In grote lijnen zijn er twee mogelijkheden om rijke data van uw gasten te verzamelen:

- Via het registratietraject
- Live op het evenement

Data via het registratietraject
In het registratietraject kunt u tot op detail achterhalen wie uw gast is, functie, contactgegevens etc. Maar daar zit ook een maar aan, want met de nieuwe Algemene Verorderning Gegevensbescherming is het niet toegestaan om informatie te verzamelen die niet direct nodig is voor de registratie of het aanmelden voor het evenement. Daarnaast is het ook niet toegestaan om de gasten van uw evenement vervolgens te gaan spammen met al uw andere aanbod en content. Natuurlijk mag u de gasten van uw evenement of de bezoekers op uw beursstand waar u een kaartje van heeft verzameld, of de badge van gescand, best een mail sturen om bijvoorbeeld lid te worden van uw nieuwsbrief, maar ga niet veel verder dan dat.

• TIP: wat wel een aanrader is, wilt u met een actie opvolgen na uw evenement en wilt u het zekere voor het onzekere nemen, kies dan voor een hokje dat aangevinkt kan worden: Door dit hokje aan te vinken mag u mij eenmalig een special aanbieding mailen.
   
• TIP: werk samen met kwalitatieve ticketing en deelnemersregistratie partijen. Zij hebben up to date kennis over wat wel en niet mag en zorgen voor slimme en effectieve koppelingen van de registratietool/website naar uw CRM.
   
• TIP: K/AP evenementenverzekering heeft zich gespecialiseerd in wat wel en niet mag en vooral ook hoe u zich binnen de nieuwe wetgeving goed kunt verzekeren en goed kunt voorbereiden.
   
• TIP: Stel uw gast eens een andere vraag in het voortraject: Welke vraag wilt u beantwoord krijgen op ons evenement? Wanneer is uw bezoek geslaagd/van toegevoegde waarde? Deze data kan niet alleen uw evenement en inhoud vorm geven, maar het verrijkt ook nog eens de data van uw relatie.

Data live op uw evenement
En dan is er nog een wereld waar u al snel te maken krijgt met termen als Beacons, GPS, RFID, smartbadges, smart of clever flooring, etc. En ja, dat schrikt snel af, maar zo spannend is het niet: het gaat hier om technische tools, app's en hulpmiddelen die tijdens het evenement data verzamelen om LIVE uw evenement aan te passen óf om het evenement van volgend jaar nog beter te maken óf om data te delen, etc. LET OP: ook hier geldt de nieuwe AVG-regelgeving. De belangrijkste opmerking die hier past: als u al gebruik gaat maken van dergelijke apparatuur laat dan bezoekers zelf bepalen hier wel of niet aan mee te doen en leg uit hoe u het recht om vergeten te worden invulling geeft. Kortom: communiceer op en transparant.

Samengevat maken deze tools het mogelijk om te zien welke spreker, welk onderwerp of welke sessies het best bezocht worden, hoe lang een gast een sessie gevolgd heeft, etc etc. Maar ook het live aanpassen van een sessieruimte in verband met de grote toeloop, of extra spreektijd omdat iedereen juist die ene spreker met ene 9 beoordeeld, live in uw eventapp. Papier kan bespaart worden doordat een gast met het delen van zijn data content, dossier of wat voor meerwaarde dan ook terugkrijgt op zijn app of smartphone.

Maar hoe verzamelt u die data?
In den beginne...was er de eventmedewerker die met een lijst en een pen alles live bijhield. Hoeveel gasten per sessie. Hoeveel vertrokken er tussendoor, maar ook enqueteren, of live infopunten. Voordeel: menselijk contact
Nadeel: in het verwerken gaat vaak data verloren

Vervolgens was daar de opkomst van technologie in de eventbranche, we hebben een aantal dataverzamelaars op een rijtje gezet:

Beacon:

Een beacon bevestig je aan de muur, aan een stand of waar dan ook in de evenementenlocatie. Het 'apparaat' is draadloos en zendt en ontvangt signalen via bluetooth. Smartphones kunnen dit ontvangen tot op tientallen meters afstand. Dat maakt het delen van informatie, contactgegevens of andere content van toegevoegde waarde heel simpel. Let op, u moet uw bezoeker daar wel van op de hoogte stellen en hun toestemming vragen.

'Informeer daarom de consument over welke gegevens je vastlegt en waarvoor je deze wilt verwerken, Vraag vervolgens zijn toestemming. Zorg daarna ook dat de consument hierin inzage kan krijgen, en de mogelijkheid heeft de toestemming op een gebruiksvriendelijke manier in te trekken.

Houd ook het principe van ‘dataminimalisatie’ in gedachten: verzamel niet meer gegevens dan nodig voor het beoogde doel. Zo beperk je de privacy-impact, en loop je minder risico op het gebied van beveiliging. We hebben immers sinds vorig jaar ook een meldplicht datalekken!'

Bron: Emerce, lees veel meer over Beacons en wat wel en niet mag.

Kijk maar eens hoe de retail er mee omgaat en verander het woord 'store' in op uw evenement en u heeft een aardig idee wat u er allemaal mee kan:

Voordeel: paperless, effectief, zenden en ontvangen
Nadeel: dun lijntje met privacy

Smartbadges:
In plaats van het aloude naamkaartje, de bezoekersbadge, krijgt uw bezoeker een smartbadge. Het werkt als volgt: fysieke digitale badges worden uitgedeeld aan uw deelnemers, om te dragen tijdens het evenement. In de evenementenlocatie zijn overal Bluetooth beacon apparaten bevestigd, aan beurstands en bijvorobeeld in de break-out en sessierooms. Die beacons moeten klein genoeg zijn om niet op te vallen en groot en krachtig genoeg om met de gasten te kunnen zenden en ontvangen. De smart badges zenden een uniek signaal uit. Dat gebeurt om de miliseconde en dankzij Bluetooth Low Energy technologie kan bezoekersinformatie zowel gezonden als ontvangen worden. Zo krijgt u veel informatie over alle bewegingen en acties op uw evenement van uw bezoekers en verzamelt u live data op uw evenement.

Nog even drie voordelen van Smartbadges op een rij en waar ze u mee kunnen ondersteunen:

Netwerken
Digitale badges kunnen face-to-face netwerken ondersteunen, door op een hele simpele digitale manier contactinformatie uit te wisselen met de mensen waar u op het evenement een connectie mee gemaakt heeft. Het verzamelen van honderden business cards is daarmee verleden tijd. Alle verzamelde data en informatie kan real time bekeken worden op smartphones en de corresponderen mobiele app. 

Paperless
Nu we het toch al even genoemd hebben, business cards, met het gebruik van digital badges kunnen we het gebruik van papier nog verder terugdringen. Alles gaat digitaal. Niet alleen contactgegevens, maar ook presentaties, brochures en marketingmateriaal van beursstands. Maar het is niet alleen goed voor het milieu, het bespaart u ook de inkoop van papier en printing. Bezoekers hebben veel minder mee te zuilen tijdens het evenement en kunnen heel eenvoudig en snel zien welke content ze verzameld hebben op hun mobiele telefoon.

Gamification
Tot slot, de digitale badges van vandaag bieden ook gamification mogelijkheden om daarmee een nog hogere engagement bij de bezoekers te bewerkstelligen. Een populaire gamificationtool is een spel waarbij punten verdiend kunnen worden als ergens ingecheckt wordt. Een digitaal scorebord kan zichtbaar gemaakt worden op de mobiele app's of op digitale signing. Daarbij kunnen prijzen worden uitgedeeld. Bezoekers houden nou eenmaal van een vriendelijke vorm van competitie en het helpt bezoekers naar specifieke plekken te krijgen.

Smart/ Clever flooring

'Clever flooring' biedt prachtige kansen voor evenementen. Het zorgt er voor dat het verzamelen en analyseren van data bijna organisch en eenvoudiger dan ooit te voren verloopt. Bouw een krachtige data collectie op met:

• Gebruik slimme matten en andere onopvallende technologieen die data verzamelen
• Zet slimme matten in om sponsoring te vergroten, omdat je niet real-time data hebt over aantallen mensen, bewegingen, etc. Geen holle frasen meer over 'mooie exposure' om uw sponsor te overtuigen, nee u kunt ze gewoon de feiten overhandigen. Live.
• Het verzamelen van vloer data en dit gebruiken om de sponsoren van volgend jaar te overtuigen, nog voor dat ze de vloer verlaten hebben. Schaarste en de Fear of Missing Out doen het goed als er ook daadwerkelijk harde cijfers naast liggen.