Na een evenement ontvangen bezoekers regelmatig een standaardmail met een algemeen bedankje. Prima, maar niet bijzonder effectief. Personalisatie zorgt ervoor dat de ontvanger zich aangesproken en gewaardeerd voelt. Een persoonlijke follow-up kan bovendien verschillende doelen hebben. Denk aan het verzamelen van feedback, delen van presentaties of foto's, stimuleren van een inschrijving voor een volgend evenement of onderhouden van een zakelijke relatie.
Begin al vóór het evenement met personaliseren
Een goede follow-up begint eigenlijk al bij de organisatie van het evenement. Bedenk vooraf welke gegevens je nodig hebt om deelnemers na afloop gericht te benaderen. Naast naam en e-mailadres kun je bijvoorbeeld registreren voor welke sessies iemand zich heeft aangemeld, welk type ticket is gekocht of tot welke doelgroep de bezoeker behoort. Zo kun je verschillende groepen na het evenement relevante informatie sturen. Let daarbij altijd op de AVG: verzamel alleen gegevens die je daadwerkelijk nodig hebt en wees duidelijk over waarvoor je ze gebruikt.
Schrijf een onderwerpregel die uitnodigt tot openen
De onderwerpregel bepaalt voor een groot deel of je mail wordt geopend. Vermijd daarom algemene teksten zoals ‘Bedankt voor je bezoek’. Maak de onderwerpregel specifieker en relevanter. Denk bijvoorbeeld aan: ‘Sanne, bedankt voor je komst – bekijk de foto’s’ of ‘De presentatie van jouw favoriete sessie staat klaar’. Houd de onderwerpregel kort en zorg dat de belangrijkste boodschap direct duidelijk is.
Verwijs naar de ervaring van de bezoeker
Personaliseren betekent meer dan alleen een voornaam toevoegen. Verwijs in de tekst naar iets wat de ontvanger daadwerkelijk heeft meegemaakt. Heeft iemand een workshop gevolgd? Stuur aanvullende informatie over die workshop. Was de bezoeker aanwezig bij een netwerkbijeenkomst? Deel foto's, interessante contacten of een uitnodiging voor een volgende editie. Hoe relevanter de inhoud, hoe minder de follow-up voelt als een massamailing.
Kies één duidelijke call-to-action
Wat wil je dat de ontvanger na het lezen doet? Houd de call-to-action eenvoudig en duidelijk. Mogelijke acties zijn:
- feedback geven via een korte enquête;
- foto's of video's van het evenement bekijken;
- een presentatie of whitepaper downloaden;
- inschrijven voor een volgend evenement;
- contact opnemen voor meer informatie.
Probeer niet alles tegelijk te vragen. Eén primaire actie maakt de kans groter dat de ontvanger daadwerkelijk doorklikt.
Wanneer stuur je een follow-up mail?
Timing is belangrijk. Een bedankmail kun je meestal binnen 24 tot 48 uur na het evenement versturen. De ervaring zit dan nog vers in het geheugen. Wil je later aanvullende content delen of deelnemers uitnodigen voor een nieuw evenement? Dan kun je een tweede, relevante follow-up plannen.
Maak van nazorg een onderdeel van je evenementstrategie
Een gepersonaliseerde follow-up mail na een evenement is meer dan een bedankje. Het is een kans om de bezoekerservaring te verlengen en relaties verder uit te bouwen. Door relevante gegevens slim te gebruiken, persoonlijk te schrijven en één duidelijke vervolgstap te bieden, maak je van evenementnazorg een krachtig onderdeel van je totale evenementstrategie.
