Foto: 100 jaar Tata Steel, IDTV 

• 1. Doelstelling? Doelstelling!

Wat hoop je met deze dag te bereiken? Is dat voor jouw duidelijk? Dan is dit voor de bezoekers ook duidelijk. Houd er hierbij rekening mee dat zo een evenement voor jouw klant/relatie in de meeste gevallen geen prioriteit heeft. Zeker niet wanneer de werkdruk hoog is. Waar is de doelgroep in geïnteresseerd?  Neem dit als basis en brei het programma hier om heen. Om te zorgen voor een hogere opkomst kan je beter uitgegaan worden van een dagdeel in plaats van een hele dag.
 

• 2. Het moet meer zijn dan een bedrijfsbezoek

Maak van deze dag een beleving en zorg ervoor dat je niet alleen zend. Het gevaar van een klantendag is het idee dat het enkel en alleen om jouw bedrijf/organisatie gaat. Maak vooraf in de uitnodiging duidelijk dat er meer te halen valt dan alleen de rondleiding door jullie kantoorpand of de presentatie over jullie nieuwste product. Denk aan een interessante spreker op het podium, een sportieve activiteit, een workshop.. Als het maar een dynamisch en interactief programma is. 

• 3. Persoonlijk contact

Zorg ervoor dat elke klant zich welkom voelt en gezien wordt. Komen er 100 gasten dan kunt u hen niet allen persoonlijk welkom heten maar wel kan hij/zij in de mailing persoonlijk aangesproken worden. Wel die persoonlijke benadering de dag zelf? Zorg er dan voor dat er een aantal collega’s bij het ontvangst aanwezig zijn, zodat het eerste contact gelegd kan worden. Zorg gedurende het evenement ook voor veel ruimte voor informeel contact, zowel tussen leverancier en relatie, als tussen relaties onderling.
Let op: Er dienen voldoende mensen van het gastbedrijf aanwezig te zijn die zich over de relaties kunnen ontfermen. Belangrijk: deze mensen zijn een gesprekspartner voor de gasten, en moeten dus van hetzelfde ‘niveau’ zijn.

• 4. Pas op: Wees niet té royaal

Er zit een groot verschil tussen ‘verwennen’ en ‘beïnvloeden’. Worden de gasten extreem in de watten gelegd dan roept dit bij de één een positief gevoel op maar bij de ander geeft dit het gevoel omgekocht te worden. Kies een gulden middenweg, wees royaal maar niet té. Denk maar eens aan een vertegenwoordiger die voor een afspraak bij jou op de zaak met een Ferari voor komt rijden. 9 van de 10 mensen denkt: ‘Ik betaal duidelijk te veel voor datgene wat hij/zij komt aanbieden’. Hetzelfde geldt voor klantenevenement. Fles Moët & Chandon per persoon bij binnenkomst? Feestlijk misschien maar toch maar niet doen.. Dit voorbeeld is overdreven maar ons punt is duidelijk.

• 5. Verras!

Een open deur wellicht maar ga ervan uit dat jouw klanten meerdere uitnodigingen ontvangen voor soortgelijke borrels/evenementen. Wij durven te wedden dat er minimaal één uitnodiging voor een golfbijeenkomst bij zit, ga dus voor iets origineels en verras. Bedenk waar jij zelf, in de rol van klant, enthousiast van wordt. Is dit een evenement in festival setting op een strand? Is dit een actief dagprogramma en een inhoudelijke sessie op het podium? Doe eens inspiratie op, kijk bijvoorbeeld naar de meest geboekte teambuilding activiteiten. 

• Tip: Overweeg bij het kiezen van een evenementenlocatie of één of meerdere centrale bijeenkomst(en) houdt of een aantal regionale bijeenkomsten. 

Relatie eventcase:

Een voorbeeld van een geslaagd klantendag/relatie event zagen wij tijdens hét evenement binnen de evenementenbranche: De Gouden Giraffe Event Awards. Het bedrijf Tata Steel vierde hun 100 jarig bestaan voor 25.000 gasten. De hoofddoelstelling was het versterken van de langdurige relatie met klanten, partners en de regio. En het vieren van het 100-jarig bestaan van ‘Hoogovens’ (nu TSN) op een passende, positieve en duurzame wijze.

Casenaam: 100 jaar Tata Steel
Opdrachtgever: Tata Steel
Inzender: IDTV
Locatie: Tata Steel terrein
Aantal personen: 25.000 gasten
Doelgroep: Medewerkers, Klanten, Politiek, Leveranciers, Regio/ omwonenden, Talent/ arbeidsmarkt, Oud-medewerkers

Het effect?
Klanten voelden zich onderdeel van de ‘community’; dit is vaak genoemd in feedback. Daarnaast wordt de totale mediawaarde  geschat op 1,7 miljoen waaronder: 16 keer op de radio, 6 keer op landelijk televisie, 252 krantenartikelen, 178 online artikelen, 217 social media posts, 1418% meer reacties op facebookberichten, 797 volgers op instagram, groei van 249%, 11.320 reacties op LinkedIn berichten.

Concept:
Tata Steel realiseert zich dat iedereen uit haar netwerk heeft bijgedragen aan het succes van de afgelopen 100 jaar. En dat die gemeenschap misschien nog wel belangrijker is om de grote uitdagingen van nu aan te gaan. Voor de transformatie naar klimaatneutraal staal maken is iedereen nodig. Daarom is het 100 jarig bestaan ingezet om die gemeenschap te bevestigen en te versterken. We bedachten een concept waarmee we al die verschillende doelgroepen betrokken bij het feest en inspireerden met elkaars verhalen. We bouwden ‘De Wereld van Staal’, een tijdelijk festival op het terrein van Tata Steel. Daar ontvingen we in 16 eventdagen 25.000 bezoekers; medewerkers, klanten, buren, scholieren, leveranciers, politiek, gepensioneerden en de koning. We raakten iedereen in het hart met een indrukwekkende voorstelling en we betrokken ze bij de oplossingen voor de toekomst. Daarmee legden we een stevige basis voor de komende 100 jaar.