EvenementOrganiseren.nl

18 waarschuwingen van eventbureaus: dit moet u niet meer doen!

Evenementenbureaus zijn van niet te onderschatten waarde voor het slagen van uw evenement. Zowel qua puur het organiseren van het evenement, qua het bereiken van doelstellingen, maar ook qua advies over hoe u het evenement laat aansluiten op uw marketing en communicatieplan. In dit artikel geven 14 'eventbureaus' 18 tips: dit moet u niet meer doen bij het organiseren van een evenement.
  • Niet meer doen, volgens  evenementenbureau Amplify
  • Een evenement organiseren zonder doelstellingen, strategie en concept 

Wat de doelstelling ook is, verlies deze tijdens de organisatie niet uit het oog. Dan voorkom je ook dat je willekeurige onderdelen gaat toevoegen aan je evenement. Boek niets zonder duidelijke doelstellingen. Acts, sprekers, entertainment, catering en locaties het moet allemaal bijdragen aan je strategie en concept. Bedenk eerst hoe je droom evenement eruitziet en wat je ermee gaat bereiken. En ga dan daarna op zoek naar onderdelen die daar echt aan bijdragen. Wanneer je dat niet doet, wordt het vaak een niet origineel en onsamenhangend geheel, dat is zonde en ook helemaal niet nodig. Met een goede voorbereidingen, behaal je straks de grootste successen.

  • Niet meer doen volgens BetsyBox:
  • Persé eigen partners in het evenement willen fietsen

Kwaliteit evenementen wordt voor een groot deel bepaald door alle meewerkende partijen,dienen dus op betrouwbaarheid en op product/dienst 100% aan verwachtingen te voldoen. Dan wil/mag je niet beperkt worden door door opdrachtgever aangebrachte leverancier.

  • Zaken/taken/verwachtingen/eisen/etc. achterhouden

Kader dient bij aanvang helder uitgezet te zijn. Geen konijnen uit hoeden of apen uit mouwen.

 

Zorg dat je weet waarover je praat, eerlijke pitch uitschrijft tussen vergelijkbare bedrijven en eigen verwachtingen durft uit te spreken.

 

Een annual meeting organiseren voor het hele bedrijf uit gewoonte is zonde. Tijd is een kostbaar goed. Het is vaak effectiever om meer kleine gerichte bijeenkomsten te organiseren.

 

Opdrachtgevers moeten niet meer alleen communiceren vanuit de bedrijfsbehoeften, maar vanuit de behoeften van de doelgroep. Hier is de doelgroep, gelukkig, te kritisch voor geworden.
 


Zelf organiseren of een evenementenbureau? De checklist << 


 

  • Niet meer doen volgens Effectgroep:
  • Een onpersoonlijke pitchtraject

De eventbranche gaat over mensen en (live) communicatie: een onpersoonlijke manier van pitchen staat daar haaks op. Start daarom met een persoonlijke kennismaking en toelichting op de (schriftelijke) briefing. Alle partijen moeten in elkaar investeren, dus zowel opdrachtgever als opdrachtnemer doen er goed aan om hier tijd voor te maken. Dit geldt ook voor het persoonlijk presenteren van het uiteindelijke voorstel: maak hier tijd voor.
 

  • Niet meer doen volgens  Groovy Business:
  • Niet meer doen? Dat mag een opdrachtgever natuurlijk helemaal zelf weten!

 

Gasten die ongegeneerd luidruchtig door optredens heen blijven praten. Helaas zijn ze er nog steeds…
 


>> Welk evenementenbureau past bij uw evenement?


 

Bij meer dan 3 bureaus offertes en uitgewerkte voorstellen opvragen. Omdat het geen meerwaarde oplevert en wel heel veel werk vergt van het bureau en haar leveranciers.

 

Programmeer je evenement niet helemaal vol! Houd ‘lucht’ voor interactie en ontmoetingen: mensen zijn van nature sociale dieren die het fijn vinden elkaar te spreken. Zorg voor een verrassend programma met speelse elementen waarbij je gasten het gevoel krijgen dat er ook ruimte is voor hun eigen bijdrage aan de dag.

 

  • Niet meer doen volgens Oil:
  • verwachten dat een doelgroep toch wel komt: forget it
     
  • je eigen verhaal vertellen, als een ouderwetse zender: ga eens luisteren!
     
  • de bemanning van je event of stand niet trainen, instrueren of targets meegeven: dat maakt events pas duur...

 

Niet meer doen volgens PurPur:

  • Pitch met meer dan 3? Factuur!

Dat je als bedrijf besluit een pitch te houden onder bureaus voor een bepaalde opdracht is prima. Het houdt de geselecteerde bureaus scherp. Ons advies is om je daarbij te beperken tot maximaal 3 bureaus zodat het maken van een keuze ook efficiënter kan worden genomen. Er zijn echter nog steeds bedrijven die bureaus vragen om mee te doen aan een pitch als het eigenlijk al duidelijk is met welk bureau ze samen willen werken. Ofwel; een bureau vragen te pitchen omdat het proces vraagt om een keuze te maken uit meerdere voorstellen. Als dat het geval is, speel dan open kaart vraag het andere bureau alleen om een globale calculatie als het daarom te doen is. Tenzij het bureau een factuur mag sturen voor het gemaakte voorstel – dan worden de, soms behoorlijke, inspanningen toch nog een beetje beloond.

 

  • Niet meer doen volgens SCIB:
  • Geen halve briefingen

Offerte aanvragen? Onze diensten zijn vrijblijvend en kosteloos, maar inventariseer goed wat verwacht wordt, wat het budget is, aan welke voorwaarden de trip dient te voldoen, zodat we goed beslagen de aanvraag kunnen uitwerken en achteraf niet te horen krijgen dat het programma niet past. Het is allemaal een kwestie van goede communicatie.

 

  • Niet meer doen volgens Omnivents:
     
  • Een locatie ver van de bezoeker vandaan, bereikbaarheid is belangrijk
     
  • Voorkom dat de bezoekers in de file komen te staan, maakt de hele ervaring aangenamer 
     
  • Zorg voor een duidelijke badge, niet iedereen heeft zijn leesbril bij zich