Draaiboek

Op deze pagina vind je dé checklist voor de organisatie van jouw volgende evenement. Het biedt alles waar je aan moet denken bij het opstarten van jouw evenement en helpt je bij de vormgeving van jouw plannen.

Locatie & Inrichting

☐ Locatie geboekt en bevestigd

☐ Plattegrond met publieksstromen en nooduitgangen

☐ Vergunningen geregeld (gemeente, brandweer, politie)

☐ Beveiliging van locatie (toegangscontrole, afzettingen)

☐ Toiletten (voldoende capaciteit + schoonmaak ingepland)

☐ EHBO-post(en) ingericht en zichtbaar aangegeven

☐ Vluchtwegen & nooduitgangen vrij en gemarkeerd

☐ Signalisatie & bewegwijzering op terrein

☐ Garderobe / lockers geregeld

Techniek & Materiaal

☐ Geluidssysteem (PA) afgestemd op ruimte/grootte

☐ Lichtplan + bediening aanwezig

☐ Podium + podiumopbouw geregeld

☐ Microfoons (vaste, draadloze, reserven)

☐ Beamers / schermen indien nodig

☐ Stroomvoorziening (incl. aggregaten/back-up)

☐ Technische briefing + draaiboek voor crew

☐ Wifi / netwerkvoorziening

☐ Walkietalkies voor crew communicatie

Personeel & Veiligheid

☐ Beveiligingsbedrijf ingehuurd (aantal volgens vergunning)

☐ EHBO'ers ingepland

☐ Vrijwilligers / hosts / runners ingepland

☐ Crew herkenbaar (shirts/badges)

☐ Briefing crew en vrijwilligers (instructie & contactlijst)

☐ Aanmeldpunt personeel

☐ Registratie bezoekers / ticketsysteem

☐ Crowd control plan (instroom/uitstroom)

☐ Verkeersregeling & parkeergelegenheid

☐ Calamiteitenplan opgesteld en gedeeld

Catering & Hospitality

☐ Aantal foodtrucks/cateringpunten afgestemd op aantal gasten

☐ HACCP eisen nageleefd

☐ Voldoende (non-alcoholische) drankvoorziening

☐ Afvalvoorziening (containers, scheiden afval)

☐ Backstage catering voor crew/optredens

☐ Waterpunten aanwezig (zeker bij buitenevent)

Programma & Entertainment

☐ Draaiboek met tijden per onderdeel

☐ Artiesten/sprekers geboekt + riders ontvangen

☐ Opvang en begeleiding artiesten geregeld

☐ Tijdschema gedeeld met techniek en crew

☐ Repetities of soundcheck ingepland

Marketing & Communicatie

☐ Website / social media updates

☐ Promotiemateriaal ontworpen en verspreid

☐ Persbericht(en) verstuurd

☐ Routebeschrijving en informatie naar bezoekers

☐ Instructies naar leveranciers en personeel

☐ Informatieborden of LED-schermen op terrein

Financiën & Administratie

☐ Budget opgesteld en bewaakt

☐ Facturen leveranciers bijgehouden

☐ Verzekeringen afgesloten (aansprakelijkheid, annulering)

☐ Contracten met artiesten/leveranciers

Opbouw & Afbouw

☐ Planning opbouw (wie/wat/wanneer)

☐ Aankomsttijden leveranciers en crew

☐ Vervoer materiaal (laden/lossen)

☐ Afbouw & opruimplan gemaakt

☐ Schoonmaakbedrijf ingepland

Na het evenement

☐ Evaluatie met team

☐ Feedback verzamelen van bezoekers

☐ Terugkoppeling naar partners en sponsors

☐ Financiële afsluiting & rapportage

☐ Bedankjes verstuurd (crew, vrijwilligers, partners)