EvenementOrganiseren.nl

Waarom een follow-up na je event belangrijk is

Door Safari Meeting Centre midden in Burger's Zoo
Heerlijk, na een geslaagd evenement bij een glaasje even terugblikken samen met de crew. Zo doen wij dat. We genieten nog even na en beoordelen gelijk ons eigen functioneren. Vaak loopt de organisatie als een trein, krijgen we veel enthousiaste reacties van bezoekers, maar er zijn ook altijd wel een paar verbeterpuntjes te noteren. Daar worden we alleen maar beter van. En de volgende dag? Dan versturen we gelijk een e-mail aan onze klant en de partijen met wie we samenwerkten. We bedanken ze en vragen om feedback. De napret wordt zo een waardevol natraject.

Zorg voor een goede follow-up

Wil jij ook optimaal profiteren van de resultaten van je evenement? Zorg dan voor een goede follow-up. Die is net zo belangrijk als een goede voorbereiding en bepalend voor het vervolg. Doe ideeën op en laat je inspireren voor je eigen follow-ups.

Bedank iedereen

Omdat een evenement alleen kan slagen wanneer je gasten, sprekers, artiesten, faciliterende bedrijven, sponsoren, medewerkers of vrijwilligers hebt, is het natuurlijk zaak om juist hen na afloop te bedanken. Je waardeert hun inzet en zij stellen op hun beurt jouw blijk van waardering op prijs. Dat zorgt voor een band en vergroot de kans op een volgende samenwerking. Bedanken doe je -net als evalueren- liefst binnen 2 dagen na afloop van je evenement. Stuur een e-mail, een kaart per post, of waar dat gepast is een sms- of WhatsApp-bericht.

Extra tip: geef bij het bedanken gelijk wat weg. De datum voor volgend jaar, een uitnodiging voor een barbecue met de vrijwilligers, een link naar de foto’s op je website, iets waar jouw gasten of samenwerkingspartners naar uit kunnen kijken.

Wanneer is je evenement geslaagd?

Om te weten of iets geslaagd is check je of het aan de verwachtingen heeft voldaan. Mooier is het zelfs als het de verwachtingen heeft overtroffen. Daarom begint het evalueren van je evenement al bij de voorbereidingen. Voor alle onderdelen uit je draaiboek bepaal je doelstellingen, waardoor je na afloop kunt nagaan of deze zijn behaald. Moeilijker is het niet. Bedenk in het voortraject wel concreet wat je van wie wilt weten en op welke passende manier je hier achter gaat komen. Bekijk ook onze evaluatietips.

Vraag alle partijen om feedback

Denk er ook aan je samenwerkingspartners, zoals het cateringbedrijf, de verkeersregelaars of de geluidsmensen te vragen naar hun ervaringen. Zelf vinden wij het altijd erg prettig om na afloop persoonlijk de gang van zaken even door te lopen. Als de beleving nog vers is en de contacten nog warm zijn, is het makkelijker terugblikken en kun je als organisatie de verbeterpunten direct verwerken.

Deel waardevolle content

Je organiseert een zakelijk event omdat je kennis, ontwikkelingen of ervaringen wilt delen met je publiek. Je wilt graag dat ze er iets mee gaan doen. Om alle inspiratie die je hebt meegegeven levendig te houden, kun je de content na afloop opnieuw delen. Zo zijn presentaties van sprekers ter plekke, per mail of via een eventapp uit te reiken. Discussies over bepaalde onderwerpen kun je online vervolgen, bijvoorbeeld via een Facebookgroep of een netwerkapp. Houd je deelnemers zo betrokken, als opmaat naar een volgende ontmoeting.

Blik terug met foto’s en video

Om de positieve ervaringen nog wat langer vast te houden, helpt het om beeldmateriaal te verspreiden. Laat professionele foto’s en video’s maken en deel die binnen een dag na je evenement op de social media. Maak op je website, op Facebook of Instagram fotoalbums en verwijs hiernaar. Je zult zien dat deze royaal gedeeld worden. Ook een korte en pakkende aftermovie is hiervoor heel geschikt.

 

Future For Nature maakt  van de Future For Nature Awards 2018 deze aftermovie.

Heb je livestream ingezet voorafgaand en tijdens je event, deel via dit kanaal dan ook na afloop zo’n samenvattende video of andere verslaglegging om terug te blikken. Zo kunnen geïnteresseerden die niet zijn gekomen zien wat ze gemist hebben.

 

Je kunt de livestream je evenement ook integraal beschikbaar maken na afloop, zoals Future For Nature heeft gedaan.

Extra tip: als je zelf niet in staat bent om filmmateriaal te (laten) maken, denk dan eens aan het inzetten van een lokale of regionale radio- en tv-omroep. Zij zitten vaak te springen om nieuws, komen graag langs en delen hun reportages ook online.

 

Zo zorg je voor een goede follow-up

De follow-up van je event is weer hard werken, maar wel met resultaat. Meer beleving, meer betrokkenheid en meer kans op een volgende deelname of medewerking. Onze belangrijkste tips:

  1. Bedank je gasten, sprekers, artiesten, faciliterende bedrijven, sponsoren, medewerkers of vrijwilligers binnen 2 dagen na afloop
  2. Geef daarbij wat extra’s weg, iets om naar uit te kijken
  3. Evalueer met alle partijen en werk deze evaluatie al tijdens de voorbereidingen van je evenement uit
  4. Deel de kennis, ontwikkelingen en ervaringen nog een keer (online) met je deelnemers
  5. Verspreid foto’s en film, via verschillende kanalen

Neem deze punten en het uitwerken van follow-up ook in het draaiboek van je evenement op. Zo kun je snel en adequaat handelen als het zover is. Wat doe jij nog meer na afloop van een zakelijk event? Laat het hieronder weten. Wij doen er graag ons voordeel mee.

Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre. De foto’s zijn gemaakt door Coen de Jong voor Vakmedianet.