Het grote evaluatiemoment: Zo organiseer je een ijzersterke evaluatie van je evenement
1. Plan je evaluatie vóór het event begint
Klinkt simpel, maar gebeurt zelden. De beste evaluaties beginnen niet ná het event, maar ervoor. Leg vast:
- welke onderdelen je wil evalueren
- wie erbij moet zijn
- welke data je nodig hebt
- hoe je input verzamelt van bezoekers, crew, leveranciers en stakeholders
Door vooraf verwachtingen en doelen te benoemen, voorkom je dat de evaluatie verzandt in losse meningen of onderbuikgevoelens.
2. Verzamel data terwijl het event loopt
Niet wachten tot achteraf - dan is iedereen details vergeten. Maak het een proces. Denk aan:
- bezoekersfeedback via QR-codes
- crewfeedback via een korte app-vraag
- statistieken van ticketing, programma en publieksstromen
- notities van productie, veiligheid en horeca
- registraties van klachten, complimenten en incidenten
Hoe meer realtime input, hoe objectiever je evaluatie. Bonus: wijs iemand aan als ‘observator’ die niet meedraait in de hectiek, maar actief signaleert wat goed gaat en wat wringt.
3. Nodig de juiste mensen uit - niet iedereen
Een evaluatie is geen dorpsvergadering. Hoe meer mensen, hoe minder resultaat. Nodig alleen de mensen uit:
- die direct verantwoordelijk waren
- die beslissingen kunnen nemen
- die relevante informatie bezitten
Andere feedback verzamel je vooraf via formulieren of korte interviews. Zo houd je de meeting efficiënt én werkbaar.
4. Begin met wat goed ging (ja, echt)
Teams zijn geneigd direct in problemen te duiken, maar dat werkt demotiverend en beperkt het perspectief. Start daarom met:
- successen
- complimenten
- opvallende verbeteringen ten opzichte van eerdere edities
Dit zorgt voor openheid, veiligheid en motivatie. Vaak komen de verbeterpunten daarna vanzelf.
5. Gebruik een vaste structuur, anders wordt het chaos
Hou je evaluatie strak en overzichtelijk met een vaste volgorde, zoals:
- Doelen & KPI’s
- Programmatische onderdelen
- Bezoekerservaring
- Logistiek & techniek
- Communicatie & marketing
- Crew & leveranciers
- Financieel overzicht
- Risico’s, incidenten & oplossingen
- Prioriteitenlijst voor volgend jaar
Een gestructureerde aanpak voorkomt dat de meeting afdwaalt naar “ja maar vorig jaar…”-discussies.
6. Werk met concrete vragen (niet met vage meningen)
Vermijd open deuren zoals: ‘Hoe vonden jullie het gaan?’ Stel liever scherpe vragen zoals:
- Wat werkte beter dan verwacht?
- Waar liepen bezoekers vast of wachtten ze te lang?
- Welke technische schakels waren kwetsbaar?
- Waar ontstond stress in het team en waarom?
- Welke keuzes hebben echt tijd of geld bespaard?
- Wat zouden we NOOIT meer zo doen?
- Welke ideën moeten we absoluut meenemen naar volgend jaar?
Hoe concreter de vraag, hoe bruikbaarder de uitkomst.
7. Creëer ruimte voor de ‘oepsjes’ - zonder schuldigen aan te wijzen
Oepsjes horen bij events. Ze verdwijnen alleen als je ze eerlijk bespreekt. Stel jezelf twee vragen:
- Wat ging er mis?
- Wat moet er in het proces veranderen zodat het niet opnieuw gebeurt?
Niet wie, maar wat is de oorzaak. Zo blijft de evaluatie veilig en constructief.
8. Eindig met drie duidelijke actielijsten
Één grote lijst werkt nooit. Maak drie compacte, werkbare lijsten:
- Direct oppakken - binnen 2 weken
- Voor volgend jaar - toevoegen aan draaiboek en planning
- Lange termijn - investeringen, samenwerkingen, strategie
- Noteer per punt: wie verantwoordelijk is en wanneer het afgerond moet zijn.
9. Deel een korte samenvatting met alle betrokkenen
Schrijf geen roman. Een half A4 met hoogtepunten, bevindingen en actiepunten is genoeg. Zo weet iedereen waar ze aan bijdragen en wordt de evaluatie meer dan een document in een map.
10. Vier het succes(!!)
Een jaar hard werken verdient een moment van erkenning. Een borrel, een bedankmail, een shout-out: het is niet alleen leuk, maar ook essentieel voor binding. Want een evaluatie gaat niet alleen over verbeteren, maar ook over waarderen.
