Vooropgesteld: bij iedere doelstelling, iedere uitdaging of ieder op te lossen probleem zul je eerste de afweging moeten maken of een evenement in welke vorm dan ook de beste oplossingen is? Daarbij zal ieder evenement deel uit moeten maken van een groter traject en is iedere afweging voor de keus van online, hybride of fysieke events louter per casus echt goed te maken. Dat gezegd hebbende kunnen we jou als opdrachtgever van evenementen wel wat houvast geven. Met deze quote als belangrijkste uitgangspunt:

'We kunnen nu alle mogelijkheden van online events omhelzen. Daarmee maakt onze branche in raptempo een sprong 20 jaar vooruit. Technologieen voor online events ontwikkelingen zich in ongekende snelheid, waardoor we mensen kunnen inspireren, laten leren en connecten op een wijze die we offline niet kunnen. En we ontdekken nu pas de augmented en virtuele mogelijkheden. En daarbij is het geen competitie: online en offline meetings zijn niet hetzelfde en zullen het ook nooit worden. Soms is offline de beste oplossing en kan online niet wedijveren, maar in andere gevallen is online de beste oplossing.'

Elling Hamso, oprichter van het Event ROI Institute.

De vraag Hoe maak ik de keuze om of een online evenement, of een hybride evenement of een live fysiek evenement te organiseren? gaan we beantwoorden door in grote lijnen het basisprincipe per event soort op te sommen, de voors, de tegens, de kosten, de impact en een enkele voorbeeld case. Eerst maar eens kijken naar de voordelen en nadelen van een online evenement.

Online event

Wat is een online evenement?

Een online event is simpel gezegd een gebeurtenis die op internet plaatsvindt. Dus in plaats van evenementen waar je fysiek bij elkaar komt. Deze events kunnen variëren van webinars, virtuele conferenties, live streams en virtuele beurzen tot online workshops en lezingen. De deelnemers kunnen het evenement bijwonen via een computer, tablet of smartphone met internetverbinding. 

Wanneer een gedeelte van het publiek fysiek aanwezig is en een gedeelte online spreken we over een hybride evenement.

De experts van onder meer AVEX STUDIO'S zetten 11 voordelen en 10 nadelen van een online evenement op een rij. De audiovisuele experts kunnen dit omdat zij zowel voor online events met hun online studio's faciliteiten bieden, als hun jarenlange ervaring met live fysieke events.

Voordelen online evenement

• De basis van online events kent een lage kostprijs in verhouding tot het bereik dat je kunt genereren
• De wereld ligt letterlijk aan je voeten: het online event kent geen geografische grenzen
• De drempel om in te schrijven voor bezoekers is vele malen lager (geen reis, minder tijd kwijt, etc)
• Sprekers (internationaal) die normaal een enorme kostenpost zijn, zijn over het algemeen online budgetvriendelijker (denk alleen maar aan het uitblijven van reis- en verblijfkosten)
• Online events zijn per definitie duurzamer
• Zowel content als data worden letterlijk in je schoot geworden: de online content is vrijwel direct te gebruiken voor het natraject en groter bereik en de data van bezoekers kun je meteen 'opslaan' en is heel direct inzetbaar
• De mogelijkheden online zijn vrijwel onbegrensd, voor vrijwel iedere uitdaging is een oplossing, applicatie of tool
• De juiste koppeling per bezoeker aan de content die hij/zij zoekt, of de verbinding die hij/zij wil leggen, is vrij eenvoudig te faciliteren en te regisseren
• Ideaal in het voortraject naar een live fysiek evenement
• Vanuit een online event is eenvoudig een online community te bouwen
  
  Upgrade: een 11e voordeel:
• Dataverzameling of ook wel gegevensverzameling:
  Online evenementen bieden de mogelijkheid om gegevens te verzamelen over de deelnemers, zoals demografische informatie en interesses. Ook kun je eenvoudig zien wie aan welke deelsessie heeft deelgenomen. Dit kan nuttig zijn voor toekomstige evenementen of marketingdoeleinden. 
   

Nadelen online evenement

• De concentratieboog en de aandacht verslappen snel, afleiding ligt op de loer, met name doordat er geen invloed is op externe factoren/afleiding bij de online bezoeker
• De impact van online communicatie is 'minder' dan live fysieke communicatie, zo bleek uit een neurowetenschappelijk onderzoek naar de kracht van live communicatie
• De standaardsetting is in de afgelopen maanden niet meer afdoende gebleken, denk aan webinar fatigue
• Om tijdens online events tot beleving en experience te komen, zijn slimme en creatieve concepten nodig en in de meeste gevallen dus ook extra budget
• Afhankelijk van techniek. Met de juiste partijen, de juiste verbinding en bandbreedte komt het goed, daar is budget voor nodig en uiteindelijk kan er altijd iets mis gaan
• In alles mis je de fysieke connectie, waarbij je bijvoorbeeld de non-verbale communicatie grotendeels mist, maar ook de letterlijk de fysieke connectie
• Overload I: de agenda lijkt door de toegankelijkheid qua bezoek als organisatie van een online event volledig te overstromen.
• Overload II: in veel online events zie je vele gezichten op je scherm en dat kan vermoeiend en onoverzichtelijk werken
• No show, afhaken, half aanwezig zijn is bij online events heel 'laagdrempelig' 
• Je moet investeren in nieuwe experts en expertise, want een online evenement kent andere regels, concepten, tools en platforms dan het good old fysieke evenement. Dus moet er kennis en expertise worden ingehuurd
   

In deze serie volgen nog artikelen over:

• De voordelen en nadelen van fysieke en hybride evenementen
• De impact van online events, hybride events en fysieke evenementen
• De kosten van online, hybride en fysieke evenementen
• Beste cases van online, hybride en fysieke events