10 juni 2025
Checklist voor het organiseren van een congres of symposium: de ultieme gids
Een congres of symposium organiseren is een complexe maar lonende taak. Of je nu een wetenschappelijke bijeenkomst, zakelijk evenement of thematisch symposium organiseert, het succes hangt af van een goed doordachte voorbereiding. Een congres of symposium organiseren vraagt om gedetailleerde voorbereiding, maar met deze checklist leg je een stevig fundament; het helpt je gestructureerd en stressvrij te werk te gaan. Plan ruim op tijd, communiceer helder en zorg voor een vlekkeloze uitvoering. Zo zorg je voor een inspirerend en professioneel evenement dat bijblijft.
Waarom een checklist essentieel is
Een congres kent veel bewegende delen: locatie, sprekers, deelnemers, techniek, catering en promotie. Een overzichtelijke checklist zorgt ervoor dat je niets vergeet, risico’s beperkt en professioneel overkomt.
1. Doel en doelgroep vaststellen
- Wat is het doel van het congres? (Kennisdeling, netwerken, lancering)
- Wie is je doelgroep? (Professionals, onderzoekers, studenten)
- Wat is het verwachte aantal deelnemers?
Tip: Richt je programma en communicatie af op de specifieke doelgroep om maximale relevantie te garanderen.
2. Locatie en datum bepalen
- Bepaal een geschikte datum (controleer op vakantie- en beursdata).
- Kies een locatie met voldoende capaciteit en faciliteiten.
- Denk aan bereikbaarheid en parkeergelegenheid.
Pro-tip: Bezoek de locatie vooraf voor een technische en logistieke check.
3. Sprekers en programma samenstellen
- Benader keynotes vroegtijdig (minimaal 6 maanden vooraf).
- Stel een gebalanceerd programma op met voldoende pauzes.
- Gebruik eventueel een call for papers of abstracts.
Bonus: Werk met thema’s of tracks om inhoudelijke diepgang te bieden.
4. Communicatie en promotie
- Ontwikkel een communicatiestrategie (e-mail, sociale media, pers).
- Maak een landingspagina met programma, sprekers en aanmeldformulier.
- Plan een contentkalender met aankondigingen en updates.
SEO-tip: Optimaliseer je webpagina voor zoekwoorden als “congres organiseren” en “symposium tips”.
5. Registratie en ticketing
- Kies een gebruiksvriendelijk ticketsysteem.
- Bied verschillende tickettypes aan (early bird, regulier, student).
- Communiceer bevestiging en praktische informatie tijdig.
6. Catering en hospitality
- Bied gevarieerde cateringopties, ook voor dieetwensen.
- Denk aan ontvangst met koffie/thee, lunch, en borrelmomenten.
Overweeg goodiebags of give-aways bij vertrek.
7. Techniek en Faciliteiten
- Check AV-apparatuur (microfoons, projectoren, wifi).
- Zorg voor technische ondersteuning ter plekke.
- Denk aan opname of livestreaming voor hybride formats.
8. Logistiek en planningen
- Maak een draaiboek met tijdlijn, verantwoordelijkheden en contactpersonen.
- Stel een team van vrijwilligers of medewerkers samen.
- Beveilig extra materialen: badges, banners, tafels, naambordjes.
9. Evaluatie en follow-up
- Stuur een evaluatieformulier na afloop.
- Verzamel feedback voor toekomstige edities.
- Deel presentaties of opnames met deelnemers.
