EvenementOrganiseren.nl

Online evenementen: 10 voordelen en 10 nadelen

De COVID-crisis heeft het aanbod in de wereld van live communicatie, experience marketing en dus zakelijke evenementen nog breder gemaakt. We beschikken in grote lijnen over 3 soorten evenementen, drie vormen van live communicatie met allemaal hun eigen waarde, kosten, impact en basisprincipes. Maar hoe maak je als opdrachtgever nou de keus voor online, hybride of fysieke evenementen. Hoe weeg ik af? In deze serie is dit artikel 1: 10 voordelen en 10 nadelen van online events.

Vooropgesteld: bij iedere doelstelling, iedere uitdaging of ieder op te lossen probleem zul je eerste de afweging moeten maken of een evenement in welke vorm dan ook de beste oplossingen is? Daarbij zal ieder evenement deel uit moeten maken van een groter traject en is iedere afweging voor de keus van online, hybride of fysieke events louter per casus echt goed te maken. Dat gezegd hebbende kunnen we jou als opdrachtgever van evenementen wel wat houvast geven. Met deze quote als belangrijkste uitgangspunt:

'We kunnen nu alle mogelijkheden van online events omhelzen. Daarmee maakt onze branche in raptempo een sprong 20 jaar vooruit. Technologieen voor online events ontwikkelingen zich in ongekende snelheid, waardoor we mensen kunnen inspireren, laten leren en connecten op een wijze die we offline niet kunnen. En we ontdekken nu pas de augmented en virtuele mogelijkheden. En daarbij is het geen competitie: online en offline meetings zijn niet hetzelfde en zullen het ook nooit worden. Soms is offline de beste oplossing en kan online niet wedijveren, maar in andere gevallen is online de beste oplossing.'

Elling Hamso, oprichter van het Event ROI Institute.

De vraag Hoe maak ik de keuze om of een online evenement, of een hybride evenement of een live fysiek evenement te organiseren? gaan we beantwoorden door in grote lijnen het basisprincipe per event soort op te sommen, de voors, de tegens, de kosten, de impact en een enkele voorbeeld case. Eerst maar eens kijken naar de voordelen en nadelen van een online evenement.

Online event

Wat is een online evenement?
Online evenementen zijn alle vormen van live communicatie (tussen mensen onderling, tussen merken/producten/diensten en mensen, tussen 'kennis' en mensen, enz.) die worden georganiseerd in een online en/of digitale omgeving. Online evenementen zijn daarmee toegankelijk via internet via een computer of andere apparaten die bezoekers toegang geven tot de online omgeving, meestal via een webbrowser of een speciale applicatie zoals Zoom, Teams, Skype, enz. De basis van de online live communicatie is altijd een audiovisueel format, in al haar diversiteit. Het scala van deze evenementen heeft zich in rap tempo doorontwikkeld van events waar applicaties als Teams en Zoom de basis zijn tot complete online/virtuele platforms met diverse mogelijkhedne en applicaties.

Voordelen online evenement

  • De basis van online events kent een lage kostprijs in verhouding tot het bereik dat je kunt genereren
  • De wereld ligt letterlijk aan je voeten: het online event kent geen geografische grenzen
  • De drempel om in te schrijven voor bezoekers is vele malen lager (geen reis, minder tijd kwijt, etc)
  • Sprekers (internationaal) die normaal een enorme kostenpost zijn, zijn over het algemeen online budgetvriendelijker (denk alleen maar aan het uitblijven van reis- en verblijfkosten)
  • Online events zijn per definitie duurzamer
  • Zowel content als data worden letterlijk in je schoot geworden: de online content is vrijwel direct te gebruiken voor het natraject en groter bereik en de data van bezoekers kun je meteen 'opslaan' en is heel direct inzetbaar
  • De mogelijkheden online zijn vrijwel onbegrensd, voor vrijwel iedere uitdaging is een oplossing, applicatie of tool
  • De juiste koppeling per bezoeker aan de content die hij/zij zoekt, of de verbinding die hij/zij wil leggen, is vrij eenvoudig te faciliteren en te regisseren
  • Ideaal in het voortraject naar een live fysiek evenement
  • Vanuit een online event is eenvoudig een online community te bouwen

Nadelen online evenement

  • De concentratieboog en de aandacht verslappen snel, afleiding ligt op de loer, met name doordat er geen invloed is op externe factoren/afleiding bij de online bezoeker
  • De impact van online communicatie is 'minder' dan live fysieke communicatie, zo bleek uit een neurowetenschappelijk onderzoek naar de kracht van live communicatie
  • De standaardsetting is in de afgelopen maanden niet meer afdoende gebleken, denk aan webinar fatigue
  • Om tijdens online events tot beleving en experience te komen, zijn slimme en creatieve concepten nodig en in de meeste gevallen dus ook extra budget
  • Afhankelijk van techniek. Met de juiste partijen, de juiste verbding en bandbreedte komt het goed, daar is budget voor nodig en uiteindelijk kan er altijd iets mis gaan
  • In alles mis je de fysieke connectie, waarbij je bijvoorbeeld de non-verbale communicatie grotendeels mist, maar ook de letterlijk de fysieke connectie
  • Overload I: de agenda lijkt door de toegankelijkheid qua bezoek als organisatie van een online event volledig te overstromen.
  • Overload II: in veel online events zie je vele geizchten op je scherm en dat kan vermoeiend en onoverzichtelijk werken
  • No show, afhaken, half aanwezig zijn is bij online events heel 'laagdrempelig' 
  • Je moet investeren in nieuwe experts en expertise, want een online evenement kent andere regels, concepten, tools en platforms dan het good old fysieke evenement. Dus moet er kennis en expertise worden ingehuurd
     


In deze serie volgen nog artikelen over:

  • De voordelen en nadelen van fysieke en hybride evenementen
  • De impact van online events, hybride events en fysieke evenementen
  • De kosten van online, hybride en fysieke evenementen
  • Beste cases van online, hybride en fysieke events

Tip: lees ook deze artikelen

Aanmelden nieuwsbrief

Wil je ook elke week een update ontvangen vul hieronder dan je naam en e-mail adres in.

x