EvenementOrganiseren.nl

Do's en Don'ts voor evenementenvervoer

Per bus, trein, boot, tuktuk, fiets, limo’s of zelfs door de lucht, het kan allemaal en toch zal ook de meerderheid van uw gasten per auto naar uw evenement komen. Het is aan u om te zorgen dat uw gast van andere vervoersmogelijkheden gebruik kan maken.

En als het u lukt om dat vervoer ook nog eens van toegevoegde waarde te laten zijn en natuurlijk soepel te laten verlopen, dan kan die bus, trein of welk gezamenlijke vervoermiddel voor meerwaarde zorgen.

  • DO: zoek een OV-locatie

Hecht uw bedrijf grote waarde aan het gebruik van openbaar vervoer door haar werknemers, neem dat dan mee in uw evenement en zoek een locatie die met OV goed bereikbaar is. Er zijn locaties die letterlijks naast treinstations liggen, maar diverse locaties bieden ook shuttleservices aan van een station.

  • DON’T: vergeet de spits niet

Erg leuk: vanuit de drie vestigingen per bus naar uw evenement in Amsterdam, waar om 09.30 uur de keynote het congres zal openen... In verband met de filedruk is het verstandig om daar uw programma op aan te passen, maak daarbij ook gebruik van de expertise van busvervoerders en vergelijkbare toeleveranciers voor uw evenement.

  • DO: gebruik het vervoer als voorprogramma

In bussen, per boot of in afgehuurde treinen is vanzelfsprekend alle mogelijkheid om uw gasten alvast in de juiste sfeerstemming te krijgen voor het evenement. Een prima moment om alvast te communiceren, te netwerken of zelfs een training, workshop of oefening te geven.

  • DO: toch met auto’s? Carpoolen!

Er is een aantal bedrijven in Nederland dat gespecialiseerd is in het organiseren van carpoolafspraken rondom evenementen. De ervaring leert dat hier niet massaal gebruik van wordt gemaakt, maar dat zij die wel carpoolen dit als zeer prettig ervaren.

  • Duurzaam leuk maken

Bij de overheid is het al heel normaal: een locatie moet per OV bereikt  kunnen worden door iedere gast. Steeds meer locaties hebben van daaruit en vanuit het duurzame ondernemen preferred suppliers of zelf vervoersmiddelen om gasten van en naar de locatie te brengen. Daarbij zijn steeds meer initiatieven ontstaan waarbij milieubewust en leuk samen gaan. Met tientallen gasten tegelijk vanaf het station per Segway naar de locatie? Of met enkele tuktuk’s of elektrische vervoersmiddelen. De locatie of een evenementenbureau kan u hier prima in adviseren.

Aanbod: VervoersProjecten Nederland (VPN)

Ooit wel eens nagedacht over hoe ingewikkeld goed en gestroomlijnd (bus)vervoer voor uw evenement is? Slaat u de plank mis en ondervinden uw gasten hinder of grote vertraging, dan begint uw evenement op achterstand. VPN zorgt ervoor dat uw evenement begint en eindigt met perfect georganiseerd en verzorgd vervoer. Of u nu een  grootschalig bedrijfsevenement of  een (inter)nationaal congres organiseert, deelneemt aan een manifestatie of met een groot gezelschap een evenement of festival bezoekt. Bij VPN, onderdeel van de Safety Group, kiest u voor zekerheid.