Live events tijdens COVID-19: zo maakt een locatie jouw event veilig

De congres- en vergaderlocatie WICC in Wageningen heeft echte eventexperts in haar team en die hebben een soort customer journey uitgewerkt: het bezoek van een evenement binnen de huidige 1,5 meter samenleving. ‘Met de grote omvang van ons hotel en congrescentrum is een evenement, congres of vergadering binnen de 1,5 meter samenleving zeker haalbaar. Daarom heeft het WICC zichzelf volledig heringericht op basis van deze nieuwe maatschappij.’ Stap voor stap door de locatie, zo wordt ook jouw event een veilig evenement in COVID-19 periode:

• Parkeren en entree

Bij de ingang van de parkeerplaats kun je een kaartje trekken, daarmee heb je toegang tot ons parkeerterrein. Jouw gast krijgt daarbij de volgende adviezen mee:

· Wacht in uw auto wanneer een gast naast u tegelijkertijd zijn of haar auto wilt verlaten of in wilt stappen.

· Zorg dat u alles bij u heeft om extra loopverkeer naar de auto te voorkomen.

· Laat geen waardevolle spullen achter in uw auto, maar die tip gold altijd al.

Vervolgens kom je eenvoudig bij de hoofdentree aan. De hoofd entree is verdeeld in een in- en uitgang. Bij binnenkomst is het verplicht om de handen te desinfecteren, bij de daarvoor opgestelde stations. Bij deze stations staan ook televisies waarop veiligheidsinstructies worden afgespeeld. Eventueel kunnen hier ook hostessen neergezet worden voor live begeleiding.

Bij meerdere congressen tegelijkertijd zal bij de ingang van de parkeerplaats een bord worden geplaatst waarop de congressen van die dag staan vermeld met de daarbij behorende ingang tot dit congres. Vervolgens zijn er op de parkeerplaats borden geplaatst die de congresbezoekers begeleiden naar de juiste (sub)- ingang. Deze ingang zal direct of dichtbij de congreszaal uitkomen.

• Receptie

Eenmaal binnen wordt jouw gast verwelkomd bij de receptie. De receptie is verdeeld in twee delen. Door middel van looplijnen en wachtlijnen is de route hiervan aangegeven. Daarnaast is de receptie voorzien van plexiglas spatschermen. Het gedeelte op de kopse kant is ingericht voor het in en-uitchecken van gasten.

TIP: Ons systeem geeft de gast de mogelijkheid om zelf thuis achter zijn/haar computer of telefoon in te checken voor aanvang in het hotel, ideaal om wachtrijen nog verder in te korten. Aan jou als

organisator om daar in het voortraject op te wijzen. Bij binnenkomst is het dan nog enkel het uitgeven van een kamerpas. De kamerpassen en sleutels worden na gebruik grondig gedesinfecteerd.

Het overige stuk van de desk is ingericht voor overige vragen voor gasten. Ook hierbij willen wij u graag benadrukken dat vragen ook digitaal aan ons kunnen worden gesteld. Hierbij worden onze desbetreffende medewerkers automatisch door opgeroepen om jou van dienst te kunnen zijn.

• Toiletten

Het toilet is rondom 1,5 meter evenementen nog wel eens een bottle neck. Daar heeft WICC een aardige oplossing voor gevonden. Onze toiletten zijn uitgerust met instructies. Voordat uw gasten gebruik mogen maken van de toiletgroepen dienen zij eerst bij het desbetreffende desinfectiestation hun handen te desinfecteren en de instructiefilm te kijken die wordt getoond.

Gebruik maken van een toilet verloopt als volgt:

· Er hangen bij de entree van de toiletruimtes een aantal nummers gelijk aan het aantal toiletten.

· Deze nummers dienen door de toiletgebruikers te worden meegenomen tijdens het toiletgebruik.

· Wanneer de toiletgebruiker klaar is, dient de persoon deze kaart weer terug te hangen voor de volgende toiletgebruiker.

Met dit systeem voorkomen we dat gasten met te veel personen in de toiletruimte elkaar moeten kruisen. Het WICC beschikt over meerdere toiletgroepen, zodat lange wachtrijen voorkomen kunnen worden. De toiletgroepen worden vaker en intensiever gereinigd door onze huishouding.

• Zalen

Bij groepen groter dan +/- 100 personen wordt in de zaal op de vloer aangegeven wat de looppaden zijn voor deze ruimte. De ruimtes tussen de zitplaatsen zijn afgestemd op de 1,5 meter samenleving. Hierdoor kan het zijn dat uw congres uit moet wijken naar grotere zalen of dat het congres over meerdere ruimtes moet worden verdeeld. Dit gaat uiteraard altijd in overleg.

• Lunch

Om zo min mogelijk fysiek verkeer te hebben van en naar onze ruimtes, adviseren wij om te lunchen in de zaal. Wanneer er toch de voorkeur is om te lunchen in een andere ruimte kan dit in overleg. Er zal dan afhankelijk van de aantallen gewerkt worden in meerdere shifts. Op dit moment zitten wij in een testfase om een keuze voor de lunch door te geven via een qr-code op je mobiele telefoon of via ons Guest Portal. Zo kunnen we samen zorgen voor een veilige lunch en het beperken van de foodwaste.

• Schoonmaak

Wanneer de gasten uit de ruimte weg zijn zal onze huishouding de volledige ruimte naast de normale schoonmaak extra desinfecteren. Hierbij vooral lettend op lichtknoppen, deurklinken, raambediening en meubilair. Uiteraard is het mogelijk om tussentijds uw ruimte extra te laten desinfecteren. Graag verwijzen wij u ook naar het hoofdstuk extra beschermingsmogelijkheden (zie pagina 10 van het document) om uw evenement indien wenselijk naar een extra veilig niveau te brengen.

Binnenkort neemt WICC je mee in het food and beverage gedeelte van een evenement tijdens COVID-19. Meer weten over WICC?