Per maand spenderen mensen zo’n 31 uur in onproductieve meetings. Dat is bijna een volle werkweek aan verspilde tijd. Hoewel verveling een boost is voor creativiteit, zien wij die 31 uur liever besteed aan andere zaken. Er zijn een aantal simpele manieren om een meeting effectief en productiever in te steken. Wij zouden COMM niet zijn, als we ze niet voor je op een rijtje zouden zetten.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Nodig alleen mensen uit die écht nodig zijn

Zijn alle mensen nodig voor het behalen van de doelstelling van de meeting? Hoe meer zielen, hoe meer meningen en hoe lager de productiviteit. Wees dus kritisch in wie je uitnodigt. Sommige bedrijven hanteren een maximum aantal mensen per meeting. Nu is het wel belangrijk om flexibel te blijven, maar er zit natuurlijk wel een kern van waarheid (en productiviteit) in.

Face to face  

Het is geen mysterie dat face to face meeten vaak effectiever is dan digitaal. Het zien van een gezicht zorgt ervoor dat je niet tussendoor toch even dat inkomende mailtje gaat lezen of andere dingen gaat doen. Hoe vaak is de conference call niet doorgegaan? Hoe vaak mute je even het gesprek om iets anders belangrijks te doen? Precies! Face to face werkt. Buiten de deur vergaderen in een inspirerende omgeving des te meer. 

Laptops dicht, telefoon in de kluis

Het is bewezen dat je minder informatie in je opneemt als je laptop tijdens de meeting met inkomende mail pop-ups voor je neus staat. Je bent toch sneller geneigd even te reageren op dat mailtje of met een schuin oog mee te lezen. Geef vooraf aan of iedereen de laptop écht nodig heeft voor de meeting en klap hem dan ook dicht. Hetzelfde geldt voor afleiding van je telefoon! Wegleggen kan moeilijk zijn maar bij COMM helpen we je een handje. Tijdens de meeting krijg je bij ons een telefoonkluis, inclusief cijferslot. Weg dus, met die afleiding!

Kan het ook korter?

Als je 3 uur voor een meeting boekt, wordt die meeting vaak ook tot de laatste minuut vol gepraat. Als je voor de meeting (met dezelfde agendapunten) 2.5 uur blokte, dan hadden jullie het waarschijnlijk ook gered. Mensen zijn geneigd de tijd vol te praten. Wees efficiënt met tijdsplanning, dan is er minder ruimte voor onnodige gesprekken.

Deel de agenda ook ongeveer 24 uur van tevoren met het team. Dan kunnen de deelnemers tijdens de meeting goed voorbereid ter zake komen. Bepaal voor ieder agenda item een tijdsduur. Hoe lang mag hier maximaal aan besteed worden? Neem het aantal deelnemers dat er iets van moet vinden en de moeilijkheid van het item in acht. Maak de agenda ook makkelijk scanbaar. Hier kunnen we kort over zijn: gebruik bulletpoints en korte zinnen.

Tijdens de meeting

Aanvang: een goed begin

Alles begint met een heldere doelstelling: wat willen jullie uit de meeting halen? Zorg dat dit voorafgaand aan de meeting en bij aanvang goed duidelijk is. Nog voordat jullie de materie induiken, werkt het goed om de meeting te starten met een positieve noot. Zo kan iedereen bijvoorbeeld in één zin aangeven wat ze vandaag uit de meeting willen halen. 

Rollen: stel een leider aan en maak de actielijst concreet

Als niemand zich geroepen voelt om verantwoordelijkheid te nemen, zal er waarschijnlijk ook niks gebeuren. Benoem bij elk agendapunt één persoon als eindverantwoordelijke en maak een concrete actielijst. Zo zorg je samen dat de meeting niet zonde van jullie tijd is. Zorg dat de actielijst in de gaten wordt gehouden, net als de tijd.

Focus: noodzaak of bijzaak

Splits je agenda items in ‘noodzaak’ of ‘bijzaak’ en zorg dat hier goed naar wordt gekeken tijdens de meeting. Let wel; alle items die je in deze meeting ‘bijzaak’ benoemd, moeten in de volgende meeting ‘noodzaak’ worden. Is de tijd dan toch te kort? Dan weet je in een oogopslag welke items minder belangrijk zijn en doorgeschoven kunnen worden naar de volgende vergadering.

Zorg tussendoor voor energizers

Energizers zijn korte oefeningen waarmee je de energielevels tijdens meetings hoog kunt houden. Denk aan een simpele stoelen wissel, handjeklap of spiegelen. Wij gaan binnenkort veel meer leuke energizers delen, hou je vast.?

Slot: hoogte- en verbeterpunten

Evalueer tijdens de laatste vijf à tien minuten kort wat er goed ging, wat de vervolgstappen zijn en wat er tijdens de volgende meeting beter zou kunnen. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces. Zorg er ook voor dat die heldere vervolgstappen gedeeld zijn met alle deelnemers.?

Bij COMM Meetings & Events hebben we ruimtes gecreëerd die méér zijn dan enkel muren, tafels en stoelen. We hebben alle elementen in huis voor meer focus, inspiratie en plezier tijdens meetings. Zo kun je extra energizers bij ons inzetten voor impactvolle meetings en bieden we een brainfood menu aan waarmee jij optimaal de meeting doorkomt. Neem (natuurlijk vrijblijvend) contact op over de mogelijkheden.