Online registratiesystemen zijn de helden van snelle registraties. Zoek er eentje waarmee je bezoekers hun gegevens simpel kunnen invullen, betalen en een ticket kunnen downloaden. Een gebruiksvriendelijk platform zorgt ervoor dat mensen zich snel aanmelden, zonder gedoe met technische obstakels. Tip: kies een systeem dat QR-codes genereert voor een snelle check-in op locatie.
Zorg dat iedereen precies weet wat ze kunnen verwachten. Stuur een bevestigingsmail met een overzicht van de registratie-informatie, QR-code en belangrijke details over de dag. Verzend een reminder 24 uur voor het evenement en voeg handige info toe, zoals de beste route naar de locatie en wat ze bij de ingang nodig hebben.
Niets is vervelender dan eindeloos in de rij staan. Met een digitale check-in kunnen bezoekers zichzelf scannen, vergelijkbaar met een luchthaven. Dit kan via een speciale app of door simpele scanners bij de ingang te plaatsen. Laat je team beschikbaar zijn voor vragen, maar geef bezoekers de vrijheid om zelf in te checken. Dit bespaart tijd en zorgt voor een soepele doorstroom.
Overweeg om inchecken mogelijk te maken op verschillende tijden of in verschillende golven, bijvoorbeeld via tijdsloten of VIP-ingangen. Als bezoekers verspreid aankomen, voorkom je piekdrukte en wordt het hele proces minder chaotisch. En ja, je kunt hier gerust wat creatief mee omgaan: een aparte ‘snelweg’ voor VIP's of vroege vogels kan net dat beetje extra geven.
Als je een groot evenement organiseert, zijn vrijwilligers je geheime wapen. Met extra mensen bij de ingang kunnen vragen snel worden beantwoord en kunnen bezoekers hun weg vinden zonder zich verloren te voelen. Vergeet niet om je vrijwilligers goed te instrueren en ze herkenbaar te maken met badges of T-shirts.
Doe een testronde, zodat je zeker weet dat alles soepel verloopt op de grote dag. Controleer de scanners, test of QR-codes werken, en loop alle stappen van je systeem door. Dit helpt om kinderziektes te elimineren en zorgt voor een stressvrije incheckervaring voor iedereen.
Overweeg om bezoekers een welkom-pakketje te geven bij de ingang – een kleine goodiebag of een programmaboekje – en ze vervolgens snel door te sturen naar het evenement zelf. Zo voelen ze zich meteen welkom zonder dat je de doorstroom ophoudt.
