Een cruciale eerste stap: wie komen er eigenlijk? Een zakelijk congres vraagt om een andere vibe dan een familiedag. Denk aan leeftijd, interesses en de reden van hun aanwezigheid. Een DJ die knallers draait, doet het bijvoorbeeld beter bij een jong publiek, terwijl een inspirerende spreker juist weer scoort op een netwerkbijeenkomst.
Pro-tip: Als je twijfelt, vraag je publiek om input via een korte enquête of poll. Zo betrek je ze meteen in de voorbereiding!
Entertainment kan een flinke hap uit je budget nemen. Van wereldberoemde artiesten tot lokale talenten, de prijzen variëren enorm. Stel een realistisch budget op en vergeet niet rekening te houden met extra kosten zoals reiskosten, techniek en catering voor de artiesten.
Budgettip: Soms kunnen onbekendere acts net zo indrukwekkend zijn én betaalbaarder. Plus, je bent lekker origineel!
Je wilt natuurlijk geen kat in de zak kopen. Vraag om video's van eerdere optredens, kijk naar recensies en vraag eventueel om referenties. Een goed bureau of agent kan je hierbij helpen en zorgen voor een betrouwbare keuze.
Niet elk entertainment past zomaar op elke locatie. Een vuurspuwer op een binnenlocatie? Misschien niet de beste keuze. Houd rekening met de ruimte, technische eisen (geluid, licht, podium) en eventuele vergunningen.
Checklijstje: Past de act bij je locatie? Zijn er technische voorzieningen? Heb je een plan B voor onverwachte situaties?
Populaire artiesten en sprekers zijn vaak maanden van tevoren volgeboekt. Wacht dus niet te lang met je keuze. Hoe eerder je boekt, hoe groter de kans dat jouw topkeuze beschikbaar is. Bovendien geeft dit meer ruimte voor onderhandelingen.
Wil je echt indruk maken? Kies dan voor een act die aansluit bij het thema of de boodschap van je evenement. Denk aan een spreker die een verhaal kan koppelen aan je merk of een muzikale act die inspeelt op de sfeer die je wilt neerzetten.
Leg alles vast in een contract: de prijs, de duur van het optreden, wat er van beide partijen wordt verwacht en wat te doen bij annuleringen. Dit voorkomt verrassingen op de dag zelf.
Last-minute wijzigingen kunnen altijd gebeuren. Een artiest wordt ziek of er zijn technische problemen. Zorg dat je een back-upplan hebt en blijf creatief. Soms leidt improvisatie tot de leukste verrassingen!
