat doet iets met mensen.Wil je een energieke sfeer of juist rust en focus? Wil je dat mensen zich welkom en op hun gemak voelen zodra ze binnenkomen?
Let op:
• Natuurlijk daglicht of prettig kunstlicht
• Kleurgebruik dat aansluit bij je doel (denk aan kleurpsychologie)
• Mogelijkheden voor eigen branding of sfeerbepaling
• Instelbare verlichting voor verschillende fases van je programma
Zowel de vergaderzalen van MeetUp als de congreszalen van Jaarbeurs zijn ontworpen met comfort en beleving als uitgangspunt. Onze ruimtes bieden zelfs instelbare kleurenverlichting, waarmee je sfeer letterlijk kunt beïnvloeden.
5. Hoe bereikbaar en overzichtelijk is de locatie?
Een bijeenkomst begint al voor de ingang. Je wilt dat mensen makkelijk aankomen, zich welkom voelen en snel hun weg vinden.
Let op:
• Waar komen je deelnemers vandaan en wat is de meest centrale plaats voor hen?
• Is de locatie goed bereikbaar per trein én auto?
• Kun je parkeren op of bij de locatie?
• Is de routing helder, ook voor grotere groepen?
• Is er voldoende ruimte voor ontvangst, registratie of garderobe?
Bij Jaarbeurs sta je binnen vijf minuten van het station in de ontvangsthal van je event. En voor wie met de auto komt, zijn er meerdere parkeerlocaties op eigen terrein.
6. Wat gebeurt er buiten de zaal?
Een goede bijeenkomst leeft ook tussen de sessies door. Koffiemomenten, lunchpauzes, informele gesprekken, daar gebeurt vaak net zo veel als tijdens het programma zelf.
Zorg dus dat je ook daar goed over nadenkt:
• Is er een centrale ruimte voor pauze en ontmoeting?
• Zijn catering en ontvangst op orde?
• Is de routing logisch en ontspannen?
Bij Jaarbeurs zijn alle locaties ingericht met aandacht voor deze tussenmomenten. Denk aan de lounge van MeetUp of de foyers bij de congreszalen, waar deelnemers even kunnen opladen of netwerken.
Een ruimte is meer dan vier muren
De juiste ruimte ondersteunt, inspireert en laat mensen zich welkom voelen. En dat zie je terug in de energie van je bijeenkomst. Of je nu een compacte strategiesessie organiseert of een grootschalig symposium: een goede keuze begint bij de juiste vragen.
Zorgeloos organiseren is zorgeloos samenkomen
Bij Jaarbeurs denken we met je mee. Met meer dan 50 zalen in hartje Utrecht - van moderne vergaderruimtes tot volledig uitgeruste congreszalen - vind je altijd een ruimte die past bij jouw doel, doelgroep en dagindeling. En altijd met persoonlijke begeleiding, professionele techniek en gastvrije ontvangst. Zodat jij je volledig kunt focussen op de inhoud.
Volgende week in de serie Zorgeloos samenkomen
Wat kleur, licht en rust doen met je groep, en hoe je daar slim gebruik van maakt.
________________________________________
Wil je sparren over de juiste setting voor jouw bijeenkomst? Jaarbeurs helpt je graag verder. Ze laten zien hoe je de zintuigen inzet voor focus, energie en verbinding. Voor kleinere bijeenkomsten én grote events.
Volg Jaarbeurs op LinkedIn of houd onze blog in de gaten om niets te missen.
