Nieuwe privacywet: 5 tips rondom fotograferen op een event Ramon van Jaarsveld (Clickshots .nl) is al jaren één van de beste evenementenfotografen die Nederland rijk is. Vanuit zijn professie kijkt hij mee naar de gevolgen van de AVG voor het fotograferen van mensen op evenementen. 'Uiteindelijk valt het mee en wordt de AVG-soep niet zo heet gegeten als opgediend, al moet je wel heel goed weten wat je wel of niet moet doen als fotograaf, zeker ook als uitvoerder op een evenement. Uiteindelijk draait het voor een heel groot deel om fatsoen!’ EvenementOrganiseren.nl geeft op basis van zijn visie 5 belangrijke tips. 1. Wees in eerste instantie transparant over fotografie in je privacyverklaring Vermeld dat een deelnemer op een evenement gefotografeerd kan worden, de gemaakte foto's gebruikt worden in het natraject voor verslaglegging over het evenement en eventueel gepubliceerd worden. Voorbeeld: Organiseer je een netwerkevenement voor leden, met een besloten karakter, waarbij de foto's in het natraject een openbaar karakter hebben door de online verslaglegging; zorg dan dat dit in je privacyverklaring is opgenomen. 'Wij gaan selectief en integer om met het gebruik van foto's en video's in publicaties achteraf'. 2. Werk met een professionele fotograaf die integer omgaat met de gemaakte foto's Fotografen hebben altijd al te maken gehad met het respecteren van het auteurs- en portretrecht. En ook al valt een foto onder de noemer persoonsgegeven, en zitten er restricties aan het gebruik van foto's geschoten op evenementen, het gaat allemaal om goed fatsoen en professionele fotografen die weten waar ze mee bezig zijn. 3. Geef duidelijk aan waar de foto's voor gebruikt worden Wat fotografie betreft doet elke opdrachtgever er goed aan na te denken over het doel waarvoor de foto's gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan de diverse online en offline kanalen zoals websites, social media, persberichten en artikelen. 4. Geef bezoekers de mogelijkheid om niet te worden vastgelegd Zodra bezoekers akkoord gaan met de privacyverklaring, stemmen deze mogelijk ook in met het feit dat zijn of haar publicatie gebruikt kan en mag worden. Het is heel slim om daar aan toe te voegen dat wanneer een bezoeker niet wenst te worden vastgelegd, dit wordt aangegeven bij de fotograaf om hier rekening mee te houden. 5. Neem de informatie in de privacyverklaring mee in de briefing naar de fotograaf Zo kan de fotograaf ook antwoord geven wanneer men hem/haar vraagt waarom er foto's gemaakt worden, voor welke doeleinden en waar deze zijn terug te zien. Wanneer dit voor iedereen duidelijk is zal vrijwel niemand op basis van de AVG bezwaar kunnen of willen maken, mits er bij het fotograferen en publiceren de integriteit van de geportretteerde gerespecteerd wordt. Voor fotografen geldt: 1. Zorg voor goede beveiliging Een foto is dus al een persoonsgegeven, maar in sommige gevallen kan een portret ook een bijzonder persoonsgegeven zijn. Bijvoorbeeld wanneer de foto het ras van een persoon onthult. 2. Ook fotografen hebben verantwoordingsplicht Zo moet je o.a. kunnen verantwoorden en verklaren welke gegevens je opslaat, waarom, hoe lang etc. 3. Er moet een grondslag zijn die het verzamelen van persoonsgegevens rechtvaardigt. De AVG kent 6 grondslagen. Wanneer de gegevensverwerking niet op minimaal één van deze grondslagen gebaseerd is, dan heb je geen recht om de persoonsgegevens te verwerken.