Duurzaam organiseren zit niet in één grote maatregel, maar juist in de keuzes die je vooraf maakt. Door vanaf het begin bewust keuzes te maken, kun je stap voor stap duurzamere keuzes maken voor je evenement. De Rijtuigenloods in Amersfoort, onderdeel van Next Venue, deelt vier praktische tips om duurzaamheid vanaf het begin mee te nemen in de organisatie van je evenement.
1. Kies bewust je evenementenlocatie
De locatie heeft invloed op verschillende onderdelen van een evenement. Denk aan het gebouw zelf, de energievoorziening, bereikbaarheid en de aanwezige faciliteiten. Een bestaand gebouw opnieuw gebruiken kan bijvoorbeeld een bewuste keuze zijn.
De Rijtuigenloods in Amersfoort is gevestigd in een voormalig onderhoudsgebouw voor treinen uit 1904. Het rijksmonument op de Wagenwerkplaats heeft een nieuwe functie gekregen als evenementenlocatie, waarbij historische elementen zoals spoorrails en spoorbielzen behouden zijn gebleven. De locatie beschikt daarnaast over het Gouden Green Key-certificaat, een internationaal keurmerk voor duurzame bedrijfsvoering in de recreatie- en evenementensector.
2. Kijk naar de reis van je gasten
Een evenement begint eigenlijk al voordat je gasten de locatie binnenstappen. Hoe zij naar het evenement reizen, heeft namelijk ook invloed op de totale impact. Een goed bereikbare locatie maakt het makkelijker om voor de trein of bus te kiezen.
De Rijtuigenloods ligt centraal in Nederland, vlak bij de A1 en A28 en op vijf minuten loopafstand van station Amersfoort Centraal. Daarmee is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer vanuit verschillende delen van het land. Wie met de auto komt, kan gebruikmaken van 400 gratis parkeerplaatsen op eigen terrein, inclusief laadpalen voor elektrische auto's.
Door bij de uitnodiging of praktische informatie meteen de verschillende reisopties te delen, geef je gasten de mogelijkheid om bewust te kiezen hoe ze naar het evenement komen. Zo begint duurzaam organiseren al vóór de start van het programma.
3. Kies voor lokale en seizoensgebonden catering
Duurzame keuzes stoppen niet bij de locatie. Ook wat er tijdens het evenement op tafel komt, speelt een rol. Door te kiezen voor producten uit de regio en ingrediënten van het seizoen, kun je de herkomst van je catering bewuster meenemen in de organisatie.
Bij De Rijtuigenloods wordt gewerkt met lokale en seizoensgebonden producten. Waar mogelijk komen ingrediënten rechtstreeks of via een korte keten van boeren, bakkers en andere producenten uit de regio. Zo krijgen lokale producten een plek op het menu en kan onnodig transport waar mogelijk worden beperkt.
Ook voedselverspilling is een belangrijk aandachtspunt. Door de catering zorgvuldig af te stemmen op het aantal gasten en de hoeveelheden goed in te schatten, kan worden voorkomen dat onnodig veel eten overblijft. Een relatief kleine keuze in de voorbereiding kan daarmee al verschil maken.
4. Laat de locatie het decor zijn
Bij de inrichting van een evenement worden al snel materialen gehuurd, aangeschaft of speciaal naar de locatie vervoerd. Denk aan stoelen, decoratie en techniek. Een eerste stap naar een bewuster evenement is daarom simpel: kijk wat er al is.
De Rijtuigenloods heeft dankzij haar rijke spoorhistorie al een uitgesproken uitstraling. De originele rails, spoorbielzen, staalconstructie en historische treinwagons zijn onderdeel van de locatie en vormen samen het decor. Daardoor hoeft niet voor ieder evenement een ruimte volledig opnieuw te worden aangekleed.
Ook de verschillende ruimtes en aanwezige faciliteiten bieden mogelijkheden om veel vanuit één locatie te organiseren. Door gebruik te maken van wat er al is en extra materialen en transportbewegingen waar mogelijk te beperken, kun je bewuster omgaan met de middelen die voor een evenement nodig zijn.
