Ontwerp je event voor twee doelgroepen
Een veelgemaakte fout bij hybride evenementen is dat het fysieke programma leidend is en de livestream er als extraatje naast draait. Daardoor kijken digitale deelnemers al snel naar een registratie van een evenement dat eigenlijk voor iemand anders bedoeld is.
Zie de online bezoeker daarom als een volwaardige tweede doelgroep. Vraag je bij ieder programmaonderdeel af wat iemand thuis ziet, hoort en kan doen. Soms betekent dit dat je een onderdeel iets moet aanpassen of speciaal voor de digitale deelnemers extra content toevoegt.
Maak van een livestream een uitzending
Een goed online programma lijkt eerder op een professionele uitzending dan op een vaste livestream. Wissel verschillende camerastandpunten af, breng presentaties duidelijk in beeld en zorg voor goed geluid. Juist dat laatste is essentieel: een deelnemer accepteert een minder perfect beeld vaak eerder dan slecht verstaanbare sprekers.
Een online host kan bovendien rechtstreeks tegen digitale deelnemers praten, uitleg geven over het programma en schakelen tussen verschillende onderdelen. Zo ontstaat het gevoel dat er ook aan de andere kant van het scherm een evenement plaatsvindt.
Zorg regelmatig voor interactie
Digitaal deelnemen hoeft niet te betekenen dat je alleen maar kijkt. Geef online bezoekers mogelijkheden om actief mee te doen met polls, quizzen, stellingen, chats en Q&A's. Laat vragen uit de livestream bijvoorbeeld behandelen door de dagvoorzitter op het podium.
Zorg dat interactie niet beperkt blijft tot één moment. Kleine activaties verspreid over het programma helpen deelnemers om hun aandacht erbij te houden. Maak daarbij duidelijk hoe en wanneer zij kunnen reageren.
Verbind online en fysieke deelnemers
De kracht van een hybride evenement zit juist in de verbinding tussen beide werelden. Laat online deelnemers bijvoorbeeld samen met bezoekers in de zaal stemmen over een stelling. Toon reacties uit de chat op een scherm of laat een digitale deelnemer via een videoverbinding een vraag stellen aan een spreker.
Ook netwerken kan onderdeel zijn van het digitale programma. Denk aan online break-outsessies, korte één-op-één-gesprekken of digitale thematafels. Zo krijgen deelnemers thuis meer mogelijkheden om andere bezoekers te ontmoeten.
Houd rekening met een andere spanningsboog
Wie achter een laptop zit, heeft voortdurend afleiding binnen handbereik. Een lange keynote die in een congreszaal goed werkt, kan online veel lastiger zijn om te volgen.
Werk daarom met compacte programmaonderdelen en voldoende afwisseling. Een presentatie kan bijvoorbeeld worden opgevolgd door een poll, interview, panelgesprek of korte pauze. Je hoeft het fysieke programma daarvoor niet volledig om te gooien. Het gaat er vooral om dat je bewust nadenkt over het ritme van de online-ervaring.
Vergeet de digitale deelnemer tijdens pauzes niet
Wanneer bezoekers op locatie koffie gaan halen of netwerken, wil je voorkomen dat online deelnemers twintig minuten naar een leeg podium kijken. Gebruik pauzes voor exclusieve interviews, een kijkje achter de schermen, een samenvatting van de vorige sessie of een gesprek met een spreker.
Juist deze extra content kan digitale deelname aantrekkelijk maken. De online bezoeker krijgt zo niet simpelweg minder dan de fysieke bezoeker, maar een andere evenementervaring.
Test de volledige online bezoekersreis
Techniek speelt bij hybride evenementen een belangrijke rol, maar kijk verder dan alleen de livestream. Test vooraf de hele digitale bezoekersreis: van inloggen en navigeren tot vragen stellen, deelnemen aan polls en het bekijken van presentaties.
Uiteindelijk draait een succesvol hybride evenement niet om de vraag of iemand in de zaal of achter een scherm zit. Als beide doelgroepen kunnen kijken, reageren, deelnemen en elkaar ontmoeten, wordt digitaal deelnemen een volwaardig onderdeel van je event.
