STOP: het klinkt eng, maar verbetert uw evenement per direct... Steeds vaker is de inhoud, de kennis, de content op uw evenement de graadmeter voor het succes en de meerwaarde van uw evenement. Kennissessies en keynotesprekers spelen daar een enorme rol bij. Maar stelt u zich eens voor dat u inzichtelijk kunt krijgen wat uw bezoeker van een sessie vindt? Welkom in de wereld van smart badges en session tracking... Session tracking? Digitale badges? Wij kunnen ons voorstellen dat dit best eng klinkt, maar dat is het dus niet! Sterker nog, het is een perfecte oplossing om live data te verzamelen en daardoor exact te weten welke kennissessies en sprekers hot zijn en welke niet en hoe u daar als organisator van evenementen op in kunt spelen. Maar dan moeten we wel een beetje de diepte in. Het begint simpel, want session tracking zelf is niet veel meer dan live op uw evenement of congres in kaart brengen waar u gast is, hoe lang, welke onderwerpen populair zijn, etc Kortom gouden data. 5 redenen waarom u de data van deelnemers per sessie in kaart moet brengen Sessies zijn in veel gevallen de reden dat deelnemers naar het evenement komen Sessies gaan viral als de inhoud baanbrekend is Sessies helpen om uw investering te meten en op waarde te schatten Sessies helpen met budget, want het is de reden om kaartjes te kopen Ze helpen bij het bouwen van betere eventprogramma's De informatie die blootgelegd wordt met session tracking kan ook erg bruikbaar zijn als indicator voor het plannen van de agenda en om daarmee toekomstige programma's in elkaar te zetten: Welk onderwerp verdient een grotere zaal, of primetime tijdslot? Welke spreker kan in de toekomst beschouwd worden als keynote of topspreker? Welk onderwerp kan volgend jaar themabepalend zijn voor uw evenement? Welke sessie mag volgend jaar op herhaling? En welke sessie waren echt voor het laatst...? Onderaan de streep is session tracking bedoeld om deze beslissingen eenvoudig te kunnen maken. Het laat zien welke sessies het snelst vollopen en geeft organisatoren van evenementen de mogelijkheid om realtime aan te passen (crowdshaping), voor dat het te laat is en bezoekers hun aandacht verliezen. Een korte geschiedenis van de session tracking technologie Verleden: Session tracking: omslachtig, duur en niet gebruiksvriendelijk: niet voor organisatoren en niet voor deelnemers. Handmatig bijhouden van bewegingen op en tijdens sessies, zorgde voor veel manuren en veel menselijke analysefouten. Eerste RFID: Toen de eerste tools zoals RFID opkwamen, waren dat vooral dure oplossingen die wel degelijk data konden verzamelen, maar die in het gebruik te veel botsten met een soepele bezoekersbeleving om echt omarmd te worden. Bijvoorbeeld: het scannen van badges, waarbij deelnemers in de rij moesten wachten om gescand te worden en eventplanners en organisatoren moesten zuilen met apparaten om te kunnen scannen. Ze konden ook niet gebruikt worden in combinatie met mobiele telefoons. Radio-frequency identification (identificatie met radiogolven, RFID) is een technologie om van een afstand informatie op te slaan in en af te lezen van zogenaamde RFID-tags die op of in objecten of levende wezens zitten, bijvoorbeeld in chipkaarten die gebruikmaken van NFC. Wikipedia Nu: In tegenstelling tot deze problematische 'oplossingen', is de nieuwere technologie in staat om belangrijke data zoals verblijfstijd per sessie en de customer journey tijdens het event, vast te leggen zonder dat uw deelnemer hier last van heeft of in de rij moet staan om gescand te worden. Ondersteund door Bluetooth Low Energy (BLE) kunnen de digitale badges van vandaag de dag relevante informatie zenden naar de persoonlijke eventapp van uw deelnemer. Het integreert en communiceert naadloos belangrijke data en is een tool die deelnemers ook echt willen gebruiken. Hoe digitale badge technologie werkt? Het werkt als volgt: fysieke digitale badges worden uitgedeeld aan uw deelnemers, om te dragen tijdens het evenement. In de evenementenlocatie zijn overal Bluetooth beacon apparaten bevestigd, aan beurstands en bijvorobeeld in de break-out en sessierooms. Die beacons moeten klein genoeg zijn om niet op te vallen en groot en krachtig genoeg om session tracking uit te voeren. De smart badges zenden een uniek signaal uit. Dat gebeurt om de miliseconde en dankzij Bluetooth Low Energy technologie kan bezoekersinformatie zowel gezonden als ontvangen worden. TIP voor organisatoren van evenementen: Om het juiste aantal beacons in uw evenementenlocatie te bevestigen, passend bij de grote van het evenement, is het erg belangrijk om nauw samen te werken met de leverancier van uw smart badges. Alleen bij het juist bevestigen van de beacons, op de juiste plek, met de juiste afstand en richting om zo alle informatie te kunnen ontvangen en zenden, behaalt u het maximale resultaat. Dit kan verschillen van evenement tot evenement. Dus kies voor toeleveranciers die exact op maat oplossingen voor u aanbieden, in plaats van een one-size-fits all benadering. 2 manieren om uw evenement dmv live session tracking data te verbeteren Door te investeren in digitale badges wil je iets dat echt compleet is en te integreren is met andere tools en waardoor je jouw evenement per direct kunt verbeteren. Denk hierbij aan rapporteren en analyseren, om zo het meest uit een session tracking poging te halen. Omdat deelnemers hun smart badge gedurende het gehele evenement gebruiken, van sessie tot sessie, maar ook op andere plekken tijdens het event, zal u al snel een behoefte hebben aan een realtime dashboard, die dan ook meteen bruikbaar is en ook cruciaal voor toekomstige concepten. Grafieken om te zien welke sessies het meest populari zijn,details over het aantal unieke bezoekers per sessie, verblijfstijd per bezoeker per sessie, hoe vaak is een bezoeker teruggekeerd naar een sessie of onderwerp, etc. Met betere data kunt u als eventmanager beter en efficienter plannen, brengt u wachtrijen en wachttijden simpel terug en optimaliseert u de algehele bezoekersflow. Slecht presterende sprekers kunnen gewisseld worden voor betere en sessies kunnen tijdens en na het evenement in volgorde van belang gepromoot worden. Het allerbelangrijkste, jaar na jaar, bent u in staat om het meest enerverende en engaging evenementenprogramma in elkaar te zetten, op maat gemaakt voor uw publiek. Dat zal er voor zorgen dat uw deelnemers niet zullen gaan zoeken naar de dichtsbijzijnde vluchtroute...tijdens uw sessies. Door de prestatie van iedere sessie te ontmaskeren, kan ook nog eens budget bespaard worden. Niet alleen op het gebied van sprekers, maar ook als het gaat om catering, activiteiten en de duur van het evenement. Door een technologie parter toe te voegen aan de checklist voor uw evenement bent u verzekerd van meer waar voor uw geld en meer impact met iedere event-euro. 3 voordelen van Session Tracking voor uw bezoekers Op bezoekersniveau zorgt session tracking ervoor dat zichtbaar wordt wie de echte toppers zijn op de dag. Het identificeert de belangrijkste influencers, gebaseerd op sessiebezoek. Maar wat is de meerwaarde dan voor bezoekers zelf? Vooral omdat het idee gevolgd te worden, en het verzamelen van 'hun' data, nou niet echt uitnodigen om deel te nemen. Bij het behalen van CPE-credits Session tracking is bepalend bij het uitdelen van Continuing Professional Education credits. Organisaties zoals de National Association of State Boards of Accountancy (NASBA) eisen dat een individu zijn of haar aanwezigheid bij bepaalde kennissessies kan aantonen. CPE instituten zullen dus aanwezigheidsdata moeten kunnen overleggen, en precies daar kunnen session tracking en smart badges een belangrijke rol spelen. Voor de bezoekers is het fijn te weten dat met deze technologie hun aanwezigheid correct wordt vastgelegd. Eenvoudige Check-in en Check-out Bezoekers waarderen eventtechnologie op locatie waarmee check-ins en check-outs sneller en eenvoudiger verlopen. Evenement organisatoren genieten van eenvoud en accuraatheid van de technologie. Wanneer eventtechnologie handmatige metingen vervangt, kan de event- of meetingplanner garanderen dat de CPE credits altijd accuraat zijn. De customer journey in kaart Vaak wordt de verzamelde data aan het eind van een evenement gedeeld met bezoekers. Meestal in een makkelijk te lezen datareport, dat een visueel beeld beidt van welke sessies zij bezocht hebben en de contacten die zij gemaakt hebben. Zo kunnen deelnemers niet alleen terugzien wat ze geleerd hebben op het evenement, maar ze kunnen het ook aan derden tonen om te laten zien waarom dit evenement waardevol was en waarom een bezoek in de toekomst van meerwaarde is. 3 verrassende manieren waarop digitale badges de eventbeleving versterken Vergeet niet dat naast session tracking, digitale badges nog veel meer meerwaarde hebben voor de eventreis van bezoekers. Die voordelen benutten en communiceren met uw deelnemers kan meehelpen om deelname aan de session tracking te stimuleren: Netwerken Digitale badges kunnen face-to-face netwerken ondersteunen, door op een hele simpele digitale manier contactinformatie uit te wisselen met de mensen waar u op het evenement een connectie mee gemaakt heeft. Het verzamelen van honderden business cards is daarmee verleden tijd. Alle verzamelde data en informatie kan real time bekeken worden op smartphones en de corresponderen mobiele app. Paperless Nu we het toch al even genoemd hebben, business cards, met het gebruik van digital badges kunnen we het gebruik van papier nog verder terugdringen. Alles gaat digitaal. Niet alleen contactgegevens, maar ook presentaties, brochures en marketingmateriaal van beursstands. Maar het is niet alleen goed voor het milieu, het bespaart u ook de inkoop van papier en printing. Bezoekers hebben veel minder mee te zuilen tijdens het evenement en kunnen heel eenvoudig en snel zien welke content ze verzameld hebben op hun mobiele telefoon. Gamification Tot slot, de digitale badges van vandaag bieden ook gamification mogelijkheden om daarmee een nog hogere engagement bij de bezoekers te bewerkstelligen. Een populaire gamificationtool is een spel waarbij punten verdiend kunnen worden als ergens ingecheckt wordt. Een digitaal scorebord kan zichtbaar gemaakt worden op de mobiele app's of op digitale signing. Daarbij kunnen prijzen worden uitgedeeld. Bezoekers houden nou eenmaal van een vriendelijke vorm van competitie en het helpt bezoekers naar specifieke plekken te krijgen. Conclusie Wat je nodig hebt: een systeem dat het allemaal kan. Van digitale badges en beacons tot de mobiele app voor bezoekers en het analyse platform voor eventplanners. Als het allemaal naadloos samenwerkt, dan kan session tracking heel succesvol zijn.Vergeleken met eerdere oplossingen is deze technologie makkelijk en zonder drempels te gebruiken. Daarbij is het aantrekkelijk voor de bezoeker, dus het is de investering waard om daarmee de eventervaring te versterken en om te uw eigen evenement beter te begrijpen dan ooit tevoren...