Deelnemersregistratie: hoe pak je dat professioneel aan?

De meeste eventbureaus die congressen, relatie-gerelateerde zakelijke events organiseren voor bedrijven gebruiken inmiddels professionele registratie-bedrijven of eigen systemen met aanmeldsites of pagina’s voor hun deelnemersregistratie.

Datzelfde geldt voor de (interne) corporate eventmanagers en ook secretaresses gaan steeds meer over op de vaak AFG-proof werkende bedrijven en systemen.

Dat is allemaal niet zonder reden. De al eerder genoemde AVG-wetgeving die vanaf 25 mei 2018 de privacy waarborgt van ieder individu heeft de organisator van allerlei soorten evenementen als meetings, congressen, personeelsfeesten, dealerdagen, open dagen en relatie- en netwerkevenementen er toe gedwongen hele aanmeld-systemen te hanteren voor hun data.

Dat heeft voor en nadelen. Kosten besparen door efficiëntie is een bekend voordeel. Een simpel voorbeeld daarvan: als je weet hoeveel mensen er daadwerkelijk op je evenement komen omdat alle mensen geregistreerd zijn en omdat ze zich ook eenvoudig af kunnen melden levert direct een besparing op m.b.t. de catering én het in te zetten personeel. Ook het eenvoudig versturen van een herinnering (no-show mail) vanuit de voor de deelnemers bekende omgeving/adres levert een direct actueel inzicht in het te verwachten aantal deelnemers aan het te organiseren event.