Checklist
Waarom organiseren?
Het startpunt van ieder evenement: de doelstelling, doelgroep en het soort evenement. Heb je hier al goed over nagedacht?
Hoe organiseren?
Er zijn 4 stappen in dit proces waar je steeds verder alle informatie trechtert:
1. Checklist
In deze fase gebruik je de checklist op deze pagina om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Je leest achtergrondinformatie waar nodig en je oriënteert je op locaties en benodigde leveranciers. Alles wat je tegenkomt verzamel je in het projectdocument.
2. Projectdocument
Maak het plannen van een evenement gemakkelijker en gebruik deze template om al je informatie op één plek te houden. Houd taken bij, vergelijk leveranciers, houd je budget in de gaten en plan het evenement. leder tabblad is geordend op categorie. Je kunt ze in elke gewenste volgorde invullen. Voel je vrij om informatie aan elk tabblad toe te voegen of om informatie te verwijderen of aan je specifieke behoeften aan te passen. Werk samen met bijvoorbeeld collega’s door dit blad met hen te delen. Vanuit dit projectboek ga je starten met het vullen van het draaiboek.
3.Draaiboek
Het draaiboek bestaat uit verschillende onderdelen: Overzicht contactgegevens toeleveranciers, overzicht benodigdheden en bijzonderheden per leverancier, overzicht aanwezige crew per leverancier, plattegronden, opbouw en afbouw etc. Uit het draaiboek gebruik je op de dag zelf ook het tijdschema.
4.Tijdschema
In het tijdschema zet je op een beknopte manier de doorloop van het evenement uiteen. Je gebruikt dit overzicht makkelijk op de dag zelf. Je gebruikt het bijvoorbeeld ook makkelijk voor een briefing van jouw leveranciers.
Draaiboek Bedrijfsfeest - EvenementOrganiseren.nl
1. Evenementinformatie
Naam evenement: Bedrijfsfeest EvenementOrganiseren.nl
Datum: Vrijdag 14 juni 2025
Locatie: Amsterdam
Aantal gasten: 400
Doel: Een feestelijke en verbindende avond voor alle medewerkers.
2. Tijdsplanning dag zelf
10:00 - 12:00 Opbouw locatie (productieteam / techniek)
12:00 - 13:00 Licht en geluid check (AV leverancier)
14:00 - 15:00 Catering op locatie (cateringbedrijf)
17:00 - 18:00 Inloop gasten met welkomsdrankje (hostessen)
18:00 - 18:15 Welkomstwoord directie (directeur)
18:15 - 20:00 Diner & entertainment (catering & artiest)
20:00 - 22:30 Feest met DJ (DJ & feestteam)
22:30 - 23:00 Afsluiting + bedankwoord (management)
23:00 - 00:00 Afbouw feestlocatie (productieteam)
3. Opbouw- en afbouwschema
Opbouw start om 10:00 uur. Techniek en decor eerst. Catering vanaf 14:00 uur.
Afbouw vanaf 23:00 tot uiterlijk 01:00. Locatie netjes opleveren.
4. Taken & verantwoordelijken
Projectleider: Lisa van Dijk
Techniek: AV Masters BV
Catering: De Smaakmakers
Entertainment: DJ Vibe & Sax Live
Beveiliging: SafeGuard Security
EHBO: Rode Kruis Amsterdam
5. Leveranciers & contactpersonen
AV Masters BV - Peter Jansen - 06 1234 5678
De Smaakmakers - Karin de Wit - 06 8765 4321
DJ Vibe - info@djvibe.nl - 06 9876 1234
SafeGuard Security - Marco Verbeek - 06 1122 3344
Rode Kruis - centrale@rodekruis.nl - 020 1234567
6. Noodprocedure
Bij calamiteiten: bel 112.
EHBO-post is aanwezig bij de ingang.
Ontruimingsplan hangt bij de nooduitgangen.
