Begin al vóór het event
Goede leadopvolging begint niet na, maar vóór je evenement. Bepaal vooraf welke informatie je van bezoekers wilt verzamelen en wat je daarmee gaat doen. Alleen een naam en e-mailadres registreren is vaak onvoldoende om later een relevant gesprek te voeren.
Denk daarom na over informatie zoals functie, organisatie, interesses, uitdagingen of de reden waarom iemand jouw evenement bezoekt. Dat kan via het registratieformulier, maar ook tijdens gesprekken op locatie. Zorg daarbij altijd dat het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens past binnen de AVG.
Spreek daarnaast met het team af wanneer iemand daadwerkelijk als lead wordt gezien. Zo voorkom je dat iedere bezoeker na afloop dezelfde commerciële boodschap ontvangt.
Segmenteer na het event
Niet iedere lead is even waardevol of bevindt zich in dezelfde fase. Iemand die tijdens een beurs uitgebreid naar een specifieke dienst informeert, vraagt om een andere opvolging dan een bezoeker die alleen een presentatie heeft bijgewoond.
Verdeel leads bijvoorbeeld op basis van interesse, gedrag of koopintentie. Je kunt daarbij onderscheid maken tussen warme leads die snel persoonlijk contact verdienen en contacten die eerst verder geïnformeerd en geïnspireerd kunnen worden. Die segmentatie maakt je communicatie relevanter én helpt het salesteam prioriteiten te stellen.
Wacht niet te lang!
Een lead is meestal het meest waardevol wanneer de ontmoeting nog vers in het geheugen zit. Wacht daarom niet weken met de eerste follow-up. Stuur bij voorkeur binnen enkele werkdagen een relevante boodschap.
Dat hoeft niet direct een verkoopgesprek te zijn. Deel bijvoorbeeld de presentatie die iemand heeft bijgewoond, een interessant artikel over het besproken onderwerp of aanvullende informatie waar tijdens het evenement naar werd gevraagd. Een generieke mail met ‘bedankt voor je bezoek’ is snel verstuurd, maar geeft de ontvanger weinig reden om verder te reageren. Hoe beter je aansluit op het contactmoment tijdens het event, hoe sterker de opvolging.
Maak follow-ups persoonlijk
Personalisatie gaat verder dan automatisch een voornaam boven een e-mail plaatsen. Verwijs waar mogelijk naar wat iemand heeft gedaan, bekeken of besproken. Heeft een bezoeker een bepaalde workshop gevolgd? Downloadde iemand informatie over één specifiek product? Of ontstond tijdens een netwerkborrel een interessant gesprek?
Gebruik die informatie als vertrekpunt. Daarmee laat je zien dat de opvolging een vervolg is op de ontmoeting en geen losstaande marketingmail.
Blijf leads voeden met relevante content
Niet iedere lead is direct klaar voor een afspraak of aankoop. Dat betekent niet dat het contact waardeloos is. Met lead nurturing blijf je op een relevante manier in beeld.
Denk aan inhoudelijke nieuwsbrieven, cases, webinars, whitepapers of uitnodigingen voor een volgend evenement. Kies content die past bij de interesses en vragen van de lead, in plaats van voortdurend dezelfde commerciële boodschap te herhalen.
Meten is weten
Bekijk ten slotte niet alleen hoeveel leads je hebt verzameld, maar vooral wat ermee gebeurt. Hoeveel leads reageren op de follow-up? Hoeveel afspraken ontstaan eruit? En hoeveel contacten worden uiteindelijk klant?
Door deze resultaten te koppelen aan je evenement krijg je beter inzicht in de kwaliteit van je leads en de ROI van je event. Die kennis helpt je bovendien om bij een volgende editie gerichter leads te verzamelen én effectiever te verzilveren.
