Het bedenken en organiseren van een themafeest nodigt echt uit om eens helemaal los te gaan. Het ene idee is nog leuker dan het ander, maar pas op dat je je niet helemaal verliest in het creatieve proces. Blijf ook praktisch. Vijf tips:
1) Sluit aan bij je doelgroep
Welk thema kies je? Jij kunt een thema leuk vinden, maar vindt jouw doelgroep het ook leuk. Verplaats je in je gasten en zorg dat je niemand buiten sluit. Heb je eenmaal een goed thema gevonden, denk dan ook bij de verdere invulling van het draaiboek aan jouw doelgroep, want zeker met themafeesten kan de duivel soms schuilen in de details.
2) Ken je budget
Zoals gezegd, een themafeest nodigt uit tot veel creativiteit. Dat is mooi, maar de financiële ruimte is niet onbeperkt. Je kunt van alles bedenken, maar als later blijkt dat er onvoldoende budget is, is er veel tijd en moeite verloren gegaan en kun je weer terug naar tekentafel. Zorg dat je je financiele mogelijkheden in een zo vroeg mogelijk stadium helder hebt.
3) Benut de kennis van partners
Je bent op zoek naar een locatie, een cateraar en wellicht een decorateur. Deze professionals hebben veel kennis en ervaring en hebben zeer waarschijnlijk wel eens vaker te maken gehad met een themafeest. Vraag gerust deze partijen om mee te denken en je te voorzien van tips. Goede partners willen dat jouw feest een succes wordt en denken graag met je mee.
4) Hou alles in stijl
Je kiest niet voor niets voor een themafeest. Je zegt A. Zeg dan ook B en trek het thema door in alles. Dus de communicatie voorafgaand aan het themafeest - denk aan de uitnodiging - is al in de stijl van het thema. Tijdens het event moet je het thema ook consequent doorvoeren. De catering en de aankleding zijn hierbij cruciaal. Ook het bedankje en de communicatie na afloop zijn geheel in stijl.
5) Verwachtingsmanagement
Bij een themafeest moet je extra duidelijk zijn wat je van de gasten verwacht en wat de gasten van het themafeest mogen verwachten. Denk bijvoorbeeld aan kleding. Stel dat je wilt dat je gasten in hippiekleding komen. Wees dan helder, geef voorbeelden en pas op dat je de gasten niet op torenhoge kosten jaagt. Goed verwachtingsmanagement zorgt ervoor dat niemand bij binnenkomst onaangenaam verrast wordt, omdat ze in gala zijn gekomen terwijl jij als organisator vrijetijdskleding voor ogen had.
Themafeesten zijn erg populair. Inspiratie nodig?
In dit artikel vind je 100 ideeën voor een themafeest.
