EvenementOrganiseren.nl

Online events en techniek: tientallen tips, do’s en don’ts

Op zoek naar een artikel met tips waardoor jouw online evenement, het online congres of de digitale meeting een succes wordt? Dan kon je in dit artikel wel eens aan je trekken komen: tientallen tips, do's en don'ts voor het organiseren van jouw online evenement en de techniek die daar bij komt kijken.

René Pouwelse, Advies Regie en Productie, is al jaren onze onafhankelijke expert op het gebied van evenemententechniek, audiovisuele middelen en concepten. René Pouwelse werkte zowel aan bureau als aan techniek-kant en benadert evenemententechniek altijd vanuit de vraag: hoe kan techniek de boodschap en het concept ten diensten zijn. Daarom vroegen wij hem nu: waar moet ik qua techniek aan denken bij online events? In deel antwoord op de vraag Waar begin je?

Online events en techniek: 'Waar begin je?'

‘Sinds eind augustus / begin september gaat de telefoon regelmatig en hoor ik: ‘Ik wil (of moet) een online event organiseren. Maar dat is technisch zo moeilijk en duur, kun jij helpen?’ Dat is in een notendop de vraag van veel opdrachtgevers. Logisch want vanaf de start van de lockdown was al snel duidelijk dat online events de enige mogelijkheid voor live communicatie waren. En dat waren we niet gewend en vonden het al helemaal niet leuk.’

Nieuw is het allerminst...

‘In 2008 werd de uitreiking van De Gouden Giraffe al live gestreamd door Hulskamp en daarvan deed ik destijds de regie. Maar als branche vonden we het niet interessant genoeg, veel gedoe en er keek niemand. Technisch kon er al best veel en nu in 2020 wordt door iedereen alles uit de kast gehaald om zo snel mogelijk een degelijke studio (pop-up of permanent) uit de grond te stampen om de opdrachtgever een live communicatie platform te bieden.’

Maar als opdrachtgever wordt het niet per definitie makkelijker...

Want welke studio moet je nu boeken? Bij de één heb je een compleet decor met 6 bemande camera’s. Bij de ander is dat beperkt tot 3 ‘remote camera’s’ en een LCD scherm. Waar begin je en wat doe je wel en wat niet? Zelf houd ik deze volgorde aan:

  • Inhoud
  • Vorm
  • Techniek

 

Eerst de inhoud, doel en doelgroep van je online event...

Net zoals we dat altijd deden en doen bij live.

Dan de vorm...

Maken we een soort TV-show? Of een TED talk? Een quiz? Of een virtueel congres met talloze subsessies? Waar zit de variatie? Welke interactie met de kijker is er? Wie is de dagvoorzitter of presentator of zijn er zelfs meerdere op verschillende plekken en in verschillende settings?

En dan pas de techniek...

Allemaal variabelen die uiteindelijk ook de techniek beïnvloeden. In mijn optiek dus de derde fase. En als je al die informatie hebt verzameld, kun je naar een professional stappen en die zal je dan adequaat adviseren over:

  • Wat is noodzakelijk? Dat moet sowieso geregeld worden.
  • Hoe kun je binnen je budget optimaal functioneren en welke middelen zet je dan in?
  • Als je nog extra(leuke) dingen wilt, wat zijn dan interessante opties?

Dit traject is bij een online event op locatie in principe hetzelfde als in een studio. Op locatie krijg je nog te maken met de basiszaken als stroom, internet, laden & lossen, karakteristieken van het gebouw die je als decor kunt gebruiken, ruimte en dergelijke.

 

3 basis tips voor online impact
Net als bij fysieke evenementen is geen enkel online event hetzelfde. Toch is er een aantal basisvoorwaarden die bij ieder online event standhouden. Wij trappen af met 3 tips die als basis gelden voor ieder online evenement:

1. Creëer alles vanuit de klantreis
Waar een fysiek event het enorme voordeel heeft van hostessen, signing, informatiepunten en live interactie, is dat online echt veel lastiger. Ja, bij veel van de virtuele eventplatforms zit ook een hulpchat of digitaal informatiepunt, maar meer dan ooit moet alles georganiseerd worden vanuit de reis van de bezoeker, de klantreis op het event. Online, digitaal en virtueel kan vrijwel alles, maar het mag nooit ten koste gaan van het effectieve en prettige bezoek van de deelnemer. Daarbij is het voor vrijwel iedere doelgroep goed om uit te gaan van digibeten: maak het bezoek tijdens het online event zo hapklaar en helder als mogelijk. Liever goed te navigeren en eenvoudig te vinden dan het allerlaatste virtuele snufje. Dat geldt ook voor een studio presentatie: neem ze bij de hand.

2. Technisch falen scenario!
De evenementenbranche is gewend aan slecht weer scenario's: een tweede concept voor als het buitengedeelte van jouw evenement niet door kan gaan. Ook hebben veel onderdelen van een goed georganiseerd evenement, een back-up plan. Bij digitale, online en/of events in virtuele omgevingen zijn die regels nog veel harder. Want gaat er online technisch iets mis, dan kan maar zo het hele event in duigen vallen. Waarbij bijvoorbeeld een los podiumdeel op een congres snel verbloemd of vervangen kan worden, is technisch falen bij een online event desastreus. Zorg dus ook hier voor back-up. Dat begint bij live technische ondersteuning, maar ook bij alternatieven. Daarbij is communicatie voor en tijdens het event van groot belang.

3. Denk televisie, maar maak geen televisie
Er zijn nogal wat eventprofessionals die hardop gezegd hebben dat ze door corona televisie zijn gaan maken. Een beetje gelijk hebben ze, maar laat het bij een beetje. Want het is televisie met de basis en de insteek van live en events. Beleving, interactie, creativiteit, verrassing, niet alleen zenden, dat maakt een online event tot een online EVENT. Bij alleen televisie-denken kun je in de 'zenden'-val trappen. Dat hoeft niet per se van negatieve impact te zijn, maar je mist op zijn minst een aantal kansen die online events bieden.

Welke studio kies ik voor mijn online event?

'Op EvenementOrganiseren.nl vind je een flink aantal waanzinnig goed geoutilleerde live stream studio’s. Allemaal met een gedegen basis als het gaat om techniek. De variatie zit met name in setting, extra technische mogelijkheden zoals greenscreen en virtuele decors, het type camera’s en bijbehorende statieven, dolly’s, rails, sliders, cranes of robots. En ook hoe bijvoorbeeld de interactie met de kijker wordt gefaciliteerd. Vaak is er ook een favoriet uitzendplatform of streamingdienst. Maar eigenlijk kan zo’n studio elk platform voorzien van een kwalitatief goede stream.'

 

3 tips op weg naar de juiste studio voor jouw online event

Als opdrachtgever heb je dus ontelbare keuzes en hoe maak je dan voor jou de juiste, waar moet je op letten? Volgens Pouwelse zijn er drie gouden tips: 

  • 1. Steek jouw energie in inhoud en vorm, schakel voor de techniek een professional in

Maak het jezelf makkelijk, steek je energie in de inhoud en de vorm en schakel voor de techniek een professional in. Die heeft de kennis van nu en weet hoe jouw programma het best over het voetlicht gebracht kan worden.

  • 2. Techniek is kostbaar, maar bij online events van onschatbare waarde

Realiseer je dat techniek kostbaar, maar bij een online event van onschatbare waarde, is. Bij online events is techniek cruciaal, bespaar daar niet onnodig op.

  • 3. Kies voor een regisseur/showcaller

Schakel een regisseur/showcaller in. Die heeft kennis van zowel inhoud, vorm als techniek en is in staat jouw wensen en verwachting te vertalen naar techniek en technici. Dat zijn namelijk twee verschillende werelden met verschillende vormen/typen van informatie.

 


Wat zijn belangrijke dingen om te weten als het gaat om de techniek rondom online events?

Licht tijdens een online event opname

Er is uiteraard licht nodig. Basis licht om te zorgen dat camera’s goed functioneren. En sfeerlicht om het voor de kijker aantrekkelijk(er) te maken. Vervolgens kun je nog los gaan met specials als ‘retro lampen’, ‘Led-Tubes’, maar ook huiselijke dingen als een schemerlamp. Jouw setting bepaalt wat wenselijk is.

Geluid:
waar moet ik aan denken voor mijn online evenement?

Een voordeel bij online events is dat je geen uitgebreide zaalversterking nodig hebt. Immers het geluid moet ‘thuis’ goed zijn. In de studio moet iedereen het programma kunnen volgen maar daar houdt het ‘eisenpakket’ wel op. Tenzij je live muziek gaat maken, dan heb je nog steeds te maken met monitoring voor artiesten en dergelijke.

Wat bij online wel een aandachtspunt is, is ‘vertraging’. Doordat het beeld en geluid wordt ‘gecodeerd en geconverteerd’ en ook omdat er vaak tussen camera’s en de stream een aantal ‘kastjes’ zit die dit doen, kan er vertraging optreden. Geluid wordt namelijk sneller gecodeerd dan beeld en dan komt het geluid dus eerder aan dan het beeld. En dan is je uitzending niet ‘lip-sync’.

  • Tip: Test je stream vooraf door in beeld rustig in je handen te klappen (of laat iemand dat doen). Als het voor je gevoel niet exact synchroon loopt dan is het a-sync. Vertraag dan het geluid met enkele frames (fractie van seconden) of miliseconden totdat het beeld van de klap exact gelijk is met het geluid.
     
  • Tip: Als je muziek laat horen kan het -afhankelijk van het platform (bijvoorbeeld YouTube)- problemen geven omdat er geen rechten worden afgedragen. Bijvoorbeeld als je Spotify muziek draait. In het ergste geval kan de provider de stream stoppen en dat wil je zeker niet!
     
  • Tip: Hou bij het kiezen van de microfoons rekening met de volgende dingen:
     
  • Zenders zijn het meest praktisch (ook m.b.t. Corona) en zorg dus dat iedereen zijn ‘eigen’ microfoon heeft. Je kunt kiezen voor ‘headsets’, die zijn erg goed want ze zitten dicht bij de bron van het geluid.
     
  • Reversmicrofoons zijn net zo goed maar zijn een stuk comfortabeler voor de drager.
     
  • Een tafelmicrofoon aan een kabel is zeer betrouwbaar maar belemmert wel je beeld enigszins. En, afhankelijk van het statief kun je vervelend ‘gebonk’ horen wanneer mensen op tafel tikken of een glas neerzetten

Camera:
welke camera's heb je nog voor de opname van jouw online event?

Ja als het gaat om beeld wordt het voor de meesten al een stuk ingewikkelder. Welke camera’s moet je hebben en waarom? Een paar variabelen:

  • Vaste camera, geen bemensing en dus 1 vast shot. Dit is met name belangrijk bij het gebruik van greenscreen. Daar ‘mag’ de camera zelfs niet bewegen omdat dan het achtergrondbeeld niet meer klopt. Hierop is een uitzondering. Met computergestuurde camera’s die gesynchroniseerd zijn met de virtuele achtergrond zijn dan wel mooie bewegingen mogelijk. Let wel, dit is een kostbare optie.
     
  • Zogenaamde ‘remote’ of ‘PTZ’ camera’s. Deze camera’s kunnen op afstand worden bediend door één of twee technici en daardoor zijn ze zeer kostenefficiënt. Met behulp van presets kun je verschillende shots voorbereiden die met een druk op de knop kunnen worden opgeroepen. Dit zijn fijne tools als je bijvoorbeeld een talkshow hebt waar de mensen niet veel bewegen. Als mensen heen en weer lopen is dit niet de beste optie.
     
  • Bemande (bemenste, is dat een woord)?) camera’s. Dat zijn camera’s zoals je ze waarschijnlijk kent en gewend bent. Een flinke camera met een technicus erachter die zelfstandig en/of op aanwijzing van een regisseur verschillende shots maakt. Voor een dynamisch en gevarieerd programma absoluut de beste keuze. Overigens kunnen de camera’s nog steeds variëren in prijs en kwaliteit. De crux zit ‘m in de bediening ervan. Daarbij zal een matige cameraman (of lees hier ook vrouw) de camera slechts bedienen en heeft vaak een technische insteek. Terwijl een top cameraman volledig opgaat in het programma, meeluistert en anticipeert en doorlopend de mooiste beelden ‘aanbiedt’ aan de regisseur. Als je deze twee personen naast elkaar zet, zie je geen enkel verschil. Kijk je naar de beelden dan is het verschil enorm.
     
  • Specials. Dat zijn de hierboven beschreven zaken die je met camera’s kunt doen. Zoals een slider waarmee mooie vloeiende horizontale bewegingen worden gemaakt. Of een ‘crane’ waarmee je ook heel soepel de lucht in kunt. Een stabilizer of steadicam voor als je in je programma iemand hebt die een stuk moet lopen en praten op camera. En computergestuurd camera’s waarmee je ook in ‘greenscreen’ vloeiende bewegingen kunt maken.
     
  • Tip: Als je een interview weergeeft waarbij een dagvoorzitter of presentator praat met een gast, zorg dat dat de camera ‘met de spreker meekijkt’. Zo kijk je de spreker in het gezicht en niet tegen de zijkant van het gezicht. Zo is de kijker meer betrokken bij het gesprek.

 

Decor:
sfeer en beeld van groot belang voor online evenementen

De camera’s registreren alles wat je in beeld brengt. Dat zijn doorgaans mensen die boeiende dingen te vertellen hebben. De plaats waar deze zich bevinden bepaalt grotendeels de sfeer van beeld. En daarom is decor ook een belangrijk aandachtspunt. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Wat bevindt zich achter deze persoon?
  • Is dit een deel van de (unieke) locatie?
  • Of is het een raam waardoor je over een stad of natuurgebied uitkijkt?
  • Is het een kale muur of een zwart theaterdoek?
     
  • Kies voor een achtergrond die niet te donker is, maar ook niet te druk. Het is ook een kwestie van smaak en sfeer. Maar zorg dat de aandacht bij de spreker blijft. Let ook op dat de verschillende shots in sfeer vergelijkbaar zijn en niet te veel afwijken.
     
  • Tip: Een zwart decor suggereert weinig ‘diepte’. Hierdoor oogt het beeld plat en oninteressant.

Eindbeeld:
Goed gebruik van een beeldmixer bepaalt het 'eindbeeld'


Naast camera’s heb je ook te maken met andere content zoals video’s, foto’s of andere afbeeldingen die relevant zijn in je programma. Die beelden worden geschakeld samen met de camera’s. En dan nog zaken als naamtitels in beeld of een overlay zoals een permanent logo ergens in de hoek. Inbellers die in de uitzending komen of software om een quiz, poll, Mural, Menti of andere interactiviteit zichtbaar te maken. Dat alles wordt verwerkt via een beeldmixer. En opnieuw afhankelijk van de inhoud en vorm en ook het aantal beeldbronnen, kan dit variëren van een mini kastje tot aan een kamerbreed paneel.

Met de beeldmixer kun je dan ook nog interessante dingen uithalen als ‘picture in picture’ of een zogenaamde PIP. Dus bijvoorbeeld een camerabeeld dat ‘op’ je PowerPoint presentatie ligt. En nog veel meer.

Bij veel studio’s is dit allemaal in een vrij uitgebreide opzet gebouwd om de meest uiteenlopende events aan te kunnen. Het kan dan voorkomen dat het voor jouw event té uitgebreid is en je maar een deel van de faciliteiten gaat gebruiken.

 

Platform:
Veel verschil in aanbieders van het platform voor online deelname

En dan nog de plek waar de uitzending of het event bekeken of aan deelgenomen wordt. Ook daar is veel verschil in en zijn er veel aanbieders. De eenvoudigste zijn onder andere Zoom en MS Teams. Daarvan is de beeldkwaliteit best oké. Als je een hoogwaardiger kwaliteit ambieert is een platform als Vimeo misschien een goede keus. In alle gevallen wordt je keuze bepaald door je wensen of eisen op het gebied van beeldkwaliteit, mogelijkheid tot interactie, gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit, eventuele extra features zoals netwerkmogelijkheid, polls, enquetes, quiz en/of de integratie van bezoekersregistratie en communicatie.

De meeste streamingplatforms werken met een zogenaamde ‘stream-key- een digitale sleutel waarmee de stream veilig binnen het platform wordt gebracht. Test vooraf deze streamkey om zeker te zijn dat je beeldsignaal goed wordt ontvangen en uitgezonden. Ook bij deze schakel kan vertraging optreden (zie geluid).

 

Vier tips van een award-winnaar
Hans Janssen van DenkProducties, Gouden Giraffe winnaar, moest met zijn befaamde events en live communicatie momenten online. Ook daar viel DenkProducties op. En dus zijn de lessen van Janssen en zijn team de lessen die we allemaal moeten leren: lessen en tips voor digitale eventproducties en online events in studio-settingen.

Maak van een kijker een deelnemer
Never a dull moment...'Dé crux in digitaal leren is 'van een kijker een deelnemer maken'. Dat doe je maar op één manier: moddervette content vol actie en afwisseling.'

'Zorg dat mensen elke minuut betrokken zijn. Bouw een boeiende mix van verhalen, tips, quizzes, zelftests, reflectiemomenten en talkshows. Verveling is de vijand van leren. Hou ze aan het beeldscherm gekluisterd!'



Geef je sprekers hun show terug
'Als je nu terugkijkt op de eerste webinars dan waren die best wel een beetje sneu. Een spreker die onwennig achter de webcam zit en (nét naast de camera) de diepte in kijkt. Vaak inhoudelijk niks op aan te merken, maar bloedeloos saai.'

'Denk je dat een spreker hier het beste uit zichzelf haalt? Ehhh nee dus. Een spreker kan pas echt schitteren in de juiste entourage. Geef ze hun show terug! Een vette studio, lekker veel licht. En spektakel. Dat kennen we al jaren van TV en dat moet hier ook gewoon terugkomen.'

Denk qua beeld en plaatjes als een tv-maker...
In congressen en seminars is het productionele plaatje best overzichtelijk: zorg voor goede sprekers, regel alle techniek, geef de spreker een bemoedigende schouderklop en zeg 'zet hem op!' Hoe anders is dat bij digitale events.

Daar ben je in de basis gewoon live TV aan het maken. Een congresdraaiboek is 3 pagina's, dat van een digitale productie is 20 pagina's. Elke minuut, camerastandpunt, splitscreen of instart zijn voorbereid. Een callsheet per minuut heb je nodig. En een echte showcaller die het team door elke minuut heen praat. Professionals zijn dus de belangrijkste schakel in een goed online event.

Les: doorloop elke minuut in je hoofd. Denk niet 'ah die doet zijn/haar ding wel' maar ga in gedachte door elk fragment van het programma en visualiseer.

Gesprek aan tafel, maar laat sprekers staan
'Het valt me steeds meer op. Het publiek wil echt een optreden zien, geen tafelmonoloog. Hoe goed zo'n verhaal inhoudelijk misschien ook is, het is gewoon veel prettiger om te kijken naar iemand die staand een bevlogen verhaal vertelt. Daar zit altijd meer power in. Meer impact. Je laat als spreker zien dat je echt je best doet. Dat wil een kijker echt heel graag.'

'Natuurlijk zijn ook concepten denkbaar waarbij meerdere gasten prima aan een talkshow tafel kunnen zitten, buiten kijf! Maar heb je echt een spreker, een voordracht, een keynote of andere presentatie, laat de spreker dan staan.'

 

10 Tips en Do's bij het organiseren van online evenementen: 

Ga je een online evenement organiseren, dan zijn dit de 10 tips en 5 dingen die je niet moet doen, volgens expert Rene Pouwelse:

  1. Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt. 
  1. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. 
  1. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie. Als internet op locatie lastig is, zijn er partijen die dit via 4G kunnen regelen en dat wordt vaak met meerdere back-up systemen uitgevoerd. 
  1. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals afkijkmonitoren voor sprekers of dagvoorztter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken. 
  1. Repeteer het hele programma. Eerst technisch maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. 
  1. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camerashot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp. 
  1. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma. Deze kan ook -in overleg met de regisseur- ingrijpen als het nodig is. 
  1. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn. Daardoor hoef je daar zelf niet meer op te letten en kun je je focussen op andere dingen. 
  1. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zometeen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video. 
  1. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren. 

 

5 no go's voor jouw online evenement:

  1. Ga niet streamen via Wifi 
  1. Maak het niet te lang, online kijken is vermoeiend. Bouw eventueel een pauze in maar zorg dat je een ‘teaser’ of ‘cliffhanger’ hebt om de kijker te enthousiasmeren op tijd terug te zijn. 
  1. De kijker laat zich niet dwingen maar informeer en enthousiasmeer om hem geboeid en betrokken te houden. 
  1. Let op het afspelen van muziek waar auteursrechten voor gelden. Kies eventueel voor rechtenvrije muziek. Dit geldt ook voor videocontent die je vooraf produceert. 
  1. Gebruik geen zwart achterdoek als decor. Hierdoor wordt het beeld ‘plat’ en saai. 

 
 

Al met al is er veel te weten over de technische kant van online events. Het voordeel van bestaande studio’s is dat over de meeste aspecten al is nagedacht en hiervoor zijn ingericht. Op locatie krijg je te maken met dezelfde dingen en dan zijn dit wat handvatten om je richting te bepalen. In alle gevallen, laat je adviseren door professionals. Online events zijn echt heel anders dan off-line! René Pouwelse

 

Interactie tijdens live events? Helemaal niet moeilijk!

Er zijn heel veel oplossingen voor online events. Van calls in Zoom of Teams tot complete online platforms, met virtuele green screen studio's waar alles kan. 'Live' publiek dat ook interactief mee kan doen is het summum. Maar ook in andere vormen kun je snel tot interactie komen: de smartphone als second screen.

Zo simpel? Ja, zo simpel. Even de eerste drempel wegnemen: ruim 90% van de Nederlanders is in bezit van een smartphone. Dat als startpunt kun je heel eenvoudig tot een geimproviseerd second screen komen. Drie hele simpele budgetloze oplossingen:

  • Whatsapp
    Ruim 12 miljoen Nederlanders maken gebruik van de Whatsapp-app. Dus zonder enige kosten voor een interactieve app rondom jouw online event kun je op een slimme manier interactie teweeg brengen via Whatsapp. Zorg in het voortraject dat deelnemers in groepen op Whatsapp samen komen. Drop daar opdrachten, foto's, vragen, tips of contact met een expert. Wat te denken van een live chat met de CEO tijdens het event?


     
  • Facetime
    Eigenlijk kun je hier iedere videochat-app voor gebruiken, maar als er tijdens het evenement interactieve links beschikbaar zijn waardoor je 1 op 1 met een expert, collega of sprekers kunt videochatten, heeft dat enorme meerwaarde.
     
  • Zoom / Teams
    Tijdens het evenement kun je deelnemers vragen om deel te nemen middels hun laptop of tablet en tegelijkertijd via de smartphone een tweede scherm open te zetten. Daar kun je in applicaties als Zoom of Teams interactie, overleg of sprekers aan het woord laten.

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x