Je hebt de online event organiseren checklist doorgenomen, doelstellingen bepaald en het format gekozen? Dan kun je beginnen met het voorbereiden van je online event.

Online event organiseren: 4 stappen in het voortraject

Er is een aantal belangrijke factoren om in overweging te nemen in het voortraject van een online evenement, een webinar of een online livestream, die de experts van AVEX en de ervaringsdeskundigen van de AVEX STUDIO'S, graag met je delen:

1. Programma en inhoud van het online evenement

Bepaal het programma en de inhoud van het evenement. Welke sprekers passen bij het onderwerp, is er ruimte voor presentaties en welke interactieve elementen kun je toepassen?

2. Promotie van jouw online event

Maak een plan voor de promotie van het evenement. Hoe bereik je je doelgroep via verschillende kanalen. Richt je je op sociale media, e-mailmarketing en andere marketingactiviteiten. Of organiseer je een ‘by-invitation-only’ online event? Denk ook na hoe je de gasten digitaal gaat uitnodigen en registeren.

3. Technische voorbereidingen

Zorg voor een goede technische voorbereiding, en kijk niet alleen naar techniek maar ook naar software. Zorg ervoor dat je zelf op voorhand voldoende bekend bent met het gebruik van het platform en de software. Of huur een expert of support in. Een goede studio voor jouw online event heeft het allemaal in eigen huis:

4. Planning en timing 

Maak een duidelijke planning en zorg voor voldoende tijd om alles voor te bereiden en te testen voordat het evenement plaatsvindt. Ruim hier voldoende tijd voor in, ook bij sprekers en gasten.

Meer weten over het organiseren van een online evenement?

>> Online event organiseren: de checklist