Draaiboek

Locatie & Inrichting

☐ Locatie geboekt en bevestigd
☐ Plattegrond met publieksstromen en nooduitgangen
☐ Vergunningen geregeld (gemeente, brandweer, politie)
☐ Beveiliging van locatie (toegangscontrole, afzettingen)
☐ Toiletten (voldoende capaciteit + schoonmaak ingepland)
☐ EHBO-post(en) ingericht en zichtbaar aangegeven
☐ Vluchtwegen & nooduitgangen vrij en gemarkeerd
☐ Signalisatie & bewegwijzering op terrein
☐ Garderobe / lockers geregeld

Techniek & Materiaal

☐ Geluidssysteem (PA) afgestemd op ruimte/grootte
☐ Lichtplan + bediening aanwezig
☐ Podium + podiumopbouw geregeld
☐ Microfoons (vaste, draadloze, reserven)
☐ Beamers / schermen indien nodig
☐ Stroomvoorziening (incl. aggregaten/back-up)
☐ Technische briefing + draaiboek voor crew
☐ Wifi / netwerkvoorziening
☐ Walkietalkies voor crew communicatie

Personeel & Veiligheid

☐ Beveiligingsbedrijf ingehuurd (aantal volgens vergunning)
☐ EHBO'ers ingepland
☐ Vrijwilligers / hosts / runners ingepland
☐ Crew herkenbaar (shirts/badges)
☐ Briefing crew en vrijwilligers (instructie & contactlijst)
☐ Aanmeldpunt personeel
☐ Registratie bezoekers / ticketsysteem
☐ Crowd control plan (instroom/uitstroom)
☐ Verkeersregeling & parkeergelegenheid
☐ Calamiteitenplan opgesteld en gedeeld

Catering & Hospitality

☐ Aantal foodtrucks/cateringpunten afgestemd op aantal gasten
☐ HACCP eisen nageleefd
☐ Voldoende (non-alcoholische) drankvoorziening
☐ Afvalvoorziening (containers, scheiden afval)
☐ Backstage catering voor crew/optredens
☐ Waterpunten aanwezig (zeker bij buitenevent)

Programma & Entertainment

☐ Draaiboek met tijden per onderdeel
☐ Artiesten/sprekers geboekt + riders ontvangen
☐ Opvang en begeleiding artiesten geregeld
☐ Tijdschema gedeeld met techniek en crew
☐ Repetities of soundcheck ingepland

Marketing & Communicatie

☐ Website / social media updates
☐ Promotiemateriaal ontworpen en verspreid
☐ Persbericht(en) verstuurd
☐ Routebeschrijving en informatie naar bezoekers
☐ Instructies naar leveranciers en personeel
☐ Informatieborden of LED-schermen op terrein

Financiën & Administratie

☐ Budget opgesteld en bewaakt
☐ Facturen leveranciers bijgehouden
☐ Verzekeringen afgesloten (aansprakelijkheid, annulering)
☐ Contracten met artiesten/leveranciers

Opbouw & Afbouw

☐ Planning opbouw (wie/wat/wanneer)
☐ Aankomsttijden leveranciers en crew
☐ Vervoer materiaal (laden/lossen)
☐ Afbouw & opruimplan gemaakt
☐ Schoonmaakbedrijf ingepland

Na het evenement

☐ Evaluatie met team
☐ Feedback verzamelen van bezoekers
☐ Terugkoppeling naar partners en sponsors
☐ Financiële afsluiting & rapportage
☐ Bedankjes verstuurd (crew, vrijwilligers, partners)