Volgens EventBranche.nl in hun artikel Hoe komen we nu en in 2024 tot brand experiences met impact? zijn dit de vijf pilaren om tot impact te komen met jouw evenement:

• Omarm personalisatie en maatwerk
  Personalisatie binnen events
• Benut de kracht van technologie
  AI, AR, VR, XR geven beleving op jouw event vorm
• Geef prioriteit aan duurzaamheid en ethische praktijken
  Het event als het moment om de duurzame visie te tonen
• Bevorder authentieke en betekenisvolle relaties
  De consument wil merken om zich bij aan te sluiten
• Blijf wendbaar en aanpasbaar
  Pas je aan op de jongste consumenten/doelgroep inzichten

In dit artikel duiken we in de eerste pilaar: omarm personalisatie en maatwerk voor jouw evenement. Met de simpele vraag: hoe doe je dat in de prakijk? En vooral hoe doe je dat zonder dat je drie nieuwe studies hoeft te doen of je hele evenement anders moet organiseren?

1. Haal persoonlijke data uit je registratieproces 

Laat deelnemers tijdens het registratieproces hun interesses en voorkeuren aangeven, zodat je een gepersonaliseerde ervaring kunt bieden. Stuur bijvoorbeeld een gepersonaliseerde welkomstmail met suggesties voor sessies of workshops die aansluiten bij hun interesses.

2. De bezoeker stelt zelf zijn/haar programma samen 

Geef deelnemers de mogelijkheid om hun eigen agenda samen te stellen op basis van hun voorkeuren. Bied een overzicht van sprekers, sessies en workshops en laat hen hun persoonlijke schema maken. Dit geeft hen meer controle over hun ervaring en zorgt voor een betere match tussen hun interesses en het programma. En gebruik je punt 1 ook, geef dan als organisatie bijvoorbeeld drie sessie aan die volledig aansluiten bij de input en data die je uit het registratieproces hebt gehaald.

3. Persoonsgebonden branding...

Personaliseer de inhoud en materialen die deelnemers ontvangen tijdens het evenement. Stuur bijvoorbeeld gepersonaliseerde badges, notitieblokken of informatiepakketten op basis van hun voorkeuren of bedrijfsachtergrond. We besteden al decennia lang aandacht aan de branding en huisstijl op een evenement, maar het wordt pas echt boeiend als je jouw merk verbindt met de persoon die als gast op jouw event is.

4. Netwerkmogelijkheden

Faciliteer het netwerken door deelnemers te matchen op basis van hun interesses, vakgebied of branche. Dit kan worden gedaan via een online platform waar deelnemers profielen kunnen aanmaken en met elkaar in contact kunnen komen. Zo kunnen zij relevante contacten leggen en waarde halen uit hun bezoek aan het evenement. Geef ze ook hierbij, net als bij punt 2 zelf de regie: willen ze aansluiten bij een tafeldiscussie op onderwerp? Of geef jij als organisatoren een top 3 van mensen die ze op basis van hun ingevulde uitdaging moeten ontmoeten?

5. Het persoonlijke natraject

Stuur na afloop van het evenement gepersonaliseerde follow-up e-mails naar deelnemers, waarin je hen bedankt voor hun aanwezigheid en hun interessegebieden belicht. Vraag om feedback over hun ervaring en bied eventueel aanvullende informatie aan die aansluit bij hun interesses. Ook goed om te doen: zorg voor beeld materiaal van de gast tijdens jouw event. Bijvoorbeeld marathons doen dat op basis van chip en deelnemernummer, krijg je na afloop een korte reel van hoe je over de finish kwam. Dat kunnen wij toch ook?

"Door deze voorbeelden van personalisatie toe te passen, kun je deelnemers een unieke en waardevolle ervaring bieden die aansluit bij hun individuele behoeften en voorkeuren."

EvenementOrgsaniseren.nl 2023