1. Ga voor de funfactor

Bij festivals draait het om meer dan een aansprekende line-up. Datzelfde geldt voor het ‘congrestival’. Staar je niet blind op de sprekers en het inhoudelijke programma. Kennis kun je namelijk overal vandaan halen. Veel belangrijker is de funfactor en de beleving die je creëert voor bezoekers. Het sterkst is een inhoudelijke boodschap die op een entertainende manier gebracht wordt.

2.     Laat bezoekers meedoen

Daar zijn tal van manieren voor. Kies bijvoorbeeld voor een interactieve theatervoorstelling waarbij de acteurs input van jouw bezoekers gebruiken om een boodschap over te brengen. Ook ‘omdenk-shows’, waarbij je op een andere manier naar uitdagingen leert kijken, zijn vaak een succes. Wil je op de creatieve toer? Dan is een ideeënfestival, waarbij bezoekers samen in korte tijd zoveel mogelijk creatieve oplossingen of concepten bedenken, een aanrader.

3.     Van hoofdacts naar subacts

Inherent aan het congrestival-concept is dat je niet werkt met (dure) hoofdacts. In plaats daarvan programmeer je overal op je locatie kleine belevingssessies. Denk aan optredens van singer-songwriters, straattheater, illusionisten, levende standbeelden, dichters, kunstenaars; hoe breder het aanbod, hoe beter. Voor het échte festivalgevoel werk je met knusse podia of, nog beter, optredens tussen het publiek. Goede spotlights en geluidsapparatuur zijn daarbij een must.

4.     Kies een thema en ga los met de aankleding

Dresscodes tijdens een congrestival? Dat gaat misschien net een beetje te ver. Maar feit is dat festivals met een thema (denk bijvoorbeeld aan Sensation White of Zwarte Cross) een sterk verbindend karakter hebben en zorgen voor een wij-gevoel onder bezoekers. Dat thema kan je goed creëren in de aankleding. Ga voor een echte festivallook met punttenten, barretjes, polsbandjes en rollende foodtrucks. Creëer een beachlook met zand, palmbomen, loungebanken en strandtentjes. Of ga ‘back to the future’ met veel LED, rook, gadgets en futuristische knipogen.

5.     Faciliteer je bezoekers met een ‘menukaart’

De kracht van het ‘congrestival’ is dat deelnemers zélf hun programma bepalen. Dat kan alleen als jij ze faciliteert met een duidelijke ‘menukaart’ van je congrestival. Waar vinden de workshops plaats, in welke subruimte moet je zijn voor die inspirerende spreker en welke foodtrucks zijn er allemaal? Het handigst is om al die informatie in een web-app te stoppen. Lekker interactief en het biedt je de mogelijkheid om real-time programmawijzigingen door te geven. Of plaats overal schermen met programma-informatie. Het mooiste is als je daarop ook live-beelden laat zien van sessies waar je bij wilt zijn.