Hopelijk bieden onderstaande 5 tips en zaken waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van een evenement in Q3 en Q4 van 2022 voldoende houvast om gerust en effectief een live communicatie of live marketing event in te plannen:
1. Slecht weer scenario wordt online scenario
Het is koffiedik kijken: krijgen we een najaarspiek, komen er weer maatregelen, moeten we als branche zelfreguleren en wat mag straks wel en niet. De tip die hier bijhoort: zorg net als bij outdoor events in deze weken voor een 'slecht weer scenario'. Alleen zal dat scenario dan een online, hybride of andere invulling-scenario moeten worden. Maak daarbij goede afspraken met locatie, AV-bedrijf en denk als opdrachtgevend bedrijf na over het aantal bezoekers. Is er bijvoorbeeld een alternatief denkbaar waarbij je jouw (bijvoorbeeld) 250 gasten kunt verdelen over 2 sessies? Kortom, wees voorbereid.
Meer weten over online en hybride:
2. Gestegen energieprijs zorgt voor duurdere locatiehuur
Het is nu al aan de orde van de dag: locaties hebben direct te maken met een hogere energierekening. Gaan hier open het gesprek over aan. Diverse locaties berekenen de extra energiekosten over het aantal bezoekers uit. Daardoor ontstaat een kleine meerprijs, maar door hier transparant over te spreken, komt niemand voor verrassingen te staan en zal begrip en realiteit moeten zorgen voor heldere budgettering.
3. Logistieke obstakels: kies voor korte lijnen catering
Een mix van personele tekorten, duurdere kilometerprijzen en in een aantal gevallen de gevolgen van de oorlog in Oekraine zorgen voor logistieke obstakels. Een keus die daarbij gemaakt kan worden en ook nog eens geheel in lijn met verantwoord en duurzaam organiseren ligt: kies voor korte lijnen. Catering en overige benodigdheden lokaal inkopen loont. Daarbij moet je die keus wel tijdig maken, want ook hier geldt schaarste en volle agenda's.
- Lees meer: De niet te stuiten opmars van de korte keten
4. Zie de eventbedrijven als partners, niet als speelbal
De bedrijven in de evenementenbranche komen uit verschrikkelijk zwaar weer. Enkele bedrijven moeten het stellen met minder handjes en zelfs minder materieel. Daarbij past een koude opdrachtgever-toeleveranciers-verhouding niet. Werk, plan en organiseer vanuit partnerschap en open en tijdige communicatie. Maak van jouw partners dus geen speelbal, maar werk ook hier vanuit begrip voor de situatie in de branche en zoek samen naar de beste oplossing.
5. PLAN! Ga er voor!
Wat je ook doet. Welke drempels je ook kunt bedenken? Of welke pandemie-scenario's je ook kunt bedenken, geen live communicatie en events inplannen is geen optie. Welke maatregelen er wellicht nog zullen volgen, als bedrijf of organisaties mag jouw communicatie, marketing of relatiebeheer niet weer tot stilstand komen. Gebruik bovenstaande tips en ga er voor. Plan en blijf jouw collega's, relaties, consumenten en alle overige doelgroepen aan je binden. Een prima oplossing is in het denken in Always on Events, zodat je eenvoudig jouw mix van online en live fysiek kunt afwisselen en flexibel kunt verschuiven. Kortom: Ga er voor!
