Een locatie met interne eventplanners helpt om dit proces overzichtelijk te houden. Zij kennen de locatie, stemmen alle praktische zaken af en zorgen ervoor dat de verschillende onderdelen goed op elkaar aansluiten. Hierdoor verloopt de voorbereiding efficiënter en blijft er meer tijd over voor de inhoud van de bijeenkomst.
Korte lijnen en snelle afstemming
Interne eventplanners werken dagelijks samen met collega's van verschillende afdelingen. Daardoor schakelen zij snel, worden wijzigingen eenvoudig doorgevoerd en blijven alle betrokkenen goed op de hoogte.
Dankzij hun kennis van de locatie adviseren zij gemakkelijker over de meest geschikte ruimtes, zaalopstellingen en de praktische invulling van het programma.
Tijdens de voorbereiding brengen zij alle onderdelen van het evenement samen. Van de zaalinrichting en audiovisuele techniek tot de catering en eventuele externe leveranciers. Zij stemmen alles op elkaar af, bewaken de planning en zorgen ervoor dat ieder detail op het juiste moment geregeld is. Zo hoef je niet zelf meerdere partijen aan te sturen en verloopt de organisatie een stuk overzichtelijker.
Een duidelijke planning voor iedere bijeenkomst
Een draaiboek vormt de basis van een goed georganiseerd evenement. Hierin worden alle belangrijke onderdelen van de dag vastgelegd, zodat iedere betrokkene weet wat er verwacht wordt. Een draaiboek bevat bijvoorbeeld:
- De ontvangst van gasten
- Pauzemomenten
- Benodigdheden in de ruimte
- Lunch, diner of borrel
- Audiovisuele ondersteuning
- Op- en afbouw
Een duidelijke planning voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat de bijeenkomst volgens schema verloopt.
Food & beverage passend bij het programma
De catering heeft invloed op de beleving van een bijeenkomst. Daarom stemmen interne eventplanners de food & beverage-invulling af op het programma, de doelgroep en het moment van de dag.
Ook dieetwensen, allergieën en andere voedingsvoorkeuren kunnen vooraf worden meegenomen.
Tip: Landgoed de Horst biedt naast interne eventplanners ook verschillende food & beverage-concepten, zoals gezonde lekkernijen, uitgebreide lunches, Break on the Moves en borrelarrangementen. Hierdoor is er voor elke soort bijeenkomst een passende invulling.
Meer aandacht voor jouw gasten
Tijdens een bijeenkomst wil je je kunnen richten op de deelnemers en het programma. Door de praktische organisatie bij de locatie onder te brengen, ontstaat er meer ruimte om gasten te ontvangen, gesprekken te voeren en het evenement inhoudelijk te begeleiden.
