Maarten Vanneste van het Meeting Design Institute neemt je mee. Hij stelt: “The traditional Q&A at the end of a presentation is a few centuries old and it has worked well...until now… It is simply not good enough anymore fort he 21st century; we need to do more for our participants”

Vanneste geeft aan dat het stellen van een vraag aan de spreker de kleinste vorm van interactie is, die mogelijk is. De 'inter' van interactie staat hier voor actie of 'gesprek' tussen 2 personen, ÉÉN deelnemer en ÉÉN spreker. Alle andere deelnemers hebben alleen maar geluisterd naar het ‘gesprek’ van deze twee personen en daar komt nog eens bij: de vragensteller is vaak een usual suspect en zeker niet de introverte event bezoekers die wellicht veel meer inhoud en meerwaarde had weten te creeeren.

In een groep van 100 deelnemers heeft bij deze vorm van 'interactie' maar 1% actief meegedaan. De overige 99 hebben alleen maar geluisterd. Een ‘engagement’ van 1% is een lage mate van activering. Zou 'inter' in het woord 'interactie' niet 'tussen deelnemers' of zelfs 'tussen alle deelnemers' moeten betekenen? De oplossing? C&I..
 

Interactie op jouw event? Conversaties en Input

Met deze mate van activering van het publiek bereik je niet 1% maar soms tot wel 75% of zelfs 100%. Later ontdek je de magische impact die dit heeft, maar eerst een voorbeeld. Er bestaat een basisopzet voor C&I;

• Richt de ruimte zo in dat er groepen van 6 gevormd kunnen worden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de stoelen verplaatst of gedraaid kunnen worden.
• Wanneer de spreker +/- 15 minuten aan het woord is, reikt hij de aanwezigen een gespreksonderwerp aan.
• Het standaardonderwerp kan een standaardvraag zijn die altijd werkt: "Wat heb je net geleerd?" Of "Wat vond je interessant" of "Wat heb je net geleerd dat je zult toepassen?" Natuurlijk mag het ook een meer gerichte, gerichte of specifieke vraag zijn.
• Maak van deze vraag een tekstdia zodat het voor iedereen helder is wat er gevraagd wordt.  
• En nu, de kleine revolutie: de letter C in C & I. De deelnemers/aanwezigen krijgen vervolgens 4 minuten om een gesprek met elkaar aan te gaan.
• Zo is er niet alleen een discussie/gesprek tussen twee personen maar een gesprek tussen alle aanwezigen in kleine groepen
• Na de korte groepsgesprekken vraagt de  kleine groepsgesprekken vraagt ??de spreker (of voorzitter of facilitator) de deelnemers om te af te ronden en nodigt een paar zorgvuldig uitgekozen groepen uit om Input (feedback) te geven.
• De standaardvraag die je altijd kunt stellen is: "Wie heeft er tijdens deze gesprekken iets geweldigs geleerd van een andere deelnemer?"
• Dit duurt nog een minuut of twee, dus elke C & I duurt ongeveer 5 tot 10 minuten.
   

Een C & I-moment kan gedurende de lezing om de 10 - 15 minuten presentatie worden ingevoegd. In een sessie van een uur kun je ongeveer drie momenten van C & I krijgen, gekoppeld aan conclusies en een laatste vraag-en-antwoord helemaal aan het einde van de sessie. C & I is een eenvoudige techniek, maar het kan een radicale verandering in een presentatie teweegbrengen. Omdat het de deelnemers laat denken, zij bekijken en bespreken zaken opnieuw, ze luisteren naar elkaar, ze bekritiseren, kortom een grote variatie en verandering t.o.v. de 'luister-alleen-naar-de-spreker'-format. C & I zal alle deelnemers wakker en energiek houden. In het kort, dit is waar C&I voor staat:

• een onderwerp presenteren
• vertel de deelnemers om gesprekken in kleine groepen te voeren
• vraag naar Input
   

De concrete voordelen van C&I

Wanneer C&I geïmplementeerd wordt, levert dit veel op. Wij zetten de concrete voordelen op een rij: 

• Het motiveren van de deelnemers

Wanneer we van een publiek van 300 'luisteraars' naar 50 conversaties gaan in groepen van 6, zal bijna iedereen iets zeggen, en zij zullen zich daar prettig bij voelen vanwege de kleine groepsinstelling. Ideeën stromen, debatten gebeuren, humor wordt ingevoegd, het geluidsniveau stijgt. Activatie springt gewoon naar 75% of meer! Met C & I gaat iedereen dieper in op de inhoud. Deelnemers worden energieker en genieten meer van de sessie, wat leidt tot grote waarde voor iedereen.

• Leren door middel van C&I 

Sommige deelnemers zullen hun standpunt delen, anderen zullen reageren en anderen zullen een vraag stellen. Ideeën worden 'uitgedaagd' door één persoon en verdedigd door een ander. Voorbeelden worden besproken en verhalen worden verteld. Dientengevolge gebeurt er in elk van deze kleine groepen collaboratief leren en wordt iedereen aangemoedigd om meer over het onderwerp in kwestie na te denken. Het brein krijgt meer tijd om de nieuwe informatie over te dragen van het kortetermijngeheugen, naar het langetermijngeheugen. Deelnemers leren meer door informatie te chunken en meer tijd te hebben om het te verwerken, in tegenstelling tot wanneer alleen de presentatie centraal staat.

• Ultieme netwerktool

Netwerken is de belangrijkste reden waarom mensen naar vergaderingen of conferenties gaan. Het wordt steeds belangrijker in de meeste evenementen en wordt meestal hoger gerangschikt dan het leren van deelnemers. Wanneer mensen een klein groepsgesprek voeren over een onderwerp dat hun na aan het hart ligt en dierbaar is, leren ze elkaar heel snel kennen. C & I is waarschijnlijk de beste methode om meer over andere mensen te weten te komen. Het is veel effectiever dan een koffiepauze, receptie of feest, waar we ons meestal zouden concentreren op mensen die we al kennen. In staat zijn om te beoordelen hoe iemand spreekt, luistert, antwoordt en in het algemeen interacteert in een professioneel gesprek is een snelle test voor toekomstige verbindingen, en het vertelt je meer over die persoon dan een sociale chat tijdens de lunch, bijvoorbeeld.
 

Foto: Clickshots, EventBranche Borrel
 

• Meerwaarde voor de spreker  

De spreker heeft minder tijd om te vullen, minder dia's om voor te bereiden. Als de sessie bijvoorbeeld 60 minuten duurt, krijgt de presentatie ongeveer 30 minuten (ongeveer 30 dia's). De spreker krijgt van de organisator instructies om één gespreksdia na elke 10 dia's of 10 minuten voor te bereiden, deelnemers 4 minuten te geven voor gesprekken in kleine groepen en 2 minuten te duren voor Input. C & I moet aan de sprekers worden uitgelegd. Omdat spreken in het openbaar de grootste menselijke angst is, geeft dit de sprekers ook de tijd om te ontspannen na een korte presentatie, in plaats van ze te martelen met een volledige presentatie van 50 minuten. Zodra sprekers het eenvoudige C & I-script hebben uitgeprobeerd, zullen ze na elke 10 - 15 dia's dol zijn op de 'pauze'. C & I geeft hen de tijd om wat water te drinken, te ontspannen of te wandelen tussen de groepen die discussiëren en zich klaar te maken voor het volgende deel.
 

• De voordelen voor de organisator

C & I creëert veel waarde voor deelnemers en sprekers. Het is een innovatie die door iedereen zal worden gewaardeerd en door velen wordt geëerd. Je evenement krijgt betere scores en je deelnemers komen terug. De jongere generaties zoals C & I veel zoals ze gewend zijn om te delen, te bespreken en commentaar te geven. Je zult zeker betere scores krijgen en misschien krijg je nog een paar deelnemers voor de volgende conferentie ...

• Eindresultaat

Uiteindelijk is iedereen tevreden en het leren en netwerken verbeterd. Een meer dynamische sessie zorgt voor meer energieke en gelukkiger deelnemers. We kunnen aan het eind nog steeds een Q & A doen, maar laten we het openbreken en van C & I een nieuwe standaard maken. De rijst van interactie is de enige prijs is tijd: de prijs voor interactie wordt in minuten betaald. En misschien heeft u wat introductie en handvast voor de luidsprekers nodig.

Dus voor jou, de vergaderplanner of vergaderingarchitect zou ik zeggen: laten we C & I toepassen op al onze toekomstige sessies! Laten we de sprekers een eenvoudig script geven waarin het spreken op het podium wordt afgewisseld met gesprekken en invoer van kleine groepen op 'de vloer'. Probeer het, en je zult zien dat C & I een magisch hulpmiddel is zonder kosten. Het kan uw eigen presentatiestijl verbeteren, maar wat nog belangrijker is, uw conferentie of vergadering krijgt de beste scores ooit.
 

Lees ook:

Ijsbrekers op evenementen